國有企業會議組織的精細化管理探究

尹翠琴+陳俊

摘要：國有企業會議是為了某些問題或工作而開展面對面的交流探討的重要手段。高效的會議組織和管理將有利于會議的成功召開，有利于企業進行規范的管理和科學的決策，進而提高企業的工作效率。文章從會前、會中和會后需要注意的地方和可能發生的問題進行精細化管理探究，并就提高會議的有效性和對過去傳統的會議形式進行改革提出建議。

關鍵詞：國有企業；會議組織；精細化管理；企業管理；企業會議 文獻標識碼：A

中圖分類號：F715 文章編號：1009-2374（2017）07-0235-02 DOI：10.13535/j.cnki.11-4406/n.2017.07.112

國有企業肩負經濟、政治、社會三重責任，在發展中實現經濟、政治、社會效益的最大化。國企會議緊密圍繞所承擔的職能進行組織和安排，根據會議性質、決策機構、決策事項等一般可分成決策類、經營管理類、監督類、專題類四類。其中，決策類包括黨委會、董事會、職工代表大會等；經營管理類包括總經理辦公會、月度工作例會、資金調度會、招標工作例會等；監督類包括紀委全體會議、監事會等；專題類包括精神文明建設委員會全體會議、安全生產委員會全體會議、專題會等。針對現代國有企業會議的信息化、現代化、專業化等特點，提升企業會議的效率，提高國有企業的效益，實現國有企業的責任，本文從精細化管理角度對國有企業會議組織管理進行探究。

1 會議組織精細化管理的必要性

在國有企業日常經營管理中，組織召開會議是很重要的方式。然而，目前國有企業會議管理普遍存在不規范性，會議前準備不充分，會中目標不明確，會中應付，會后材料不到位，無法查詢等問題。這些問題不僅浪費國有企業時間和精力，更重要的是問題沒有解決，事情沒有討論定稿，對國有企業經營決策和發展產生影響，最終影響國有企業發展目標。因此，國有企業在現代科技發展和互聯網加時代組織會議時，必須加強會議管理，提高質量和效率，最終為企業的發展提供保障，確保企業各項生產經營活動的順利開展。在互聯網加時代，國企辦公室會議人員，需要運用程序化、標準化和信息化等現代化手段實現會議的精細化管理，實現會議的高效率和高質量。

2 會議組織的精細化管理措施

會議的精細化管理是指會議組織工作者必須做好會前準備、會中控制和會后跟蹤等全過程工作。會前準備是會議組織工作的基礎，為會議的順利開展創造條件。會中控制是在會議的召開過程中，為會議的順利進行提供具體措施。會后跟蹤是會議組織工作的效果考核，為會議工作的實施效果進行評價。

2.1 會前籌備工作

會議組織階段工作是非常重要而繁瑣的，需對籌備工作進行細致的準備，對全過程全環節進行精心組織和科學管理。

2.1.1 收集會議資料與信息。會議議題、相關資料和信息等內容的收集是會議組織工作的首要任務。會議議題是會議召開之前首先需要確定的事項。企業領導根據企業發展的需要確定會議議題，未經相關領導同意或協商的均不能提交為議題。并經領導層嚴格審核，控制議題數量，不浪費會議資源。根據會議議題的內容主次、重要性，列出議題的順序。會議資料應多級檢查，防止錯誤發生，提高會議效果。

2.1.2 溝通。會議前若未和參會人員溝通，開會前若不清楚會議議題內容，必然影響會議效率。因此，在會議召開前，會議組織人員應及時和參會人員溝通，對會議的時間、地點和議題等要素進行溝通、確定，將會議議題等材料發放到參會人員手中，對會議中可能存在的問題進行溝通，讓參會人員提前做好相關準備。會議制度和紀律是保證會議順利進行的根本，應制定出合理的會議制度和紀律，如會議請假手續辦理制度、會議簽到制度、缺席人員的懲罰紀律、會場秩序紀律等。

2.1.3 會議通知與議程。會議通知和議程是傳達會議信息的重要內容，因此要做到及時、準確。會議通知主要包括會議召開的時間、地點、主要的會議內容；會議議程包括會議時間、地點、參會人員、主持人、會議議程及其他事項。會議組織人員在起草會議通知之前，必須請示領導有關會議通知的各項信息，通知擬稿內容再次向領導確認無誤后，將會議通知與會議議程同時發送給所有參會人員，讓所有參會人員提前知悉會議內容，如有發言需要提前準備相關議題的發言材料。

值得注意的是組織大型會議時，如國企的職工代表大會等，參會人員較多，在起草會議通知內容時，必須認真分析會議的任務和會議召開的目的，請示相關領導，從而確定會議的具體內容和議程。

2.1.4 布置會場。布置會場要求做到規范、嚴謹。會場布置主要包括以下內容：

一是制作會議橫幅。會議橫幅是顯示會議名稱的標志，它的制作要簡潔、概括、明了，具有象征性和標志性，通常為紅底黃字等展示形式，通常置于會場中與主席臺處在同一方位最醒目的位置。

