淺談加強檔案管理人員培訓教育的方法和途徑

王秀琴

【摘 要】檔案管理人員的整體素質是做好檔案管理工作的決定因素。目前川慶井下檔案工作中普遍存在著對檔案管理的重視程度不夠、檔案管理水平不高、檔案隊伍專業程度不高等問題。論文主要對川慶井下檔案管理人員的培訓教育工作進行了認真分析、思考和探索，希望能進一步提高川慶井下檔案管理水平。

【Abstract】The personnel quality of the archivist is the decisive factor for doing a good job in file management. At present ，there are few problems of the archives work in Chuanqing Drilling Changqing Undergroud Technology Company，such as the insufficient attention ， low degree of management and specialization and so on. The paper mainly carries out a careful analysis， thinking and discussion on the personnel training and education of the archivists in Chuanqing Drilling Changqing Undergroud Technology Company， hoping to improve the level of its archives management .

【關鍵詞】檔案管理人員 ； 素質 ； 培訓教育

【Keywords】archivists； personnel quality； training and education

【中圖分類號】G271 【文獻標志碼】A 【文章編號】1673-1069（2017）05-0081-02

1 檔案管理人員培訓教育的必要性和存在的問題

1.1 現實工作的需要

隨著川慶井下ERP系統歸檔操作的逐步推廣和運用，檔案管理逐步實現自動化、數字化、網絡化，為了適應新形勢下檔案工作發展的需要，必須對重視檔案人員的培訓教育，以不斷提高檔案人員的整體素質，使其更好地做好本職工作。

1.2 打造專業人員隊伍的需要

由于對檔案工作的認識存在一定誤區，人們普遍認為檔案室是安置型崗位，是“養老”的部門，因此川慶井下檔案室管理人員的配備普遍存在人員數量少、年齡結構老化等問題。檔案管理人員的工作積極性和工作狀態不能滿足日益增長的工作要求，其專業素質和操作技能亟待快速提高。

1.3 培訓教育形式和內容的需要

從培訓形式上看，目前培訓教育主要采取集中培訓和傳統的師徒“傳、幫、帶”兩種方法。鑒于檔案管理工作人員少，且均為從事檔案工作多年、業務熟練的員工，因此集中培訓開展較少，僅限于公司一年一次的檔案管理培訓。例如去年檔案室新增員工的培訓，主要是由一名業務熟練的老師傅負責，從檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計、系統錄入等方面進行手把手的教學。

從培訓內容上看，其集中培訓的重點是學習《國家會計檔案管理辦法》、《集團公司檔案管理手冊》、《檔案管理辦法》等相關管理制度，學習《管理類檔案管理業務規范》、《建設項目檔案管理業務規范》、《產建工程竣工資料驗收要求》、《歸檔文件整理規則》、《檔案數字化安全保密管理》等相關工作要求，以及學習系統操作流程。培訓學習的內容雖然專業性強，但同時也體現出培訓內容缺乏綜合性，當今社會更需要的是復合型人才，因此培訓應做到形式創新，內容豐富，以充分激發檔案管理人員的學習興趣，增強培訓效果，從而提高檔案管理人員的綜合素質水平。

2 對檔案培訓教育形式的思考

2.1 集中培訓

《文書檔案管理辦法》中明確規定：各單位檔案室負責集中統一管理本單位機關各科室文件材料的收集、整理、鑒定、保管、統計和提供利用。各單位機關科室應將本科室職能活動中產生的有保存價值的文件材料和與之對應的電子文件進行收集歸檔。據此，川慶井下檔案工作需要處長辦公室、人事組織科、審計科、財務科等多個歸檔部門共同完成。為了提高檔案工作質量，其每年至少開展一次集中培訓，并組織所有歸檔部門的工作人員進行培訓，重點學習檔案管理業務規范、各類文件歸檔要求、檔案查閱管理規定、歸檔范圍確認制的程序及要求、ERP操作系統等內容，以加強工作人員的業務熟練程度，提高檔案基礎工作質量。

2.2 網絡培訓

充分利用網絡資源，進行網絡教學，學習時間靈活，學習內容也較為豐富。檔案室可以將檔案管理的相關規章制度和一些資深檔案業務人員或大學教授舉辦的檔案管理工作專題講座等內容長期掛到川慶井下網上，以供學員根據自己的實際情況進行網上自主學習，提高時間的利用率，同時促使歸檔部門人員的理論水平和素質能力踏上一個新臺階。

