智慧檔案館利用服務模式探析

羅琳娜

摘要：智慧檔案館的利用服務模式是未來檔案館利用服務模式可持續發展的方向。本文在分析智慧檔案館利用服務模式建構可行性的基礎上，重點討論了智慧檔案館利用服務模式實現的具體路徑。

關鍵詞：智慧檔案館利用服務模式實現路徑

檔案館保存檔案資源的根本目的在于為社會提供服務。作為公民獲取信息的重要場所，檔案館的利用服務工作備受關注。現階段，雖然我國檔案利用服務的理念、方法和技術等方面都發生了較大變化，但是檔案利用服務工作依然處于“檔案人員坐等用戶上門”的被動利用服務模式。這種傳統的利用服務模式早已不能滿足用戶日益變化的需求。鑒于此，改變傳統的檔案利用服務模式、滿足用戶多元化的需求成為當下檔案工作發展的迫切需要。

一、智慧檔案館利用服務模式實現的可行性

智慧檔案館是在采用移動互聯網、物聯網、云計算等新技術的基礎上，對多元的檔案資源實施智能化管理，并為用戶提供智慧化泛在服務的新型檔案館模式。智慧檔案館的目標是實現跨時空的檔案信息資源共享、跨平臺的服務集成，使用戶可以一站式獲取所需的檔案信息資源。可以說，智慧檔案館的提出是為了能夠更好地滿足用戶日益多元化的檔案信息需求。

（一）國家政策的支持，為智慧檔案館利用服務模式提供重要保障

國家政策的支持力度決定著智慧檔案館利用服務模式構建的程度。2014年，中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發的《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》中指出，各級國家檔案館“要以實現檔案信息資源社會共享為目標，統籌協調，充分利用已有的信息傳輸網絡和平臺，積極推進檔案信息資源共享，開展遠程利用。”[1]可見，智慧檔案館利用服務工作，要不斷關注用戶的實際檔案信息需求，依托軟硬件及網絡技術，構建全國性檔案資源云存儲平臺，滿足用戶不斷變化的各種信息需求，實現“跨館查閱、異地出證”的查閱利用服務。

（二）新興技術的運用，為智慧檔案館利用服務模式提供必要支撐

從技術視角來看，智慧檔案館利用服務模式的實現必須借助以移動技術為代表的物聯網、云計算、Web3.0技術等新一代信息技術。其中，物聯網技術是構建智慧檔案館的關鍵性技術之一。智慧檔案館利用物聯網技術來實現館藏資源之間、館藏資源與服務設備之間的聯系，使整個檔案館成為一個感知系統。在大數據時代，智慧檔案館將云計算與物聯網融合，進一步挖掘用戶利用行為，預測用戶利用需求趨勢，為用戶提供前瞻性的信息服務。相較而言，Web3.0技術以感知網絡為主，智慧檔案館運用Web3.0技術，可以根據用戶喜好，自動地為用戶進行檔案信息查找、匹配，使分散的檔案信息資源得以整合，更好地滿足用戶利用信息的個性化需求。

（三）實踐經驗的探索，為智慧檔案館利用服務模式提供經驗參考

2012年初，中國聯通初步完成了數字檔案云平臺的搭建；北京量子偉業信息技術有限公司研發了國內首款智慧檔案管理軟件，即“PDE”數字檔案管理系統……隨著“云計算”“物聯網”等新型技術成果運用于數字檔案館，其在數字化、電子化方面不斷深入，“智慧”檔案館已初見端倪。由此可見，智慧檔案館是“適應大數據背景下的第四代檔案館，是繼數字檔案館之后檔案信息化發展的高級形態。”[2]當前，部分省市也已經開始對智慧檔案館利用服務模式進行相關嘗試。例如，2013年，青島市智慧檔案館一期實現了檔案智能化識別、定位、跟蹤、監控和管理，增強了檔案館信息獲取、實時反饋和隨時隨地智能服務的能力。2016年6月，山西省陽泉礦區智慧檔案館升級建設完成，用戶通過個人身份證就可以全天候登錄電子檔案系統，實現自助查詢。

