迎接變化，優(yōu)化管理

蘇希玲

Adapting and Upgrading

——2017 UFI Open Seminar in Asia Held in Singapore

On 23 and 24， February， around 240 delegates from 21 countries and territories gathered in Singapore to attend the 2017 UFI Open Seminar in Asia to take stock of their industry which continues to grow despite plenty of economic and political uncertainties.

The exhibition industry is changing and the theme of this years seminar was “Adapting and Upgrading”. Industry leaders from around the region discussed and debated growth opportunities as well as a wide range of issues including Asias changing venue landscape， innovation through new event formats， digital trends at events in China， and effectively mitigating security and safety risks at events around the region. It is concluded that industry innovation， talents cultivation and technology upgrading are among the keys of driving further industry growth. The Open Seminar next year will be held on 1 to 2， March， in Kuala Lumpur， Malaysia.

2月23-24日，2017年的UFI亞洲研討會(huì)作為UFI每年在亞洲舉辦的大型活動(dòng)，在新加坡國際展覽與會(huì)議中心舉行。為期兩天的會(huì)議亮點(diǎn)由緊扣行業(yè)趨勢(shì)的主題演講、分組討論和充足的交流機(jī)會(huì)組成。兩百多名來自全球各地的會(huì)展行業(yè)人士前來參會(huì)，其中尤以東南亞地區(qū)和歐洲地區(qū)的展覽企業(yè)最多。

今年研討會(huì)的主題是“迎接變化，優(yōu)化管理”。各分論壇的演講主題包括“如何從零開始打造活動(dòng)品牌”“亞洲展會(huì)觀眾的體驗(yàn)”“活動(dòng)形式的創(chuàng)新”“新加坡會(huì)獎(jiǎng)之路2020”“場(chǎng)館的風(fēng)險(xiǎn)管理”，“數(shù)字化趨勢(shì)的大規(guī)模影響”“亞太區(qū)會(huì)展場(chǎng)館發(fā)展趨勢(shì)”，以及“中國展覽行業(yè)的數(shù)字化應(yīng)用”等。演講嘉賓既有國內(nèi)外業(yè)內(nèi)知名人士，也有其他行業(yè)的思想領(lǐng)袖，為行業(yè)帶來富有啟發(fā)性的新思路。其中，勇于創(chuàng)新、重視人才培養(yǎng)、使用新技術(shù)等手段以滿足客戶不斷增長的需求是各方達(dá)成的重要共識(shí)。在閉幕式上，UFI亦宣布，明年的UFI亞洲研討會(huì)將于3月1-2日在馬來西亞吉隆坡舉辦。

亮點(diǎn)議程回顧“如何從零開始打造活動(dòng)品牌”

在第一場(chǎng)演講中，新加坡WIT公司創(chuàng)始人 Siew Hoon Yeoh分享了從零開始打造旅行技術(shù)活動(dòng)品牌的心路歷程，以及如何銳意創(chuàng)新，以應(yīng)對(duì)不斷變化的市場(chǎng)和客戶需求。創(chuàng)業(yè)之后又重歸記者角色的她認(rèn)為，人們總是回到自己最初的愛好。她引用一位藝術(shù)大師的話說，“如果觀眾還沒有來，一件藝術(shù)品的創(chuàng)作就沒有結(jié)束。”她認(rèn)為，活動(dòng)主辦方必須注重內(nèi)容的真實(shí)性和令人難忘的現(xiàn)場(chǎng)氣氛。她分享了活動(dòng)品牌打造的七個(gè)步驟：一、敢于冒險(xiǎn)，勇于創(chuàng)新，走出自己的舒適區(qū)。二、在品牌成長的過程中堅(jiān)持自己的品牌定位。三、要堅(jiān)持自己最初的夢(mèng)想，人們總是回到自己最初的愛好。四、活動(dòng)吸引力的秘訣在于內(nèi)容為王。五、要讓所在社區(qū)參與進(jìn)來，共同助力活動(dòng)品牌的打造。六、矛盾與沖突可以促進(jìn)品牌的成長。七、抓住時(shí)機(jī)就抓住了一切。

