新形式下醫(yī)院基建檔案管理工作淺析

錢宇清

長(zhǎng)江航運(yùn)總醫(yī)院

【摘 要】醫(yī)院基建檔案是醫(yī)院重要的檔案資源，是醫(yī)院基本建設(shè)活動(dòng)中產(chǎn)生的重要原始憑證和依據(jù)。本文從醫(yī)院基建檔案的重要性入手，指出了醫(yī)院基建檔案管理存在的問(wèn)題，分析了醫(yī)院基建檔案的內(nèi)容、作用及其特點(diǎn)，闡述了如何加強(qiáng)檔案管理工作的幾點(diǎn)建議。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院；基建檔案；管理

醫(yī)院基建檔案管理工作是醫(yī)院科學(xué)管理中重要的一環(huán)，是必須重視的基礎(chǔ)性工作。隨著公共衛(wèi)生事業(yè)的迅速發(fā)展，我院的整體規(guī)模不斷擴(kuò)大，建設(shè)步伐不斷加快?；n案管理對(duì)于醫(yī)院建設(shè)發(fā)展起著重要作用。但當(dāng)前的醫(yī)院基建檔案管理中存在著較多的問(wèn)題，很大程度上制約了醫(yī)院管理水平的提升。

一、醫(yī)院基建檔案管理存在的問(wèn)題

從基建檔案管理現(xiàn)狀來(lái)看，現(xiàn)有基建檔案管理工作制度還不能適應(yīng)新形勢(shì)發(fā)展的需要，存在一些不容忽視的問(wèn)題：基建工程檔案不受重視，領(lǐng)導(dǎo)檔案意識(shí)不強(qiáng)，是導(dǎo)致檔案資料收集難、管理不到位的主要原因。其次，由于經(jīng)濟(jì)利益或工期等原因，人們往往只重視工程本身，輕視工程檔案，基建檔案的收集、整理與歸檔工作與工程建設(shè)不能協(xié)調(diào)開(kāi)展，造成了檔案工作滯后；管理人員檔案知識(shí)缺乏和檔案管理意識(shí)不強(qiáng)；基建檔案管理相關(guān)規(guī)章制度不健全，沒(méi)有的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的管理方法和操作流程；檔案移交工作被動(dòng)、權(quán)責(zé)不明、檔案資料殘缺不齊等原因都在一定程度上影響著基建檔案管理工作，因此，必須加強(qiáng)醫(yī)院建設(shè)工程檔案的管理，建立完善的檔案管理制度體系。

二、基建檔案管理在醫(yī)院發(fā)展中的作用

1.對(duì)推動(dòng)醫(yī)院經(jīng)濟(jì)可持續(xù)發(fā)展具有十分重要的意義。

醫(yī)院基建檔案是醫(yī)院建設(shè)活動(dòng)中形成的第一手材料，承載了醫(yī)院建設(shè)發(fā)展的大量信息。這些資料既是醫(yī)院工程建設(shè)的真實(shí)記錄，也是整個(gè)醫(yī)院檔案的重要組成部分，它真實(shí)地記載了院內(nèi)各類建筑、設(shè)備、設(shè)施等規(guī)劃、建設(shè)、維護(hù)過(guò)程中的詳細(xì)資料。它既為醫(yī)院的建設(shè)、維修、管理、改擴(kuò)建服務(wù)，又為醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)建設(shè)和醫(yī)療事業(yè)的不斷發(fā)展服務(wù)。所以，做好工程項(xiàng)目的檔案管理工作對(duì)推動(dòng)醫(yī)院經(jīng)濟(jì)可持續(xù)發(fā)展具有十分重要的意義。

2.為醫(yī)院規(guī)劃、建設(shè)、管理工作提供依據(jù)。

任何基本建設(shè)項(xiàng)目缺少工程檔案，就缺少了日常維護(hù)和以后改造的依據(jù)， 醫(yī)院基建工程檔案資料是醫(yī)院檔案的重要組成部分，完整系統(tǒng)的基建檔案會(huì)給后來(lái)的建設(shè)者提供翔實(shí)的基礎(chǔ)資料。技術(shù)人員通過(guò)查閱歷史資料，在新建、擴(kuò)建、改建等工程圖紙的設(shè)計(jì)工作中汲取精華、去其糟粕，建設(shè)過(guò)程不走彎路，節(jié)省時(shí)間，提高效率。如我院擬將影像樓三樓會(huì)議室改造為放射治療中心，經(jīng)過(guò)直接查閱原始圖紙資料，當(dāng)時(shí)由于資金地理環(huán)境的因素影響，房屋建設(shè)為磚混結(jié)構(gòu)，該樓的基礎(chǔ)設(shè)計(jì)承載2000噸的荷載，而放療設(shè)備直線加速器的本身的重量已超過(guò)了該樓的基礎(chǔ)荷載，所以該項(xiàng)目很快就否定了，節(jié)約的大量的人力物力。

