檔案在地方志編寫工作中的地位與作用

陳伯香

摘 要：伴隨我國經(jīng)濟(jì)社會(huì)的逐步發(fā)展，文學(xué)領(lǐng)域也不斷實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新繁榮，各個(gè)地區(qū)的地方志編寫工作開展的如火如荼。在日新月異的文化背景下，地方志編寫工作逐漸呈現(xiàn)出各種各樣的特色，促使檔案記錄工作與地方志的編寫工作之間的關(guān)系日益密切。

關(guān)鍵詞：檔案；地方志；地位和作用

檔案的日常記錄工作和管理模式對日后地區(qū)地方志的編寫工作產(chǎn)生重要的影響。在日益注重文學(xué)質(zhì)量和特色的今天，地方志編寫工作者在不斷提升自身信息收集整理水平和文學(xué)水平的同時(shí)，必須加強(qiáng)和檔案管理工作人員的聯(lián)系，正確認(rèn)識(shí)二者工作之間的辯證關(guān)系，合理利用可靠資源和信息，不斷促進(jìn)雙方工作的展開和進(jìn)步。

1 檔案工作的內(nèi)涵

檔案是指各個(gè)機(jī)關(guān)單位、組織機(jī)構(gòu)在日常業(yè)務(wù)工作辦理過程中產(chǎn)生的記錄文件或者記錄資料。檔案是對歷史工作、事件進(jìn)行的客觀真實(shí)記錄，是所有資料和圖書編寫的源頭文件，可以再現(xiàn)階段范圍的社會(huì)全貌，為事件發(fā)生的原因提供證據(jù)，這是檔案區(qū)別于普通圖書資料最重要的特性。本文中涉及的文檔工作主要是針對地方官方機(jī)關(guān)內(nèi)部的檔案記錄整理工作，主要是為地方志的編寫提供最原始的資料和依據(jù)，不斷充實(shí)資料的內(nèi)容，拓展資料的范圍，探討區(qū)域內(nèi)自然、社會(huì)的發(fā)展情況和發(fā)生的事件。檔案的記錄來源是日常機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)中產(chǎn)生或者辦理的各類文件，不僅包括狹義范圍內(nèi)的文字文件，還包括音像文件、視頻文件、表格文件等，從立體空間角度豐富資料內(nèi)容。

2 檔案記錄與地方志編寫的關(guān)系

2.1 二者之間的辯證關(guān)系

檔案記錄與地方志編寫具有密切的關(guān)系，二者之間互相作用互相影響，具有一定的辯證關(guān)系。一方面，檔案記錄為地方志的編寫提供了必要的基礎(chǔ)。地方志的編寫是為了如實(shí)記錄社會(huì)生活，加強(qiáng)對地方區(qū)域文獻(xiàn)資料的保護(hù)。所以，地方官方機(jī)構(gòu)非常重視地方志的編寫質(zhì)量，資料來源力圖真實(shí)，編寫內(nèi)容殷實(shí)，必須突出其文獻(xiàn)價(jià)值和史料價(jià)值。鑒于地方志較高的編寫要求，編寫過程就需要大量借助地方檔案的資料提供，提升地方志編寫的含金量。另一方面，一步地方志編寫工作的完成可以對檔案記錄管理工作產(chǎn)生反作用，為接下來的檔案工作提供經(jīng)驗(yàn)和創(chuàng)新策略。地方志的編寫是一個(gè)漫長、復(fù)雜的過程，所涉范圍較大、學(xué)科范圍也非常廣泛，編者需要擁有深厚的社會(huì)閱歷和社會(huì)知識(shí)，合理利用一切文獻(xiàn)資源和社會(huì)資源，逐步分配安排編寫工作，在長期的編寫過程中，編者對檔案記錄形成了充分的認(rèn)識(shí)，在資料運(yùn)用過程中，不斷發(fā)現(xiàn)檔案管理的缺陷和不足，進(jìn)而改進(jìn)管理模式。

2.2 二者關(guān)系的實(shí)際意義

檔案記錄與地方志編寫的辯證關(guān)系為今后的實(shí)踐工作提供了寶貴的經(jīng)驗(yàn)。一項(xiàng)綜合工作的開展，離不開各項(xiàng)重要部分的鼎力支持，各部分之間的關(guān)系同樣不是單純的一方依賴另一方的關(guān)系，而是部分之間普遍存在聯(lián)系，并在不斷聯(lián)系發(fā)展中產(chǎn)生社會(huì)作用。各方面的共同努力和磨合，可以促進(jìn)整體事業(yè)的創(chuàng)新進(jìn)步，合力推動(dòng)社會(huì)發(fā)展。二者辯證關(guān)系的實(shí)際意義是對今后整體工作提供意識(shí)形態(tài)領(lǐng)域的指導(dǎo)，還能為下一輪的地方志編寫工作提供經(jīng)驗(yàn)，知曉合理處理檔案資料記錄與編寫工作的關(guān)系，實(shí)現(xiàn)“1+1=3”的最優(yōu)效果。在關(guān)注二者聯(lián)系作用的同時(shí)，注意對檔案管理的提升和創(chuàng)新，在引用原始資料納入編寫工作的過程中，善于分析細(xì)化原始文件，在不改變原始資料真實(shí)性、客觀性的前提下，對資料進(jìn)行層次、動(dòng)態(tài)、視角上的劃分，突出資料編寫的主次地位，減少杜絕“報(bào)喜不報(bào)憂”的記錄，真實(shí)再現(xiàn)描述客觀事實(shí)，體現(xiàn)職業(yè)精神。

3 檔案記錄在地方志編寫工作中的重要地位

3.1 為地方志編寫傳播提供基礎(chǔ)