二是布置主席臺。主席臺布置應當根據會議的類型、性質、規模來確定，一般包括參會人員座次安排、話筒放置位置等內容。參會人員座次安排是重點，不允許出現任何錯誤。領導座次通常按照級別層次和職務高低確定，即以臺上就坐的最高領導人居中，然后依次先左后右的次序向兩邊延伸；另外要注意主席臺上就坐領導奇、偶數是有所區別。一般而言左為上，右為下。當領導人數為奇數時，1號領導居中，2號領導排在1號領導左邊，3號領導排右邊，其他依次排列；當領導人數為偶數時，1號領導、2號領導同時居中，1號領導排在居中座位的左邊，2號領導排右邊，其他依次排列。如果主席臺是多排的，后排座次依照前排的原則擺放。

2.1.5 會場保障措施。會議召開前，會議組織人員應認真做好會場保障工作。主要包括：

一是檢查會場設備。會場設備包括投影儀、會議電腦、攝像機等。提前反復檢查，特別是投影儀設備的分辨率、投影角度、清晰度等各項指標。如果是召開電視電話會議，應提前開啟電視電話會議操控柜，切記做到提前調試設備的輸入、輸出、話筒的電池和音量以及攝像頭等是否能正常工作。會議筆記本電腦和包括拷貝數據的U盤，要求是提供一用一備，以防出現會場設備故障等。攝影機需要提前進行調試，放置在攝像的最佳位置，調好焦距等。

二是檢查會場燈光、空調設備、窗戶通風和茶水供應等。提前打開窗戶通風，然后開啟空調設備，確保會場的溫度適宜，并做好茶水供應相關準備，例如茶杯消毒等。

三是設置會場提示。在會場入口處設置如“會場禁止吸煙”、“請關閉手機”等溫馨提示。

四是迎接領導（有上級領導參會時）。安排禮儀人員在關鍵位置進行迎接：如大樓的門口、電梯口和會議室門口等。

五是劃定停車區域。如果參會人員很多，應提前與后勤等相關部門協調，專門劃定會議停車區域，便于參會人員停車，確保準時到達會場以及會議結束后順利離開會場。

六是檢查供電、安全設施。應提前與后勤中心等相關部門協調，安排專業人員對會場的供電設施、安全設施進行檢查，以防出現不必要的事故。

另外，會議工作人員在特殊情況下需要制定突發狀況應急方案，應對各種情況。例如：領導講稿、會議議程等資料提前打印，講稿及時送至領導手中，并標注一些生僻字等，會議議程及時發放到參會人員手中，組織者需有備份。

會前組織工作是一項非常繁瑣的工作，是決定會議是否正常開展的重要前提，因此需要會議組織人員必須具備“三心”，即：細心、耐心、責任心，對會前各項工作進行精細化籌備。

2.2 會中事務管理

會中事務管理要熱情周到，搞好會議期間的組織服務，包括材料分發、引導入座、會議記錄、錄音攝像等諸多環節。

2.2.1 簽到和引導，會議組織人員應熱情地將參會人員引到簽到表（或簽到簿）邊簽到，同時發送相關會議資料，隨后再將參會人員引導至他們的座位。如果參會人數很多，需要安排多名會議引導人員。

2.2.2 在會議正常開始后，會議攝像人員專心負責攝像，會議記錄人員要做好記錄和錄音。會議記錄是會議檔案的重中之重，會議秘書人員需采用現代化手段，對會議內容、發言人員、決議等進行記錄和錄音。

2.2.3 維持會場秩序，防止無關人員進入會場，提醒與會人員關閉手機等。

2.3 會后工作管理

一般而言，會務工作并未因會議日程結束而宣告完成。而是要做到善始善終，超前謀劃、合理安排會后有關工作。

2.3.1 在會議結束后要注意整理有關會議的所有文件，包括會議通知、會議議程、領導發言稿、會議記錄與紀要、會議照片等資料，按照檔案室存檔要求對每一次會議的所有文件進行正確處理，對出現問題的文件及時解決，做好存檔，以便隨時調閱。

2.3.2 對會議中出現的問題進行總結分析，并提出應對措施，避免類似問題再次出現，力爭在以后的會議中取得更好的成效。

2.3.3 及時對會議精神進行反饋、學習和傳達。認真貫徹落實會議精神，對會議的精神和會議的主要決策內容要進行行之有效的反饋和傳達，確保實現會議的目的和效果。

3 總結與建議

綜上所述，會議組織的精細化管理作為企業管理的重要組成部分，是企業管理者制定發展規劃、提高企業整體工作效率的重要手段。因此，企業會議組織管理人員需要事先精心設計，科學合理地對會前、會中和會后各個環節進行精細化管理。在互聯網加時代背景下，國有企業管理人員需要不斷地對會議形式進行改革。利用現代互聯網技術，創新會議管理，提高會議效率；加強制度建設，優化會議流程，探索會議管理的科學方法和精細務實的全過程工作。

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（責任編輯：秦遜玉）