淺議現代秘書工作中的信息管理

李傳名

摘要：這篇文章通過秘書對信息的收集的內涵、模式、途徑和信息管理的方式方法中，對現今秘書這一職業的信息管理進行辨析，具體敘述進行信息管理時應具備的素質，對秘書在公司企業、政府機關所起的重要作用進行論述。啟示從事秘書行業的人員要努力提高信息管理能力，尋找信息管理的高效方式方法。希望這一文章能對將要從事秘書的人提供一些經驗。讓他們從中得到適合自己的方式方法。

關鍵詞：信息管理；決策

掌控前沿信息技術已經成為每個行業決策首要任務。在決定時，如果信息很少，決定就沒有了根據，這個就會增加錯誤率。這就要求從事秘書的人員要承擔這一職業所要履行的社會責任。在領導者決策時，秘書人員起輔助作用。使領導者的決策有效，從而協調各個關系。這就要求秘書要對各類社會信息進行加工整理。信息量多少、質量高低，直接影響到決策效果。

一、信息管理內容

公司企業和政府機關是信息來源的內部途徑，所以它們的對信息工作的要求就有更高的要求。但是它們也有相同的地方，秘書信息工作主要有這些過程：處境信息（法律，政策，經濟法）、決定信息、個體信息（一個人的基本信息，比如：出生，年齡、愛好，身高、性格等等）、企業信息（主要是企業內部，比如：上級領導的通知，下級員工的反饋、企業與企業之間的合作）社會各種信息（群眾意見、媒體信息傳播、政府機關的決議等等）、比較信息（國內各個地區、國外各個國家的相同事情可以同樣相比較）、相關信息（關于本公司業務的所有聯系信息）、長遠信息（長遠信息讓一個公司可以更好的規劃以后長遠的發展，啟示公司發展要有長遠的發展眼光）。這就要求秘書在收集這些信息時要慎重仔細，自己總結反饋，尋找一個信息收集的好手段。

二、信息收集模式

信息的模式是多種多樣的，秘書在進行信息收集時，要注意信息的媒介主要：文字、聲像、記憶這三種形式。

（一）文字模式信息。以書面形式為主，其中有數字、文字、表格、圖形等四種模式展現的信息材料等。

（二）聲像模式信息。以圖像和聲像為主，其中有錄像帶、圖片、 照片、影片所展現的信息材料。

（三）記憶模式信息。就是存儲于人們頭腦中 ，但不是聲像或者文字所展現的信息材料，這種可以被叫做“零次情報”。

總而言之，隨著科學技術的快速發展，其中以數據可視化的發展最為迅速，這就對秘書對信息收集的掌握有了更高的要求。

三、收集信息的途徑

秘書在進行管理信息時，首要任務就是要學會怎么收集信息。信息的收集，是信息管理的關鍵，如果沒有這一關鍵步驟那接下來信息清理、加工、傳播等一切工作就是空談。所以，怎么收集信息對信息管理有著重要意義。在進行信息的收集時，要從這個程序入手：信息產生―信息發出―信息到達―信息收到―信息存儲，有內部途徑和外部途徑兩種方式。

（一）內部信息途徑與目標。一般就是公司、企業、單位的領導者、管理者、實踐者所進行的上下工作信息的交流與傳播；各公司機構、企業小組、工廠車間、企業部門之間的同向信息流動與傳播。這多種多樣信息傳播途徑，肯定會組成一個信息網絡平臺和信息體系。

（二）國內信息途徑和目標。如：市、省，中央領導者的決策文案，比如：決策、規定、 指示、通知、細則等。

（三）國外信息途徑與對象。如：國外書刊、報紙、影片等；國外的公司企業、咨詢組織、等等；國外代理單位和有關系的公司；駐外大使館、駐外服務處、新聞社、學術報告研究組織，國外領導人的訪問、國外游客的旅游等。

四、管理信息的標準與方法

信息的傳播過程：通過“信息源”發出信號，信息的實質：通過一定的媒介（比如：文字、記憶、電波，聲音、圖像）由“信息道”傳送到“信息宿”（信息接收處）。這時的秘書就是信息接收者，又是信息的散播者，信息工作的過程：采集、清理、加工、使用、散布、儲存等。 信息資源生成過程：出現―記載―采集―辨析―儲存處目的：變成我們能用的信息資料。我們在運用信息資料時，要著重把握信息資料的特點：傳送、檢查，挑選、收集、反饋。這些的把握就是要發揮信息的更好價值，從而更好的管理信息

五、努力學習，增強信息管理才能

秘書對信息進行是為了讓領導者決策時更準確、有效。這關乎一個公司的長遠發展。所以，這是人信息收集中起著主導作用甚至影響公司的發展。在現代信息化高速發展中，人已經成為其主導的因素。發揮員工的主角作用。秘書對信息的管理就是服務于領導者的一系列決策，這就要求秘書在收集信息時要及時、有效、準確。及時，對一個公司領導者決策很重要，比如，當決定對另一個公司進行兼并，這就要求秘書對兼并的公司現況信息進行收集，這就有利于作出對其兼并。所以從中可以看出信息的準確，有效肯定也更重要。秘書在收集信息時要注意這三個方面，從而為領導者的決策服務。

六、結語

如果想要成功的成為一名優秀的秘書，就要掌握辯證推理的方法，這樣就可以在極少的音訊中提煉出準確、有效的信息。從事秘書這個職業，她們對信息的處理、加工的能力和她們的工作效率緊密聯系著。秘書在收集和利用信息時能做到廣泛、準時、正確，并此為根據作出相應的總結或咨詢，這樣的信息就會有很高的社會價值。秘書的信息管理工作蘊含著獨特的藝術，而且社會價值很高，秘書要嫻熟的掌握信息管理方式，這有利于整理，加工各種社會信息。所以，從事現代秘書這一職業時，就要擁有很好的信息管理才能。

參考文獻：

[1]董鵬，李光勤，紀文翰，等.芻議現代秘書工作中的信息管理[J].口腔護理用品工業，2013，23（3）：43-50.

[2]楊鴻飛.淺談現代企業秘書的信息收集工作[J].辦公室業務，2014（18）：44-44.