“亞洲展會(huì)觀眾的體驗(yàn)”

英國Explori公司首席執(zhí)行官M(fèi)ark Brewster分享了與UFI共同調(diào)研發(fā)布的《全球展會(huì)參觀者調(diào)查報(bào)告》中亞洲展會(huì)觀眾的相關(guān)數(shù)據(jù)。他認(rèn)為，在亞洲，同類展會(huì)的競(jìng)爭(zhēng)不如歐洲激烈，但各類在線營銷方式不斷涌現(xiàn)，因此，主辦方也要時(shí)刻保持謹(jǐn)慎，以免客戶放棄參展轉(zhuǎn)而考慮通過其他渠道進(jìn)行市場(chǎng)推廣。《全球展會(huì)參觀者調(diào)查報(bào)告》顯示，展會(huì)觀眾的滿意度在前幾次一般有較大波動(dòng)，并很可能轉(zhuǎn)而參觀其他展會(huì)，但參觀五次以上的老觀眾的滿意度一般會(huì)保持比較滿意的狀態(tài)并成為忠實(shí)擁躉。本次調(diào)查涵蓋的展會(huì)創(chuàng)辦時(shí)間平均為7.3年，低于歐洲的9年。觀眾滿意度稍低于歐洲，而不滿意觀眾的比例高于歐洲。據(jù)此，Mark Brewster建議，亞洲展會(huì)主辦方若計(jì)劃推出新展，需在展會(huì)內(nèi)容創(chuàng)新和觀眾體驗(yàn)方面作出創(chuàng)新。

“活動(dòng)形式的創(chuàng)新”

FreemanXP公司高級(jí)副總裁、亞太區(qū)執(zhí)行董事 Adam Charles認(rèn)為，會(huì)展活動(dòng)打造的是品牌體驗(yàn)。從十九歲起就對(duì)活動(dòng)行業(yè)充滿激情且有技術(shù)背景的他分享了新的媒體生態(tài)形勢(shì)對(duì)信息發(fā)布方式的影響。他認(rèn)為，通過互聯(lián)網(wǎng)等手段，人們?nèi)绻皇菫榱双@取信息，無需到展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)就能實(shí)現(xiàn)。因此，展會(huì)的價(jià)值在于將人們以有意義的方式連接在一起。另外，當(dāng)今活動(dòng)參加者的需求更為多元，而他們才是活動(dòng)的中心。每個(gè)人都有獨(dú)特的創(chuàng)造性和不同的需求，主辦方要廣泛邀請(qǐng)參加者共同打造個(gè)性化的活動(dòng)體驗(yàn)。在此過程中，可使用虛擬現(xiàn)實(shí)等新技術(shù)作為輔助手段。重要的是，主辦方要在活動(dòng)中給人們留有創(chuàng)造的空間，而不是提前設(shè)定所有程序。

“新加坡會(huì)獎(jiǎng)之路2020”

作為亞洲領(lǐng)先的會(huì)獎(jiǎng)目的地之一，新加坡在會(huì)獎(jiǎng)產(chǎn)業(yè)的發(fā)展成就斐然。展望未來，新加坡旅游局構(gòu)筑了國家的會(huì)獎(jiǎng)產(chǎn)業(yè)發(fā)展策略，為活動(dòng)參與者打造一體化的會(huì)獎(jiǎng)體驗(yàn)。本場(chǎng)討論邀請(qǐng)到新加坡會(huì)展行業(yè)協(xié)會(huì)、主辦方和知名場(chǎng)館代表分享他們對(duì)于這一愿景的解讀。新加坡會(huì)展行業(yè)協(xié)會(huì)總裁Janet TanCollis作為資深行業(yè)人士表示，自己最享受與年輕人共事。人才培養(yǎng)是行業(yè)內(nèi)的重要挑戰(zhàn)，年輕學(xué)生有一定的理論知識(shí)但經(jīng)驗(yàn)不足，業(yè)內(nèi)機(jī)構(gòu)可以通過舉辦行業(yè)大賽等方式讓他們能夠?qū)嵉亓私鈺?huì)獎(jiǎng)工作的性質(zhì)。另外，推動(dòng)整個(gè)行業(yè)的可持續(xù)發(fā)展意識(shí)也極為重要。濱海灣金沙行政總監(jiān) Wee-Min Ong表示，滿足客戶需求、技術(shù)升級(jí)與場(chǎng)地的不斷完善是會(huì)獎(jiǎng)業(yè)的重要支點(diǎn)。在人才培養(yǎng)方面，要鼓勵(lì)員工樹立正確的價(jià)值定位，提升行業(yè)自豪感。

