淺析檔案信息化管理的優勢和安全問題

陳莞露

（江蘇省徐州市第三十七中學）

摘 要：隨著信息技術的不斷發展，電子商務、自動化辦公技術的不斷普及，檔案工作也逐漸向信息化方面發展，這將給信息安全帶給極大的挑戰。從檔案信息化管理的優勢出發，運用新型信息技術、方法來解決信息化管理的安全問題。

關鍵詞：信息化管理；準確性；加密技術

檔案是人類對歷史活動的最原始記載，對于社會的進步與發展具有一定的促進作用。檔案是前輩智慧的積累，也是社會文明發展的基礎。如今，計算機技術不斷涌入人類生活中，在政治、經濟、文化等各個方面都運用計算機技術，已經成為現代人類生活必不可少的工具。在記載原始文件時，也逐漸由紙質檔案向信息化檔案方式轉變，在檔案信息化管理過程中，越來越多的信息安全問題引起人類的關注。解決信息安全問題是為了更好地發揮檔案的作用，因此，本文以檔案信息化管理的優勢為基礎，解決信息化管理安全問題。

一、檔案信息化管理的優勢

1.檢索速度快、準確性增強

在傳統的檔案管理中，檢索一般是由工作人員在案卷中進行手動檢索，這樣的檢索方式不僅速度較慢，準確率也較低。運用信息化的管理方式，可以大幅度提高檢索的速度，也會降低檢索的錯誤率。與此同時，運用計算機技術的自動化和智能化優勢，即使是復雜的檢索內容，也會得以順利實現。

2.檔案資源利用率較高

在檔案信息化管理工作中，運用互聯網的優勢不斷提高檔案資源的利用率，同樣運用多媒體、可視化等新型計算機技術讓檔案信息傳播更加生動形象。除此之外，檔案信息化管理將采用數字化方式可以在自動化辦公系統中加以應用，從而提高檔案資源的利用率。

3.信息實現遠程傳輸

在傳統的檔案管理模式中，一般是到相關檔案部門進行查詢，或是郵寄、傳真。而檔案信息化管理可以借助互聯網使信息實現遠程傳輸，這將在一定程度上節省人力、物力和財力，從而實現與檔案管理部門之間的檔案信息傳輸。

二、檔案信息化管理的安全問題

1.網絡傳輸中的安全問題

在檔案信息化管理中，電子檔案一般以互聯網作為傳輸信息的路徑。然而，互聯網是一個開放性平臺，檔案信息很容易被非法人員盜取。

2.電子檔案的真實性問題

電子檔案和紙質檔案有著本質的區別，電子檔案更容易被他人復制、篡改，因此，電子檔案的真實性受到了前所未有的威脅。

3.電子檔案的載體不穩定性問題

電子檔案的存儲形式一般是磁盤、硬盤、光盤，這些存儲形式很容易受到自然環境的威脅，比如溫度、磁場等，從而使檔案信息丟失或是損壞。

三、檔案信息化管理的安全防范措施

1.使用較高安全性能的操作系統

檔案信息化管理系統是要依托操作系統，因此，一定要保證操作系統的安全性和可靠性，從而保證系統軟件的安全性。在建立安全性的操作系統過程中，要依據《計算機信息系統安全保護等級劃分準則》，選擇高性能的系統軟件。當系統操作軟件遭受安全威脅時，要及時升級、安裝補丁程序，切除安全隱患的斷口，從而使操作系統長期處于安全狀態。

2.采用網絡安全技術

在采用網絡安全技術時，可以安裝防火墻、入侵檢測系統。防火墻技術是使用最為廣泛的網絡安全技術，同樣是一種訪問控制技術。通過防火墻技術可以對計算機進行安全保護，從而保證內部網絡系統不受到外部的侵襲。在檔案信息化管理過程中，有效防止了信息傳遞、信息處理、信息存儲等環節，從而在一定程度上保證了信息的竊取、修改等。防火墻軟件技術還可以消除計算機和網絡上的病毒，在升級防病毒軟件的基礎上，可以確定查殺方案。除此之外，安全入侵檢測系統也可以保護網絡的安全性。入侵檢測系統可以及時發現來自外部的非法入侵行為。入侵檢測系統是防火墻的補充，能保護網絡的內部安全，并收集黑客入侵的客觀證據。

3.運用加密技術保護信息資源安全

對檔案數據進行加密技術就是將原有的數據進行某種處理，使其成為一種密文，只有通過輸入密碼才能讀取，數據加密技術可以對數據進行保護，達到不被竊取和閱讀的目的。加密技術一般可以分為對稱式和非對稱式兩種形式，對稱式的加密技術就是用同一個密碼使其加密和解鎖，非對稱式的加密技術就是使用兩種密碼。對稱式的加密技術有著十分廣泛的應用范圍，在電子文件的傳輸中一般使用非對稱式的加密技術。非對稱式的加密技術使用兩種密碼，一種是可以公開的，一種是絕對加密的，發文時使用的是公開的密碼，收文時使用的是絕對加密的密碼。就是由于加密和解密運用不同的密碼，使得保密性更強，第三者更不易解鎖。

總之，隨著信息技術的飛速發展，信息技術逐漸被廣泛使用，檔案也逐漸在實現信息化管理。然而，由于互聯網的多方面影響，使得檔案信息化管理出現了諸多的問題，檔案工作人員要正確認識檔案信息化管理的優勢和安全問題，從而采取正確的應對策略。

參考文獻：

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編輯 李建軍