3.基建檔案是一種特殊的、不可再生的信息資源，是醫(yī)院的財(cái)富。

檔案的信息價(jià)值不僅是項(xiàng)目建設(shè)歷史的真實(shí)記錄，而且是工程使用過(guò)程中的維護(hù)、改造和將來(lái)學(xué)校建設(shè)的重要依據(jù)。工程建設(shè)檔案具備可以重復(fù)利用或參考特性。如我院將住院樓十樓改建為ICU病房，經(jīng)過(guò)查閱原始圖紙資料及病房大樓改造圖紙，很快就將此次ICU病房的設(shè)計(jì)圖紙繪制完成，進(jìn)行施工，提高了項(xiàng)目改造效率。

三、建立完善的醫(yī)院檔案管理制度

1.基建檔案是記錄和反映建設(shè)項(xiàng)目規(guī)劃、審批、招投標(biāo)、施工、驗(yàn)收等多方面的重要史料和歷史憑證，是醫(yī)院檔案的重要組成部分，建立建全檔案管理制度是做好基建檔案管理的基礎(chǔ)。由于工程建設(shè)涉及規(guī)劃、勘察、招標(biāo)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位及諸多的各級(jí)主管審批部門，各主管部門對(duì)建設(shè)項(xiàng)目的管理要求及施工單位項(xiàng)目管理的方式方法各不相同。為了加強(qiáng)對(duì)工程建設(shè)各個(gè)階段檔案資料的有序管理，保證檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確、齊全和規(guī)范，必須按照基建工程檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)行收集整理。明確各單位在工程檔案形成中應(yīng)負(fù)擔(dān)的責(zé)任，明確項(xiàng)目管理人員及檔案管理人員在檔案管理中的職責(zé)。按照統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理的原則、按照規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化來(lái)嚴(yán)格要求基建檔案管理工作，確保檔案案卷的質(zhì)量。

2.實(shí)行檔案“三同步”管理方法。“三同步”是指工程立項(xiàng)與檔案收集同步，工程建設(shè)過(guò)程與檔案形成同步，工程竣工驗(yàn)收與檔案驗(yàn)收同步。其目的就是為了保證工程檔案的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。基建工程檔案具有成套性，因而在對(duì)基建工程檔案的整理工作中，要注重文件資料的內(nèi)在聯(lián)系和內(nèi)容的連貫性及系統(tǒng)性。工程立項(xiàng)時(shí)就要有人分管檔案工作，建設(shè)過(guò)程中，檔案人員要積極主動(dòng)參與工程建設(shè)，熟悉工程建設(shè)流程，了解工程建設(shè)動(dòng)態(tài)，及時(shí)掌握工程建設(shè)信息。跟蹤進(jìn)行工程檔案資料收集整理。簽訂工程合同、協(xié)議時(shí)明確施工部門應(yīng)遞交的檔案細(xì)則要求及套數(shù)，并對(duì)未按規(guī)劃收集整理檔案的行為制定罰款等問(wèn)責(zé)措施。

3.加強(qiáng)檔案意識(shí)的宣傳與業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高基建檔案人員的素質(zhì)。在工程項(xiàng)目一開(kāi)始就應(yīng)加強(qiáng)檔案意識(shí)的宣傳和教育，強(qiáng)調(diào)檔案工作的重要性，讓參與工程建設(shè)的全體人員都有較強(qiáng)的檔案意識(shí)。同時(shí)，檔案人員積極參加有關(guān)基建政策文件、檔案知識(shí)的學(xué)習(xí)，及時(shí)了解新的檔案管理規(guī)章制度，掌握先進(jìn)的管理理念，跟蹤檔案管理的新技術(shù)，不斷提高業(yè)務(wù)素養(yǎng)。