二、智慧檔案館利用服務模式的類型分析

智慧檔案館的利用服務模式是“一種有品質、有價值、有內容的高層次智慧服務。”[3]因此，筆者根據智慧檔案館利用服務工作“智慧層次”的不斷提升，對智慧檔案館利用服務模式的類型展開論述。

（一）泛在智能為主導的利用服務模式

泛在智能化利用服務模式強調從用戶檔案信息需求出發，利用智能技術手段，以檔案館實體和虛擬資源為基礎，將檔案館的服務嵌入用戶學習生活過程當中。從用戶體驗角度來講，用戶可以在各地各處通過網絡終端對所需檔案進行檢索、咨詢、獲取。

隨著移動互聯網的迅速發展，手機成為第一大上網終端設備。智慧檔案館應抓住機遇，結合社交媒體特點，開展檔案信息資源移動服務，建立“指尖上的個性化移動檔案館”，讓用戶通過方便攜帶的移動終端設備就可以適時獲取檔案信息。如2014年6月9日，北京市海淀區檔案館推出了安卓版移動客戶端“政府信息公開發布平臺”。依托移動互聯網發布平臺，公眾只需通過隨身攜帶的移動設備，下載“海淀區檔案館”App后便可獲取相關信息。同時，手機查閱方式還配備有查找、發送、打印等便民功能，極大提高了使用效率。[4]將智能技術融入到智慧檔案館服務工作的方方面面，可以使檔案館的信息服務增強個性化、互動性，最終在檔案館中創造一個人人參與的信息共享環境。智慧檔案館可以借助多媒體技術為用戶提供圖文并茂、生動形象的知識，開展遠程可視化用戶教育等服務。例如，加拿大國家圖書檔案館通過“圖書檔案館信息公平獲取計劃”，實施一系列的合作伙伴技術及行動與服務，以滿足有讀寫障礙的讀者長期的信息獲取需求；蘇州園林檔案館利用虛擬現實技術打造網上3D展廳，真實還原檔案館內景象，用戶在顯示屏上就可以直觀地看到生動逼真的檔案館景觀。

（二）個性共享為重點的利用服務模式

個性共享利用服務是一種針對用戶個性化信息需求的服務。智慧檔案館個性化服務模式就是將館藏資源與用戶行為緊密結合，智慧系統通過隨時隨地感知、記錄用戶的活動軌跡、使用信息等，更加深入地分析用戶的習慣和偏好，適時主動地為用戶提供服務，實現服務內容、方式、時空的個性化。例如，美國國家檔案與文件署（NARA）的網站建設凸顯了個性服務的理念，它們將服務人群劃分為七類：普通公眾、聯邦雇員、家譜學者、國會議員、保存和檔案專業人員、文件管理者、新聞記者，根據用戶職業的不同特點，提供有針對性的服務。如在“保存和檔案專業人員”頁面就提供了豐富的檔案保護技術和方法，以提高專業人員的技能。澳大利亞國家檔案館（NAA）網站針對館藏特點和各個年齡段學生對教學資源的需要，將館藏資源分為8個主題。8個主題均根據孩子不同成長階段所具備的理解能力，設計不同的檔案信息展示形式。如有為5-6歲孩子設計的畫廊展覽，也有適合5-12歲孩子的“穆斯林的旅行”。

此外，智慧檔案館還應打造檔案開放共享平臺，為檔案信息資源向社會開放共享提供保障，為公眾方便快捷查閱利用檔案創造條件。為了便于用戶檢索利用，NARA網站對大量數字化形式的館藏資源進行整合，并建成了檔案全文數據庫檢索和檔案查詢目錄兩個數據庫。NARA還與其他信息服務機構合作，將其資源納入本網站范圍加以整合，向用戶提供集成化服務，實現一體化無縫檢索。如用戶可以通過在線檔案研究目錄（ARC）實現對華盛頓檔案館、地區檔案館以及總統圖書館等全國范圍內的館藏在線目錄資源獲取。[5]除此之外，公眾還可以自發建立交流空間，并且參與到檔案工作中去，使檔案資源開發更加多元化、合理化、親民化，讓公眾成為真正意義上的檔案信息創造者、管理者、利用者。