Clarion Events展覽公司亞洲區(qū)董事總經(jīng)理Richard Ireland則表示，要抓住不斷變化的東西，包括展會(huì)觀眾的體驗(yàn)等，才能立足市場(chǎng)，穩(wěn)健發(fā)展。新加坡本地市場(chǎng)不大，但在東南亞地區(qū)的區(qū)域影響力巨大，主辦方要保持高度的靈活性和商業(yè)模式創(chuàng)新。而新達(dá)新加坡展覽與會(huì)議中心行政總裁艾倫·邁德透露，近幾年，場(chǎng)館投入逾一千萬美金進(jìn)行設(shè)備升級(jí)，以提升場(chǎng)館運(yùn)營效率，并滿足客戶對(duì)于技術(shù)和設(shè)備不斷增長的需求。他認(rèn)為，作為國際性的目的地，新加坡的會(huì)獎(jiǎng)服務(wù)不應(yīng)專注于個(gè)別國家，而是要為各國參會(huì)代表提供獨(dú)特的體驗(yàn)。

“場(chǎng)館的風(fēng)險(xiǎn)管理”

亞洲博聞?dòng)邢薰緢?zhí)行副總裁、博聞中國首席代表麥高德以訪談的形式與上海新國際博覽中心（SNIEC）總經(jīng)理邁克爾同臺(tái)探討場(chǎng)館現(xiàn)場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)管理之道。邁克爾表示，中國本身是人口大國，但人們?cè)诖笮突顒?dòng)方面的安全意識(shí)還有待提高，危機(jī)預(yù)案工作仍有待加強(qiáng)。近年來，中國展覽業(yè)發(fā)展的數(shù)量、展商、觀眾，以及從業(yè)人員的數(shù)量都大幅增長，主辦方對(duì)于會(huì)展活動(dòng)的技術(shù)要求也越來越高。然而，相關(guān)從業(yè)人員的技術(shù)資質(zhì)不足等普遍問題使得展會(huì)舉辦過程中事故頻發(fā)。作為SNIEC這一中外合資、外方管理的國內(nèi)知名場(chǎng)館的掌門人，邁克爾分享了他在危機(jī)防控方面的經(jīng)驗(yàn)：首先是主動(dòng)與有關(guān)政府部門溝通場(chǎng)館的安保情況。二是要分清“安全”和“安保”兩個(gè)概念的區(qū)別。三是積極參與到安全條例的制訂。四是定期進(jìn)行突發(fā)事故處理演習(xí)。五是不斷重復(fù)相關(guān)的安全指令，增強(qiáng)員工的安全意識(shí)。最后，邁克爾也表示，這仍然是不完善的，仍要不斷完善相關(guān)流程，妥善應(yīng)對(duì)現(xiàn)場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)。

“數(shù)字化趨勢(shì)的大規(guī)模影響”