檔案記錄在地方志的編寫工作匯總具有重要的地位，其中最重要的地位就是為地方志的編寫傳播工作提供基礎(chǔ)。一輪地方志的編寫工作完成后，作品將會(huì)完整的出現(xiàn)在大眾視野中，供人民群眾翻閱觀看，了解編者悉心整理書寫的作品，從而實(shí)現(xiàn)地方志內(nèi)容的傳播，間接實(shí)現(xiàn)了檔案的原本作用。檔案資料在通常情況下較為珍貴，是資料的原本，也有可能是孤本，通常由特定檔案管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行妥善保管。一部地方志的語言即便再華麗、邏輯思維再清晰，如若未能正確引用檔案資料，也會(huì)顯得地方志的內(nèi)容極為空洞，不詳實(shí)，接下來的發(fā)行、傳播工作也不能順利的開展。檔案為地方志的傳播查閱提供了重要的資料基礎(chǔ)，在地方志實(shí)現(xiàn)邏輯性、條理性的同時(shí)，也處處體現(xiàn)了檔案記錄人員認(rèn)真、負(fù)責(zé)的工作態(tài)度，為地方志的成功編寫和傳播貢獻(xiàn)了巨大的力量。

3.2 檔案記錄是對地方志資料的高度匯總

地方志在編寫過程中，需要借助大量的史料文獻(xiàn)進(jìn)行詳細(xì)、細(xì)致的描述，在保留專業(yè)性知識(shí)和概念的同時(shí)，也應(yīng)該注意語言的通俗易懂，保證群眾可以讀懂看懂。一部地方志包含的學(xué)科范圍甚廣，囊括社會(huì)、經(jīng)濟(jì)、政治、文化等方方面面的事件和信息，其中檔案記錄的一個(gè)事件可能分別記錄在地方志的不同章節(jié)中分開敘述。

3.3 檔案為地方志編寫提供重要的資料來源

地方志編寫質(zhì)量的高低首先查看內(nèi)容是否豐富詳實(shí)，內(nèi)容豐富殷實(shí)才是一部標(biāo)準(zhǔn)合格的地方志。而地方志在編寫過程中，近七成以上的參考文獻(xiàn)都取自于檔案記錄，檔案記錄信息的獲取和引用體現(xiàn)了編者的專業(yè)技術(shù)水平和工作態(tài)度。通常情況下，檔案記錄資料的內(nèi)容囊括范圍較大，屬于對社會(huì)歷史階段的縱向記錄，在時(shí)間先后上進(jìn)行區(qū)分和記錄，將同一時(shí)期內(nèi)的時(shí)間進(jìn)行整理融合，而地方志在對事件的敘述過程中側(cè)重對事件進(jìn)行分類，打破時(shí)間先后的大界限，體現(xiàn)了信息收集和記錄的橫向編寫。檔案記錄方法的呈現(xiàn)為地方志的事件編寫提供了明晰的資料內(nèi)容和時(shí)間指導(dǎo)，極大地豐富了地方志的內(nèi)容。

3.4 檔案保證了地方志的質(zhì)量和特色

地方志作為廣泛向人民群眾傳播和閱讀的讀物，在文本的創(chuàng)作中不可缺少嚴(yán)肅性和真實(shí)性，力求對事物進(jìn)行客觀描述，詳細(xì)介紹一個(gè)事件的兩個(gè)方面，將事情的真相原原本本的展現(xiàn)給讀者。但是，內(nèi)容的固定性和真實(shí)性不妨礙編者在作品中填入自身的寫作特色和創(chuàng)意思考。一方面，檔案管理部門提供的資料在根本上保證了地方紙編寫的質(zhì)量大關(guān)，為編者提供有利的史料支持。另一方面，檔案的真實(shí)記錄再現(xiàn)了所在區(qū)域內(nèi)人民生活風(fēng)俗的特色和特有的民族特色，展現(xiàn)了區(qū)域范圍內(nèi)的特征，為地方志的特色編寫提供了思路。

4 創(chuàng)新檔案管理模式

檔案記錄在地方志編寫工作中占據(jù)重要的地位，其記錄工作和管理模式上需要緊跟時(shí)代的腳步轉(zhuǎn)變思路實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新。在新時(shí)期的機(jī)關(guān)檔案管理工作中，應(yīng)該突出數(shù)字化管理的重要作用，改變傳統(tǒng)檔案較為死板的管理方式，突出信息通信技術(shù)的地位，積極運(yùn)用智能化設(shè)備優(yōu)化管理模式。在檔案記錄工作中，逐漸用計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)記錄替代傳統(tǒng)手工筆錄，實(shí)現(xiàn)筆錄存檔和計(jì)算機(jī)信息共同存檔，減少機(jī)密檔案的保存風(fēng)險(xiǎn)，節(jié)省傳統(tǒng)檔案保存的空間，提高工作人員的工作效率，間接實(shí)現(xiàn)檔案管理部門工作人員的數(shù)字化管理培訓(xùn)，不斷提升工作水平。

5 結(jié)論

根據(jù)上述描述，我們可以明確認(rèn)識(shí)檔案記錄和管理工作與地方志編寫工作之間的關(guān)系，二者互享認(rèn)識(shí)、了解、建立好彼此工作合作的橋梁，一方面可以極大地提高地方志的編寫質(zhì)量，突出地方志的區(qū)域特色，展現(xiàn)編者的文學(xué)功底；另一方面可以實(shí)現(xiàn)檔案資料內(nèi)容的動(dòng)態(tài)傳播，使其雖然長期儲(chǔ)存于檔案室中，但是其內(nèi)容和思想源源不斷的影響著群眾，在有限的范圍內(nèi)發(fā)揮了無限的作用。

參考文獻(xiàn)

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