淺談學校檔案的管理和利用

摘 要：檔案管理工作是每個學校管理和教學工作的基礎，對推動學校全面工作的提檔升級有著重要的實際意義。筆者結合本職工作特點，對目前我國學校檔案管理工作的現狀進行了分析，并就如何有效實施學校檔案管理工作提出了自己淺薄的看法。

關鍵詞：檔案；管理

學校檔案是指學校在平時的教育管理、課堂教學、實踐活動中留下的具有一定的保存參考、應用借鑒和總結提升方面有價值的相關文字和影像資料及總結圖表、測評信息等多種表現形式的、載體豐富的原始記載。可以說，學校檔案是現代教育改革之路上的富貴財富，是學校管理教學等各方面工作的有效總結，更是全體師生，也包括社會、家庭共同努力的智慧結晶，同時，學校檔案還是記錄學校一切工作的史志材料和歷史見證。檔案管理工作體現和融洽在學校各類工作的方方面面，是學校管理和教學工作的重要環節。所以加強學校檔案管理和利用工作是學校教育教學的實際需要，是一項前人栽樹后人乘涼的有益工程，每個學校都應該高度重視和健全完善學校檔案管理和利用相關工作。

一、學校檔案的分類及制度簡介

（一）學校檔案的分類

學校檔案一般分為文書檔案、教學檔案、業務考核檔案、學生檔案、基礎設備檔案、音像檔案、財會檔案、人事檔案等多個方面，但主要是以文書檔案和教學檔案兩大類為主要內容。其中文書檔案主要是學校行政和組織工作的日常積累，十分具有保存價值，是學校決策、會議紀要、工作部署等信息資料。教學檔案是指在日常的教學過程中所保存的相關文件材料，對學校課堂教學工作能力的提升有著十分重要的參考和借鑒價值。

（二）學校檔案的基本制度

學校檔案管理工作制度主要包括檔案立卷、保密、保管、借閱、銷毀以及分級管理的制度，制度的健全和完善是學校各項工作有制可依、有規可循，有效總結、實時提高的基礎保障。不斷完善和優化長效常態的檔案管理制度機制也是不斷提升工作管理和教學水平的重要基礎。

二、學校檔案管理工作的重要性和利用意義

檔案管理是一種承上啟下和確保前進方向正確性的紐帶和橋梁，加強學校檔案管理工作是提升現階段學校管理教學工作水平的現實需要，是為領導決策和教學改革提供借鑒的重要來源；同時也是對現階段學校各項工作的開展進行全面監督和制約的有效依據。然而，領導的重視和制度的健全是學校檔案管理工作的重要保障，不斷強化對相關政策法規的學習和應用是檔案管理工作走向正規的前提。

三、強化學校檔案管理工作的意見

（一）擴大檔案接收范圍，優化室藏結構

目前，我國學校檔案管理工作普遍存在文書檔案多、電子檔案少、一般檔案多、重要檔案少的現狀，使檔案的利用受到很大的局限，實效性不強。檔案室的結構設置也陳列死板，設置老舊，跟不上現代電子信息檔案為主的歸納要求。因此，學校要不斷擴大檔案的接收范圍，將沒有及時歸檔的、個人私存的、電子形式的多類別檔案找全收齊。同時，要根據新型的檔案內容及時對檔案室結構進行優化調整。

（二）配備專職管理人員，通過學習培訓不斷優化工作水平

學校要為檔案管理工作配備專門的管理人員，一般不可任用非該專業或兼職人員，而要為檔案室配備有理論基礎和工作經驗的專職人員。隨著對檔案利用的要求不斷提高，還要經常組織檔案管理人員進行業務知識和思想政治以及紀律法規方面的學習培訓，不斷提高檔案管理工作的從業水平。

（三）拓展現代化科技管理手段，提升管理效率

檔案管理工作更要緊跟科技發展的步伐。學校要及時為檔案管理工作配備電子信息管理設備，同時逐步淘汰一些老化教條的管理手段，利用計算機、全復印機等現代化辦公設備優化檔案的存儲、檢索和統計分析。

（四）充分利用檔案資源，全面服務教育事業

一是及時分析，超前化服務。要通過及時的總結分析對檔案管理工作進行及時的評價和改進，進一步明確工作和努力的方向，提高實效性。二是圍繞中心，針對化服務。要圍繞學校管理、教學兩個中心工作進行有針對性的重點服務。三是優化舉措，開展跟蹤和拓展服務。檔案管理工作還要對學校重點項目進行跟蹤服務、點將服務和便捷查詢和借閱服務，以優化服務體驗。

四、健全學校檔案管理工作的具體辦法

（一）學校檔案的收集

有效的收集是檔案管理工作的前提，在這個環節中最重要的是要建立健全完善的檔案收集制度，做到該歸檔的必須歸檔，不遺漏散落任何一份檔案。并嚴格實行按類歸檔的收集原則，以方便日后的查找和使用。

（二）學校檔案的整理

學校要嚴格按照檔案整理制度對檔案進行及時整理，以不斷保持和提高案卷的完整性和使用性。一般可按文書、教學、學籍、財會、基建、音像六類進行分別歸類整理，在每類檔案的整理工作中要科學采用以時間階段或責任劃分進行分類整理，方便日后索引。

（三）學校檔案的鑒定

完備的檔案鑒定工作是保證檔案材料價值性的有效手段，是檔案整理工作中的重要環節。通過有效的鑒定，可準確區分檔案的價值類別，使重要的檔案內容得到重點的整理和保護，對失去作用和價值的檔案進行歸類銷毀。

（四）學校檔案的保管和統計

學校要對檔案進行嚴格的保管，確保檔案的完善和安全；同時，要通過建立進出登統記等形式對檔案的歸納和管理進行準確的記錄，包括學校檔案的收集、整理、鑒定、保管和利用情況，以確保檔案管理工作順暢有序、進出有憑。

（五）學校檔案的利用

檔案管理工作的最終目的還是為了給現行學校各類工作提供有價值的參考借鑒依據，所以檔案管理工作的最終價值則完全體現在學校對檔案的利用。學校檔案和利用要堅持依章辦事、服務到位、熱情主動、準確快捷的原則。同時，要突出做好檔案管理工作的服務功能，積極嘗試網絡化智能管理，不斷完善提高檢索和使用效能，提升利用效率，使管理和利用檔案工作更加科學、高效、標準、規范，達到最佳的服務能力。

參考文獻：

[1]朱斌.淺談學校檔案管理工作[M].檔案工作實踐與探索.北京：中國文史出版社.2010

作者簡介：

彭小輝（1970—），漢族，廣東豐順人，研究方向：檔案管理。endprint