保密問題在檔案保管程序中的重要意義及對策

刁丹

（嫩江縣科技情報站）

摘 要：在對檔案進行保管的過程中，脫離不開安全性的問題。加強安全化的檔案管理，就應該對檔案的保密工作及其相應的流程加以嚴格的控制。這需要相關檔案管理人員在思想上具備高度的認識，同時在實際的工作過程中具有較強的責任感。這樣才能夠做好檔案管理的相關工作。對于當前我國檔案保密工作中存在的一些問題，需要相關人員加以進一步的解決，提出有效的對策，這對于我國今后的檔案行業發展來說具有十分重要的現實意義。本文主要對檔案管理工作中保密問題所具有的意義以及今后需要完善的內容展開了進一步的論述，希望能夠對今后的檔案保管工作帶來一定的幫助，使得檔案能夠真正的成為各行各業中一項必要的參考依據。

關鍵詞：保密問題；檔案保管程序；意義；對策

在檔案的保管工作中包含很多內容。而保密工作就是其中一項最為重要的工作內容，作為一名合格的檔案管理人員，需要始終堅持對檔案保密的原則，這樣才能夠確保檔案更加的安全以及完整。尤其是在一些重要的機關單位，檔案的保密工作就顯得尤為重要，只有不斷提高自身的認識以及完善檔案保密工作的內容，才能夠促進我國檔案行業的進一步發展。因此，本文主要針對檔案保密工作在現實生活中所具有的重要意義以及如何解決檔案保密工作中的問題展開了探討，提出一些對策，希望可以在今后的工作中得到更好的發展。

1 檔案保密工作的內容

在對檔案進行保密的過程中，包含很多的工作內容。筆者通過自身的經驗進行總結，認為應該從以下四個方面加強對檔案保密工作的管理，使其能夠確保檔案得到更加完整的保存。首先是在檔案庫房管理的過程中，一定要嚴格按照保密的原則進行檔案的保管。檔案庫房是放置檔案的主要場所，因此對于保密工作而言就顯得尤為重要。通常情況下，檔案庫房的設置需要滿足獨立性的要求，有條件的單位應該單獨設置一個檔案庫房，而不是將辦公室以及其他一些場所和檔案庫房共同使用，否則這樣就會在無形之中增加了檔案的安全隱患。此外，檔案庫房應該專門保管檔案，而其他與檔案無關的物品需要清理干凈。進出庫房需要嚴格的進行登記，只有相關工作者才能夠進入到檔案庫房中，其他不相關的人士則禁止出入。要想讓檔案庫房具有更加完善的保密性，那么就需要將防火、防盜、防潮、防腐等相關的要求加以嚴格的落實。檔案管理人員始終應該具備較高的保密工作意識，尤其是在特殊的要害部位更加應該嚴格貫徹檔案庫房的管理原則，進行有效地預防，避免隱患的發生。做到以防為主，將可能產生的安全隱患降到最低。只有科學的對待檔案庫房，對其進行管理，才能夠讓檔案保密工作更加順利的開展下去，維護檔案的安全性，為相關的工作提供充分的參考依據。

其次是在進行檔案管理的過程中，應該遵循保密的原則。尤其是在一些比較關鍵的工作崗位上，應該將保密安全責任制貫徹始終。為了防止出現檔案泄露的現象，就需要定期開展保密工作的安全排查，并且將其推進到一定的深度。一旦發現問題的產生，就應該及時地加以控制，將損失降到最低，讓檔案管理工作更加順利的進行下去。一些需要高度保密的檔案，則應該在明顯的位置上貼有相應的保密標識，并且這些檔案應該與一般的檔案區分開來進行保管以及利用，上述這些措施都是預防檔案失密事故發生的有效手段，維護檔案的安全性需要依靠有效的保密手段。

第三，在現代化的發展進程中，計算機系統是進行檔案保管的主要方式。計算機的應用一方面可以加快檔案管理的效率，但是從另一方面來講，對于檔案管理的安全性也帶來了一定的隱患。所以計算機系統的安全管理以及保密工作也是十分重要的。我們需要認清一般的計算機和涉密機之間的區別，并且加以區分。涉密機需要始終保持在脫機的工作狀態中，禁止其與互聯網等一些網絡設備進行連接，并且在使用的過程中需要進行身份認證。只有通過身份認證的工作人員才能夠使用計算機系統。為了提高保密工作的安全，還應該增加防泄密干擾器以及傳輸存儲加密等相關方面的手段，對于工作人員而言，應該始終堅持保密原則，遵守相應的紀律以及制度，每一個人都需要明確自身的職責，通過網絡進行信息傳遞，一定明件明傳，明問明答；密件密傳，密問密答，嚴禁明密混用。凡秘密數據的傳輸和存貯均應采取相應的保密措施；錄有文件的軟盤信息要妥善保管，嚴防丟失。

2 在檔案保管過程中解決保密問題的措施

要做好檔案的保密工作，首先應認真貫徹執行國家制定的《檔案法》、《保密法》、《科學技術檔案工作條例》，建立、健全各項管理制度和科學的管理方法，即對科技檔案實行集中統一管理制。以保護好科技檔案的安全，避免或減少對科技檔案的損壞，保護好科技專利。

2.1 加強對檔案庫房的管理

檔案保密的重難點在于庫房管理，按照國家相應的法律法規，檔案的庫房不應該是辦公室改造的房間，而應該是單獨修建的，保密措施好的，門窗被加固的，對于人員的設置和安排，也應該從嚴處理。通常情況下，檔案庫房應當由專業的檔案人員來管理，以庫房各項管理制度為基礎，對于不相干人員，一律禁止人內。實踐證明，檔案庫房的科學管理，是做好檔案保密、維護檔案安全的基本保障。

2.2 做好檔案管理的監督工作

檔案管理的監督工作能否做好，是保密工作優劣的一項重要指標。檔案的管理監督工作就是指在檔案的使用過程，如果危害到檔案安全性及保密性，要及時發現、糾正、制止的一種工作。通過監督渠道，既可以充分發揮檔案的作用，還可以保證檔案的安全與完整。詳盡的來講，應該從隊伍建設以及監督措施這幾個方面實施。檔案利用規章制度一般有閱覽制度、外借制度、復制制度等。根據實際情況，對不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，規定不同的審批手續，使提供利用工作有章可循，在大力開展檔案利用工作的同時，確保不失密、不泄密及文件的完好無損。各項檔案利用規章制度的條文應嚴密而簡明，便于執行，并在實踐中認真加以總結，不斷充實和完善。擔負利用服務工作的檔案管理人員，是利用制度的直接貫徹者，對檔案的安全負有直接責任，必須具備較高的素質。一是政治素質，要有高度的責任心和全心全意為人民服務的精神，熱愛檔案和檔案事業；二是業務素質，檔案業務熟練，謹記檔案法規；三是文化素質，要有良好的文化基礎，對于工作中出現的問題，能善于及時總結形成規律。另外，對檔案管保人員還要求有縝密的心思，敏銳的觀察能力和靈活的處事能力。

結束語

檔案保密工作是檔案管理人員在整個檔案管理過程中起決定性作用的工作，因此，檔案管保人員必須要有強烈的責任感，工作中應該時刻保持謹慎和警踢，確保檔案的萬無一失，為檔案的正確利用保駕護航。

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