事業單位檔案工作存在的問題及改進措施

方磊

摘 要：隨著市場經濟的發展，我國事業單位的市場化步伐也在不斷加快，如何更好地適應市場發展需要是目前事業單位需要重點考慮的問題。為此，事業單位開始加強內部管理，保證事業單位能夠在激烈的市場競爭環境中獲得更好的發展機會。通過分析事業單位檔案工作存在的問題，提出了一些有效的改進措施，僅供參考。

關鍵詞：事業單位；檔案工作；信息化程度；管理理念

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A DOI：10.15913/j.cnki.kjycx.2017.12.062

1 事業單位檔案工作存在的問題

1.1 對檔案工作不重視

事業單位屬于特殊的單位，它的日常工作關系著國計民生，對人們生活有著非常重要的影響。事業單位的檔案工作對各種重要文件都進行了詳細的記錄，如果在檔案管理中存在失誤，就可能造成所需相關材料無法及時、有效地提供出來，從而影響了事業單位的經營，對服務對象也會造成很大的影響。但是，檔案工作的好壞對事業單位的經濟效益不產生直接影響，因此，目前事業單位的一些管理者以及工作人員對檔案工作缺乏足夠的重視，認為只要配備一個管理員，保證資料不丟失，就沒有必要加大資金投入去提升檔案工作效率。

1.2 檔案管理制度不健全

目前，大多數事業單位內部檔案管理制度不健全，很多檔案管理制度只是簡單的幾條，大多數都是從網上直接下載的，與事業單位檔案管理工作的實際情況缺乏一定的聯系，因此管理制度無法充分發揮其制度保障基礎作用，形同虛設。另外，大多數事業單位僅僅對檔案的保存工作進行了一些規范，對檔案管理的及時性、有效性，檔案的完整性與規范性都缺少具體規定，這也會影響檔案工作的順利開展，對事業單位檔案管理水平的提升造成了一定的影響。

1.3 檔案服務能力薄弱

受傳統檔案管理觀念的影響，檔案管理人員對其工作范圍不是非常了解，檔案管理員的服務能力較差，他們認為檔案管理就是把相關檔案存放入適當的位置，保證檔案的完整性與安全性即可，并不考慮其他。同時，檔案管理中還存在著看門守攤、重藏輕用現象，甚至很多檔案都是堆積多年沒人管理，檔案的價值不能得到充分的發揮。另外，事業單位的檔案管理方法相對落后，一般情況下都是采用手動的方式進行檔案查詢，這使得檔案管理工作的效率非常低，檔案管理人員很難及時、準確地找到需要查找的檔案信息。這對于事業單位提升檔案利用率，充分發揮檔案工作的職能非常不利。

1.4 檔案工作信息化程度低

隨著信息技術的發展，電子信息技術已經應用到了我國經濟生活的各個方面。事業單位在檔案工作開展的過程中如果能夠提升信息化程度，不僅可以幫助檔案管理人員提高工作效率，還可以幫助事業單位更加全面地應用檔案中的各種信息，為事業單位更好地發展奠定基礎。然而，目前我國事業單位檔案工作信息化程度非常低，檔案大多是以紙質的形式被保存，事業單位內部沒有電子檢索技術，這樣檔案查詢效率非常低。另外，缺少電子存檔，使得檔案工作無法通過網絡的形式尋找到需要的數據與資料。

2 不斷改進事業單位檔案工作的措施

2.1 提升對檔案工作的重視

為了提升內部管理水平，事業單位一定要提高對檔案工作的重視。具體可從以下3方面入手做起：①管理人員應該認真學習檔案管理方面的法律法規，清晰地認識事業單位檔案管理的重要性，保證檔案管理工作能夠符合國家的要求，讓檔案工作服務于事業單位的經營與發展。②管理人員應該積極學習檔案方面的知識，對檔案的重要性有一個清醒的認識。在事業單位內部應該積極宣傳檔案工作的重要性，提高檔案人員以及其他工作人員對檔案工作的認識，使其在日常的工作過程中更加積極地配合檔案工作的開展，保證檔案工作及時、有效地完成。③為了全面提升事業單位工作人員對檔案管理工作的重視，事業單位應該建立與檔案管理相關的績效政策，對于積極參與檔案管理工作的人員給予適當的獎勵，提升檔案管理人員工作的積極性，提升檔案工作效率與工作質量。

2.2 建立健全檔案管理工作制度

檔案管理制度對檔案工作有很好的規范作用，為進一步提升檔案管理的效率，事業單位應該建立健全檔案管理制度。一方面，要針對檔案管理中的問題制訂嚴格的制度，保證檔案管理制度能夠與事業單位的實際情況保持必要的聯系；另一方面，要保證檔案管理制度的全面性，盡量對檔案立卷、保管、查閱等方面都進行一定的規范，防止由于制度漏洞讓一些人員有機可乘，損害事業單位的檔案，降低檔案管理水平。同時，還要對檔案建立時間以及保存期限進行明確的規定，對于特殊重要的檔案，應該要求檔案人員重點關注，要求其保存期限超過10年，防止重要檔案在利用的時候由于保存不當無法很好地幫助事業單位進行有效的經營與管理。對于檔案管理工作人員，必須要求其查詢時間，不能無限期地等待管理人員查找相關的檔案。如果檔案管理人員沒有按照規定的期限找到需要的檔案，事業單位應該對管理人員予以一定的懲處，提升檔案管理人員工作的積極性。

2.3 創新管理理念與方法

要想做好檔案管理工作，就必須要緊跟時代的發展步伐，不斷創新檔案管理理念。針對目前事業單位檔案工作服務差的問題，事業單位應該樹立明確的服務意識，檔案管理人員應該明白，管理檔案的最終目的就是給需要的人員使用，檔案并不應該一直處于靜止狀態，無法充分發揮其作用。因此，事業單位在檔案管理過程中應遵循“便民、高效”的原則，創新檔案接收體制，實現檔案分類存放、信息查詢快捷的目標。

2.4 提升檔案管理的信息化水平

信息化水平高，能夠有效提升檔案管理的效率與執行力，進一步擴大檔案的管理范圍，更加有利于檔案工作職能的充分發揮。因此，事業單位應該提升當前的信息化水平。加強信息化硬件投入，購買檔案管理軟件，實現電子索引，提升檔案管理效率。同時，加大對網絡信息的收集，把更多的檔案信息通過電子形式存儲于電子介質之中，這樣既能節省空間，還能提高安全度。

3 結束語

隨著社會的進步，檔案管理工作也進入了一個全新的發展階段。事業單位要想充分發揮檔案的作用，就必須要與時俱進，利用先進的管理手段，不斷提升對檔案管理工作的效率。只有檔案管理工作得以有效開展，才能保證事業單位更有效地提升管理水平。

參考文獻

[1]牛彬楠.機關事業單位檔案工作存在的問題及改進措施[J].黑龍江檔案，2016（05）：82.

[2]王秀英.事業單位檔案工作存在的問題及對策[J].黑龍江檔案，2015（03）：103.

〔編輯：劉曉芳〕