對癥下藥 解決Excel“違規”數據

俞木發

大家知道，Excel具備強大的數據處理能力，不過這個強大能力的前提是要在Excel中“合規”輸入數據。但在實際工作中，很多用戶會根據自己的習慣，“違規”輸入很多數據，這樣導致Excel在后期操作中無法發揮其強大的處理能力。那么，平時大家會在Excel中輸入哪些違規數據？我們該怎么進行規避并合并有效數據呢？

1. 單元格合并不規范

對于一些同類項目的輸入，很多人為了表格的美觀，經常會將一些單元格合并處理。這樣做是美觀了，但是在后期進行諸如排序、匯總的時候，卻會帶來很多不便。比如下表對其中的“產量”單元格合并，這樣在排序的時候就會提示錯誤，提示“所有合并單元格的大小需要相同”，因為Excel將合并單元格看作一個“整體”，但是這個整體卻包含其他單元格，所以導致排序出錯（圖1）。

解決方案：使用跨列居中模擬合并單元格

對于橫向單元格的合并，Excel提供“跨列居中”實現類似效果。因此要實現上述合并效果，可以先取消B1、C1的合并，接著選中B1、C1，右擊選擇“設置單元格格式→對齊”，水平對齊選擇“跨列居中”，垂直對齊選擇“居中”。這樣就可以實現合并單元格的效果，同時又不會對后續操作帶來不便。同樣，縱向單元格也建議少用合并，比如上述“季度”可以分開在單元格中輸入（圖2）。

2. 日期、貨幣單位輸入不規范

對于日期的輸入，很多朋友喜歡使用諸如“2017.5.8”之類格式；價格則喜歡畫蛇添足地輸入“元”。在Excel中，這類數據并不會被認為是日期或者數字，這樣在后續的日期計算、排序中，同樣會帶來不便。比如銷量統計就無法直接求和，因為“XX元”這類數據，Excel并不認為是數字而導致求和出錯（圖3）。

解決方案：使用“查找與替換”快速轉換

從上述輸入可以看到日期中的年、月、日是通過“.”分隔，銷量則是每個數字后都帶有“元”。因此我們可以借助查找與替換進行批量替換。以日期為例，點擊“開始→查找與選擇→替換”，查找內容為“.”，替換為“-”（即Excel中日期正確分隔符），這樣即可快速將違規日期轉換為合規輸入。銷量數據替換類似（圖4）。

3. 字符輸入不規范

在正常的情況下，英文使用半角輸入，中文使用全角輸入。但是在日常錄入操作中，總是有很多朋友將英文全角、半角、中英文標點符號混用，這樣文檔就會顯得不美觀（圖5）。

解決方案：ASC和PROPER函數

A S C函數可以快速將指定單元格全角字符轉換為半角，PROPER函數則可以將單詞首字母轉換為大寫。進入Excel編輯窗口，在A列后插入一個輔助列B，選中B2輸入函數“=ASC（A2）”，然后向下填充。繼續插入一列輔助列C，選中C2，輸入函數“=PROPER（B2）”，向下填充（圖6）。對于中英文標點符號的混用，可以復制到Word中進行快速替換。

4. 數量單位輸入不規范

為了簡便，在日常工作中，一些朋友在錄入帶單位的數據時（如桶、件等），經常將單位和數字混合輸入，由于這些帶單位的數據不是純數字的數據，后期排序、匯總同樣無法直接操作（圖7）。

解決方案：使用“分列”規范數據

可以看到，上述數據包含各種單位，現在可以使用分列將數量和單位分離出來。由于分列需要統一的分隔符，這里我們可以給單位添加“-”方式作為分隔符。點擊“開始→查找與選擇→替換”，查找內容為“部”，替換為“-部”（同樣，將其他單位也改為“-單位”）的形式。這樣每個數量格式就變為“數量-單位”的格式。選中B列數據，點擊“數據→分列”，分隔符號選擇“自定義→其他→-”，這樣即可完成數據和單位的分離，讓數據變規范（圖8）。