（三）知識創新為目的的利用服務模式

“知識服務的內核是知識創新，因此創新性是知識服務的本質特征”。[6]知識創新服務為用戶提供的不再是簡單的諸如檔案查詢、借閱等基礎服務和簡易的信息獲取方式，而是將海量館藏檔案信息資源進行整合，并提取有用信息加工創造，實現檔案信息資源的增值。如英國國家檔案館就根據館藏檔案資源編纂書籍，將編研成果放在網站上，方便用戶購買檔案書籍；NARA設置“Publi？ cations”專欄，提供由檔案館工作人員和其他專家編寫的信息，還包括關于專業檔案實踐的作品，以及關于人們和具有歷史意義的事件的學術作品。

知識創新服務還要求智慧檔案館在為用戶提供服時，不必拘泥于傳統的信息服務程序和方式，而應針對不同用戶的需求，為其提供科學的、新穎的信息，實現服務內容和服務模式的創新。如英國國家檔案館網站主頁特設的教育專欄，根據不同年齡段用戶，提供了可以選擇的游戲類型，將檔案原件或是復制件作為游戲原型，通過Flash等技術開發一系列的游戲，將檔案的歷史價值融合進游戲內部；[7]在講習班、視頻會議、虛擬教室等板塊里，用戶可以和檔案專家網上交流甚至重演歷史話劇，通過互動的角色扮演來了解當時社會的風土人情。

三、智慧檔案館利用服務模式的實現路徑

智慧檔案館以更高效、便捷、人性化的服務為靈魂。在對檔案館服務模式分析的基礎上，筆者進一步探討其實現的具體路徑。

（一）泛在智能為主導利用服務模式的實現路徑

1.完善信息基礎設施。智慧檔案館通過運用智能技術，將信息服務帶入“主動服務”和“無時不在”的狀態。在泛在環境下，檔案館服務可通過網絡、電話、數字設備、移動設備到現場、虛擬社區等方式，融入用戶的日常生活。如用戶在借閱檔案時利用定位技術，快速獲取目標資源；對需要借閱的檔案，用戶直接利用自助借還系統，自主完成檔案借閱與歸還。用戶還可以在檔案館網站查詢所需檔案是否外借，提前預約需要借閱的檔案。當需要打印相關檔案資料時，可以利用自助打印系統完成付費等。同時，檔案館可以借助社交媒體，便捷、高效地向用戶介紹、推送館藏最新動態、查檔須知、館藏目錄等，輔助用戶自助查閱檔案。

2.搭建檔案信息資源共享平臺，實現一站式服務。智慧檔案館要實現一站式服務，就要建立在檔案資源集群之上。檔案館運用射頻技術和物聯網技術，將館藏各類檔案資源進行統籌，把所有資源集中在“檔案云”上，形成系統化、集成化的信息集合。用戶只需注冊，通過唯一的用戶名和密碼登錄到“云平臺”的界面，進入界面后通過搜索，即可享用“云端”里的所有公共資源。用戶利用互聯網技術，在任何時間或地點都可以通過檔案遠程服務平臺，實現異地獲取檔案信息證明服務。

（二）個性共享為重點利用服務模式的實現路徑

智慧檔案館個性化服務模式的實現要求構建能全面、真實反映用戶個性特征和需求特征的系統，并自動識別和感知用戶的位置及其可能感興趣的檔案資源，主動推送關聯信息及提供其他針對用戶利用行為的服務。社會個體背景等方面的不同，決定了對信息需求的多元化、多層次性。要開展個性化的服務，需要檔案館服務人員全面深入地了解社會群體信息需求狀況，劃分服務對象，然后通過對收集到的信息進行處理加工，為用戶提供專業化的知識服務。移動智慧檔案館是未來檔案館發展的新趨勢。移動互聯網環境下的檔案館利用服務，是用戶根據個人所關注的檔案內容訂閱模塊，系統自動提醒用戶當前有新的訂閱信息出現，并由系統將信息主動推送給用戶。同時，個性化服務要求檔案館對用戶的檔案資源利用情況不斷跟蹤，分析用戶的需求，建立個人信息庫，使服務貫穿用戶獲取信息的整個過程。