全球最大的在線民宿預(yù)訂平臺(tái)之一AirBnB新加坡公司亞太區(qū)商務(wù)旅游部主管Kevin Hoong分享了在線平臺(tái)如何為旅客提供價(jià)格更為合適的住宿場(chǎng)所，并讓枯燥的商旅行程變得豐富多彩。成立八年以來，AirBnB目前已經(jīng)涵蓋全球65，000多個(gè)城市，商務(wù)旅客使用者達(dá)到1500萬人，為使用者總數(shù)的十分之一。Kevin Hoong表示，根據(jù)相關(guān)數(shù)據(jù)，平均每進(jìn)行6天商務(wù)活動(dòng)，人們也會(huì)進(jìn)行4天的休閑旅游。在幾年，亞太區(qū)的商務(wù)旅客數(shù)量增加了5倍，而到2020年，商務(wù)旅客將有一半為年輕人。他們不僅是簡(jiǎn)單地到某地出差，也希望有個(gè)性化的旅行體驗(yàn)。從對(duì)會(huì)展行業(yè)的影響來說，在線民宿預(yù)訂平臺(tái)的興起使得參會(huì)代表有更多多樣化的選擇，價(jià)位方面也有更多選擇空間。作為在線預(yù)訂平臺(tái)的打造者，AirBnB也通過實(shí)地考察并配備專門的安全團(tuán)隊(duì)，確保民宿的硬件品質(zhì)和服務(wù)水準(zhǔn)。另外，AirBnB以旅客的評(píng)論為重要指標(biāo)，對(duì)房東的服務(wù)品質(zhì)進(jìn)行密切跟蹤，保證優(yōu)良的線下服務(wù)體驗(yàn)。

“亞太區(qū)會(huì)展場(chǎng)館發(fā)展趨勢(shì)”

當(dāng)前，亞太地區(qū)場(chǎng)館的數(shù)量不斷上升，而場(chǎng)館本身也在不斷提升。本環(huán)節(jié)由上海新國際博覽中心（SNIEC）總經(jīng)理邁克爾擔(dān)任主持，新加坡博覽中心總裁亞蘭多、泰國曼谷會(huì)展中心董事總經(jīng)理Panittha Buri、澳大利亞悉尼國際會(huì)議中心商務(wù)發(fā)展經(jīng)理Helen Mantellato探討了場(chǎng)館當(dāng)前面臨的運(yùn)營挑戰(zhàn)與未來發(fā)展規(guī)劃。發(fā)言嘉賓表示，目前，滿足不同類型活動(dòng)主辦方對(duì)服務(wù)的需求、安全問題、設(shè)備更新、人力資源等都是場(chǎng)館面臨的重要挑戰(zhàn)。而不同城市場(chǎng)館之間的競(jìng)爭(zhēng)從更大意義上而言是城市作為目的地的競(jìng)爭(zhēng)。政府的資金支持和規(guī)劃指導(dǎo)對(duì)于場(chǎng)館在市場(chǎng)中穩(wěn)固發(fā)展尤為重要。另一方面，發(fā)言嘉賓均表示，面對(duì)同行競(jìng)爭(zhēng)不打價(jià)格戰(zhàn)，而要維持服務(wù)的高品質(zhì)。如果要進(jìn)軍展會(huì)主辦領(lǐng)域，將尋求與作為自身客戶的主辦方的差異化發(fā)展，選擇市場(chǎng)空白進(jìn)入。

“中國展覽行業(yè)的數(shù)字化應(yīng)用”

作為中國知名主辦方，上海萬耀企龍展覽有限公司總裁兼首席執(zhí)行官仲剛闡述了移動(dòng)技術(shù)在國內(nèi)展覽會(huì)的真實(shí)應(yīng)用案例。據(jù)統(tǒng)計(jì)，當(dāng)前中國有6億活躍的移動(dòng)設(shè)備用戶，其中尤以微信、微博為最。以微信為例，61%的用戶每天打開微信10次以上，使用微信看朋友圈、發(fā)消息、瀏覽公眾號(hào)、收付款等。新媒體的興起促使活動(dòng)主辦方重洗思考信息發(fā)布的地點(diǎn)、時(shí)機(jī)和方式。通過微信公眾號(hào)，萬耀企龍得以在展會(huì)前以更低的預(yù)算進(jìn)行活動(dòng)推廣，并在展會(huì)期間對(duì)現(xiàn)場(chǎng)觀眾數(shù)量進(jìn)行即時(shí)管理和注冊(cè)登記等會(huì)務(wù)管理。但另一方面，主辦方要做好對(duì)網(wǎng)絡(luò)媒體傳播的渠道。此外，目前移動(dòng)內(nèi)容的發(fā)布主要針對(duì)B2C展會(huì)，而B2B展會(huì)的專業(yè)買家邀約還是需要依靠郵件等傳統(tǒng)方式。