四、基建檔案管理工作對(duì)工程質(zhì)量的影響

1.工程檔案是建設(shè)工程的有機(jī)組成部分。

一般來(lái)說(shuō)，建設(shè)工程立項(xiàng)文件是建設(shè)工程項(xiàng)目決策、審批、確立過(guò)程的真實(shí)記錄，是項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)落實(shí)和項(xiàng)目具體實(shí)施的根本依據(jù)。項(xiàng)目預(yù)算編制、項(xiàng)目概要設(shè)計(jì)、招投標(biāo)都必須以立項(xiàng)文件為依據(jù)。而項(xiàng)目預(yù)算、概要設(shè)計(jì)、招投標(biāo)產(chǎn)生積累的文件材料又是項(xiàng)目勘察測(cè)量、詳細(xì)設(shè)計(jì)的依據(jù)。在施工過(guò)程中，文件材料的產(chǎn)生與具體施工進(jìn)程也是不能割裂的，監(jiān)理旁站監(jiān)督記錄和檢測(cè)記錄；出現(xiàn)了問(wèn)題還有調(diào)整指令和變更說(shuō)明等等。施工活動(dòng)中產(chǎn)生的文件材料如一根直線貫穿施工活動(dòng)全程，記錄著施工活動(dòng)的全過(guò)程。是不能從建設(shè)工程中抽離出來(lái)的，更不能忽略不計(jì)。

2.工程檔案是建設(shè)工程質(zhì)量的直接反映。

建設(shè)工程質(zhì)量關(guān)系著醫(yī)院醫(yī)護(hù)人員以及醫(yī)患人員的生命財(cái)產(chǎn)安全，關(guān)系著醫(yī)院全體人員的切身利益。建設(shè)工程質(zhì)量必須滿足醫(yī)療活動(dòng)的需要，符合國(guó)家法律、法規(guī)、技術(shù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、設(shè)計(jì)文件及合同規(guī)定的特性。對(duì)建設(shè)工程質(zhì)量進(jìn)行一系列精確的評(píng)價(jià)，是以建設(shè)工程檔案為基礎(chǔ)，以指標(biāo)的量化統(tǒng)計(jì)分析為手段，進(jìn)行綜合測(cè)評(píng)了。也就是說(shuō)，建設(shè)工程檔案直接反映了建設(shè)工程質(zhì)量，我們應(yīng)以建設(shè)工程檔案為依據(jù)來(lái)全面評(píng)價(jià)工程質(zhì)量。工程檔案質(zhì)量好，反映工程管理規(guī)范，反映工程管理人員素質(zhì)高，反映工程質(zhì)量好壞。凡是被評(píng)為優(yōu)質(zhì)項(xiàng)目工程，建設(shè)、施工各方對(duì)建設(shè)工程檔案管理都是非常重視的。如我院在2012年的綜合衛(wèi)生應(yīng)急救治設(shè)施工程項(xiàng)目被評(píng)長(zhǎng)航局“十二五”信息化建設(shè)優(yōu)質(zhì)工程。工程建設(shè)期初對(duì)檔案的要求就非常高，并且制度的詳細(xì)的管理制度。

3.工程檔案管理是建設(shè)工程質(zhì)量控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

建設(shè)工程檔案是一個(gè)靜態(tài)的概念，而建設(shè)工程檔案管理則是一個(gè)動(dòng)態(tài)的過(guò)程。一般來(lái)說(shuō)。這一過(guò)程的目的和結(jié)果都是建立真實(shí)、完整、系統(tǒng)的建設(shè)工程檔案。但對(duì)這一過(guò)程進(jìn)行深入、清晰的研究，我們會(huì)發(fā)現(xiàn)，工程檔案管理實(shí)際上不是一個(gè)單獨(dú)的、孤立的行為，而是工程項(xiàng)目管理的一部分。更進(jìn)一步，我們從工程質(zhì)量控制的角度出發(fā)，工程檔案管理占有關(guān)鍵的一席之地。

基建檔案管理工作在正面臨新著新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。我們就應(yīng)抓住機(jī)遇，面對(duì)挑戰(zhàn)，強(qiáng)化全院人員檔案意識(shí)，提高檔案管理人員的素質(zhì)，使我院基建檔案管理工作更上一層樓，更好地為醫(yī)院的建設(shè)發(fā)展服務(wù)。