共享服務強調塑造開放創新空間，鼓勵用戶積極參與，整合用戶智慧，提升檔案價值。智慧檔案館要主動融入用戶環境，通過與用戶的合作與交流，隨時解決用戶遇到的各種問題，提供高度定制化的、高附加值的服務。智慧檔案館應繼續將社交媒體應用于其服務之中，如建設檔案館微博、微信公眾服務平臺，通過在線實時問答形式，為用戶提供反映需求、交流的平臺。

（三）知識創新為目的利用服務模式的實現路徑

1.智慧檔案館的知識服務是用戶目標驅動的、面向知識內容的解決方案的服務。知識創新服務模式是向深層次服務的轉變，用戶的問題也往往具有專業性和復雜性。智慧檔案館需要組織專業人才團隊為用戶提供服務。因此，檔案館應加強服務人員培訓，使他們具備以下能力：一是數據挖掘與分析能力，以便能更好地分析用戶利用行為，預測利用趨勢；二是具有比較寬闊的知識面，知識服務人員應成為一專多能的綜合型知識人才；三是檔案信息組織和開發利用能力，對海量檔案信息資源中篩選、分析，使其具有更高的服務效率和更大的服務潛力。

2.知識創新服務是完成顯性知識向隱性知識的轉化，將檔案館打造成為輔助決策的“智慧庫”。因此，智慧檔案館的知識服務需要組織專家團隊為用戶提供咨詢及其他服務。專家團隊的服務內容，可以包括檔案編研、知識問答、熱點發現等，這些要經過系統分析、組織加工才能完成，檔案工作人員、技術人員等多方力量也需要參與其中。要想實現知識服務，為用戶提供解決問題所需的知識，就必須要對檔案信息資源進行深度的挖掘和加工。檔案工作者要深度挖掘檔案價值，針對用戶具體的知識需求，通過對原始檔案信息的分析、提煉和加工，組合成用戶需要的知識產品，把“死檔案”變成“活產品”，增加檔案附加值。如近年來，隨著民生檔案備受關注，當前檔案編研工作應該走進現實生活，貼近普通人群，針對民生問題進行特色編研。隨著多媒體技術的發展，檔案館應該開展多種形式的檔案信息知識服務，將檔案館館藏結構拓展為“圖、文、聲、像、動畫、視頻”等豐富的形式。如創建虛擬空間，以網絡游戲或者漫畫方式展示檔案內容，以增強檔案趣味性，提高檔案利用率，實現檔案價值。

注釋及參考文獻：

[1]新浪網.中共中央辦公廳國務院辦公廳《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》[EB/OL].[2016-11-21].http：//blog.sina.com.cn/s/blog_8d2b7e750101dxzf.ht？ ml.

[2]吳緒成.淺談大數據背景下的第四代檔案館建設[J].湖北檔案，2013（3）：9-12.

[3]李娜，劉曉芳.智慧圖書館服務模式研究[J].圖書館學刊，2016（4）：95-97.

[4]北京市海淀區檔案館發布政府公開信息查詢移動客戶端[EB/OL]. [2014-06-10].http：//www.zgdazxw. com.cn/news/2014-06/10/content_53041.htm.

[5]秦美峰.美國檔案網站信息資源整合研究[J].蘭臺世界，2013（17）：24-25.

[6]馬玉杰，鄭悅，白石.檔案館開展知識服務的可行性與服務模式探討[J].檔案學通訊，2009（6）：42-45.

[7]史武鵬.英國國家檔案館網站多元化信息服務特色及啟示[J].四川檔案，2016（2）：55-57.