檔案信息化的管理體會

呂月華

（黑龍江省樺南林業地區社會保險局）

摘 要：21世紀是信息化的世紀。迅猛發展的信息技術，已經并將更為深刻地影響人類社會，更為劇烈地改變整個世界。從人類文明發展歷程看，加快信息化是建設生態文明的必然趨勢。筆者主要針對林業建設中，檔案信息化管理進行分析和討論。

關鍵詞：林業；檔案信息化；林業信息

檔案信息的形成、積累、加工與貯存、傳遞、利用的整個過程，就是檔案信息的運動過程。檔案信息化是運用現代管理理念，采用計算機技術、縮微攝影技術、光盤技術及網絡信息技術等現代化技術手段，實現檔案的現代化管理及檔案信息資源的現代化開發。

1 檔案管理信息化建設的重要性

檔案信息化建設是一項長期、全面而又具體的工作，信息化的實現不是檔案館（室）某一部門的工作，也不是單靠幾個計算機技術人員就能實現的，它需要多專業配合、多部門協作以及所有檔案人員的積極參與及配合。隨著林業經濟的發展，林業檔案管理工作在林業建設中起到了越來越重要的作用。林業檔案是人們了解林業經濟發展信息的關鍵性文件，在林業經濟發展的過程中，檔案材料也在不斷的更新和完善，內容不斷增多，對檔案管理的要求也在不斷提高。為了適應新時代林業規劃中檔案管理的要求，必須要加快檔案管理的信息化建設，用科學技術武裝檔案管理工作，提高林業檔案管理的效率和質量。檔案管理的信息化建設在各個行業都有著重要的作用，不僅僅只是在林業領域。

2 林業檔案信息化現狀

檔案信息化是檔案管理部門面對信息技術革命的積極回應，是檔案管理發展的必須選擇。對于檔案管理工作，推進了檔案管理效率和服務質量，促進信息產業的發展。

2.1 缺乏林業信息共享意識

林業科技檔案信息化建設對檔案信息的開放性要求很高，通過信息化建設實現林業科技檔案的共享是林業科技檔案工作的必經之路，但是在現階段，我國林業科技檔案工作普遍存在著缺乏林業信息共享意識的問題，一些林業科技檔案工作人員仍然抱守傳統檔案工作理念，不愿意共享檔案信息，也有一些人對檔案信息化建設工作認識不足，認為電子化就是信息化，數字化就是信息化，過分關注檔案信息檢索查詢效率的提高和檔案信息存儲載體的變化，但是并沒有意識到林業科技信息共享的價值，無法滿足公眾對林業科技信息的需要。很多林業科技工作人員拒絕公布一些敏感的林業檔案信息，原因是不愿意承擔檔案信息泄密風險，認為不應該將這部分信息公諸于眾，將林業檔案信息的應用局限在單位內部，不利于林業科技檔案信息化建設的開展。

2.2 信息化技術不足

計算機的每一項技術，幾乎都在檔案管理中找到用武之地。檔案信息的多樣化極其巨大的數量，為新技術的應用提供了廣闊的天地。目前，大多數檔案部門都建有自己的局域網，有的還上了因特網，信息化體系初見規模。但我們在瀏覽這些網頁時能看到的信息卻有限，且網頁更新較慢；關于檔案的收集、存儲、傳輸、發布、檢索和利用的手段等大多數檔案工作還處于原始的手工操作階段，離信息的計算機管理和遠程聯網查詢、利用相距甚遠。這均說明我們的檔案信息化建設還處于低水平狀況。制約檔案信息化的重要問題是缺乏操作簡單、功能強大的計算機軟件。一個地區的檔案信息化管理要達到溝通與共享，就應該有選擇地推薦或推廣某個應用軟件，從而推動整個地區檔案信息化的進程。

3 林業檔案信息化的管理措施

信息檔案化是指檔案部門運用現代管理理念，采用現代管理方法及技術手段，按照檔案部門對信息進行有序整合、加工整理、分類檢索、開發利用信息資源的方法，對各類信息進行有序化、規范化處理，將系統、全面、有序的信息方便快捷地提供給利用者，以全方位的信息開發服務，滿足社會各方面的需求。

3.1 樹立檔案信息意識

在信息化建設的過程中，檔案保障范圍的拓展和管理要求的提高，迫切需要檔案管理手段的變革和管理效能的提高。建設電子檔案，實現檔案的信息化管理，是搞好檔案管理的必然選擇。檔案工作人員是檔案信息化建設的基本力量，他們的能動性事關信息化建設的成敗，只有讓檔案工作人員在思想上樹立檔案信息的意識，認識到檔案信息化建設的重要性，檔案工作人員才會具有強烈的使命感和責任心，才會主動關心檔案信息化建設事業，認真做好信息化過程中的各項工作，主動思考社會文獻信息系統中各種文獻信息的滲透和融合，促使檔案信息化建設與其他社會信息事業相互結合，共同發展。

3.2 提高檔案信息化的技術水平

信息技術的廣泛采用和電子政務的加快推進，使檔案基礎建設的重心向檔案信息化建設轉變。現今，在計算機管理滲透的形式下，計算機管理軟件的應用為實現檔案管理現代化做出了巨大貢獻。檔案部門建立自己的局域網，添置計算機、光盤刻錄機、掃描儀等，在系統開發和檔案利用過程中發揮著重要作用。加快檔案中心目錄及全文的數字化，我們要從信息源頭抓起，建立統一的數據格式標準，實施紙質檔案和數字檔案的“雙向”工作模式，以加快檔案信息數字化的進程。

3.3 加快硬件設施建設

要及時配備檔案管理現代化所必有的計算機、掃描儀、光盤刻錄機、互聯網設備等現代化辦公設備，要充分發揮現代科技、縮微技術在檔案管理中的作用，加速實用、通用軟件的研制，加快檔案信息數字化處理步伐。檔案部門要充分利用存有大量檔案資源的自身優勢，挖掘各方面潛力，重點加強檔案的提供利用工作，及時開發出豐富的檔案信息以滿足社會各界的需要，將各類檔案的潛在價值轉化為經濟效益。而現代化技術及手段在檔案部門的廣泛運用，又將為檔案工作注入新的活力，將極大地提高檔案利用工作的水平，創造出更為可觀的社會效益和經濟效益，為檔案工作現代化的繼續發展提供有力保證。

3.4 提高安全意識和防范意識

嚴格按照《全國檔案信息化建設實施綱要》的要求，采用身份證、防火墻、數據備份等安全防護措施，不斷提高檔案管理人員的安全意識，確保檔案信息化的開放安全。要增強安全意識，防止人為地毀壞和破壞，力爭讓無權用戶進不來、看不見、改不了檔案，保證檔案的真實性。設電子口令，防止被人盜用，定期對所用計算機進行殺毒，防止電腦病毒對電腦系統的攻擊和黑客的威脅。

結束語

檔案信息化建設是一項系統工程，與相應的信息化建設和電子政務建設步伐有著一致性。同時，檔案信息化建設也遵循自身的規律，在特定階段和部分領域有其適度超前性和滯后性。但總體而言，檔案信息化建設體現著人類文明進步的成果，反映著經濟社會發展對檔案工作新要求，對檔案事業的科學發展起著難以估算的作用。

參考文獻

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