2.3 菜單式培訓

開展培訓要結合本單位的實際情況，本著“缺什么補什么”的原則，摸清培訓需求，針對不同單位、不同部門檔案人員的需求，制定相應的培訓計劃、培訓內容，分檔案門類列出“菜單”，供學員根據自身情況“看單下飯”，各取所需，避免學員對“被動式”培訓產生消極應付心理。菜單式培訓既可以節約培訓時間，增加學員培訓興趣，又可以提高培訓效果。

2.4 電話指導培訓

電話指導培訓主要是針對企業經營管理、生產技術管理、行政管理、黨群工作中發生的各類活動、人事任免、干部考核、獎勵懲處、基礎建設等日常性工作。由于各部門負責檔案歸檔工作的人員相對穩定，工作年限長，工作業務熟練，但是在工作中，難免會遇到一些簡單的不會處理的問題，此時就需要檔案管理人員對有需要的歸檔部門人員進行電話指導培訓，協助其及時、準確地完成檔案的歸檔工作，并有利于有效提高歸檔部門人員的工作能力和業務水平。

2.5 召開研討交流會

定期或者不定期地組織檔案管理人員和對口業務部門工作人員召開研討交流會，針對工作過程中發生的實際問題和疑難點進行面對面的群體性交流，這有助于學員分析判斷和解決實際檔案管理問題能力的提高。

3 對提高檔案從業人員基本素質的思考

3.1 加強政治素質培養

檔案工作是一項政治性工作，檔案管理人員首先要具備良好的政治素養，要樹立堅定的政治立場、正確的工作思想和保密觀念，堅持保密原則，維護黨和國家的機密。因此川慶井下要加強對檔案管理人員形勢、任務、目標、責任的主題教育，加強其政治、法律、保密等方面知識的學習，使其正確把握新要求，將思想和行動統一到服務公司發展的中心工作中，為實現“十三五”目標而努力奮斗[1]。

3.2 加強職業道德教育

檔案工作是一項服務性工作，檔案工作的根本目的是便于各部門對檔案的查找和利用。因此檔案管理人員要樹立正確的服務意識，提高服務水平，尤其是在檔案借閱與催還工作過程中，做到提供準確、及時主動，百問不厭，百查不厭。

3.3 加強專業素質培養

加強檔案管理的專業知識學習是提升檔案管理人員業務素質的重要途徑。在工作中，檔案管理人員要自覺地加強專業知識學習，學習并掌握與檔案學相關的學科知識，如圖書館學、計算機技術、信息管理與信息系統等等，以提高適應檔案管理信息化的工作能力。

3.4 加強相關行業知識培養

檔案是歷史活動的真實記錄，檔案管理人員要熟悉檔案內容，研究檔案價值，科學管理好各行各業的檔案，又需要了解并掌握相關行業的有關知識，以提高對各種檔案的科學管理水平。例如人事管理離不開人事檔案工作，財務管理離不開會計檔案，它們分別是人事管理和財務管理的一個重要組成部分，為了更好地做好檔案管理工作，檔案管理人員只有熟悉人事管理、財務管理的相關知識，才能準確地把握人事檔案、會計檔案的準確性和完整性。

3.5 加強團隊意識培養

檔案工作是各項工作的一個組成部分，需要多個歸檔部門人員的共同努力，因此培訓時必須注重增強員工團隊協作能力的培養。一方面加強本組室員工之間的團結合作，另一方面要加強其與歸檔部門之間溝通、協調和合作能力，積極配合歸檔部門工作人員做好檔案的收集、整理、歸檔等工作，從而促進川慶井下檔案工作管理水平的進一步提升。

4 結語

總之，隨著企業發展和檔案管理信息化的需要，加強檔案培訓教育工作，不斷提升檔案管理人員的專業知識和技能水平，培養出專業知識過硬、業務能力扎實、具有創新精神的復合型檔案人才是做好檔案管理和保密工作，推動檔案事業發展的必經之路。

【參考文獻】

【1】朱紅娟.淺談當前檔案管理人員的教育培訓[J].檔案管理，2010（6）：120.