建立照片檔案的體會和做法

文/薛 芳

建立照片檔案的體會和做法

文/薛 芳

從目前照片資料保管的現狀看，多是散存在攝影者和私人手里，有的據為己有，有的調動工作不做移交，既沒有系統整理，又缺乏科學保管。不僅丟失嚴重，幸存的照片也變黃褪色，底片粘連變質。種種情況表明，建立照片檔案非常必要，而且必須引起足夠的重視

照片檔案是檔案的一個重要組成部分。收集和整理好照片檔案，是對文書檔案的補充和發展。1958年我站建立機關檔案室，僅藏照片400余張，這些照片檔案既未歸檔，也沒有整理，根本無法利用。2014年，我們根據上級業務部門要求，狠抓了照片檔案的征集和歸檔工作。截止2015年，征集照片3500余張，經過認真精選整理，現已立卷歸檔的共46集、7大類，照片2175張，其中彩照367張、黑白照片224張。我們將分類整理的照片檔案，裝訂成冊，進行保管。經過這次整理照片檔案的實踐，我有幾點體會：

一、認識建立照片檔案的重要性和迫切性

照片是一種形象性的表現藝術，它是人類活動形象的記載，能再現歷史的真實紀錄。隨著科學的發展和攝影技術的不斷進步，通過照片，既可記錄宏觀世界的運動，又可反映微觀世界的變化，和其它類型檔案相比，它具有直觀性、形象性的獨特優點，是其它檔案所無法替代的。同時，照片檔案與其它各類檔案往往是有一定聯系的，是相互依存、相互印證、相互補充的，二者共同記錄客觀事物、反映歷史事件。但是，從目前照片資料保管的現狀看，多是散存在攝影者和私人手里，有的據為己有，有的調動工作不做移交，既沒有系統整理，又缺乏科學保管，不僅丟失嚴重，幸存的照片也變黃褪色，底片粘連變質。種種情況表明，建立照片檔案非常必要，而且必須引起足夠的重視。

二、做好照片檔案的收集與征集工作

（一）明確收集的內容、范圍。結合我單位實際情況，我們著手收集省、市上級等有關部門及在外地、本地工作的老同志家中保存的具有研究價值的歷史和現實的照片。

收集的內容和范圍有：

1、主要包括中央、省、市同志領導來我單位視察工作等活動照片，我站歷年獲得國家、省、市表彰獎勵的先進集體、先進個人照片及歷任站長、副站長照片。

2、我單位召開的各種有影響的會議照片，如陜、甘、寧、蒙四省（區）環境監測協作會議，我站召開的先進支部、政治工作會議、經驗交流會議等照片。

3、反映我單位兩個文明和經濟建設、科學技術等各項事業發展狀況的照片。

4、我單位與兄弟單位和有關部門在經濟、文化等方面的交流及重要外事活動的照片。

5、我單位各個部門主要職能活動的照片。

6、收集本地區地理概貌、城市建設、名勝古跡、自然風光、民間風俗和著名人物的照片。

7、其他具有保存價值的照片。

（二）采取多種形式、多種渠道收集。

1、廣泛收集。照片檔案的收集工作，不僅要做好內部有關照片檔案的收集，而且要做好對外收集工作。這是因為某些照片涉及面很廣。因此，我們召開了有關會議，向各單位發了通知，宣傳收集照片建檔的重要意義，并提出任務，明確要求，對照片檔案實行集中統一管理。由于我們深入宣傳并廣泛發動群眾，收到了顯著效果。僅2012至2014年，干部職工自己交來和我們上門收集的照片達1000余張。

2、重點收集。通過調查了解，我們掌握了照片存量較多的榆林日報、榆林市環保局、榆林市農業局等單位。我們采取“逐個登門，專題研究”的辦法，進行重點收集。

3、向私人征集。為了征集到有參考價值的照片，除了到重點單位收集外，我們還通過各種形式，向私人征集。過去，我站領導人重要活動照片，有不少保留在個人手中。我們借各種機會，向他們宣傳建立照片檔案的重要意義，得到了他們的積極支持。

4、跟蹤拍照。為了積累照片檔案，凡中央、省、市環保環境監測的一些重要活動、重要會議，派人前去拍照，大大豐富了機關檔案室的各類照片檔案。

5、有償征集。向機關單位征集照片、底片，只要講清道理，他們是樂意把照片資料集中到檔案館保存的。但對少數自費拍攝的照片，或私人保存的珍貴照片，采取適當補償或借用翻拍的辦法進行征集。幾年來，我們采取這種辦法先后向私人征集回各種珍貴照片200張。

三、分門別類進行整理和歸檔

照片具有直觀性和形象性，但其數量有限，每張照片無法反映事物的全部內容。必須依靠文字加以說明，才能便于保管和檢索利用。經過幾年的實踐，我們本著“實事求是，尊重歷史，區分年代，分類保管”的原則，進行整理歸檔。

具體整理方法分以下幾步：

1、將收集到的照片，認真檢查，剔除重復，選留精品，按一件事、一次會議、一次政治運動，一個專題等，進行分類。要照顧其有機聯系，保持完整性。

2、在分類查重的基礎上，確定照片形成的時間、內容、地點、重要程度（歷史研究價值和現實利用價值）和保管期限。

3、對每組照片，按其自然形成規律順序進行排列，擬標題和文字說明。標題要簡單明確，文字說明要力求準確，突出中心，通俗易懂，方便利用。文字說明擬好后，全部按順序號打印，一式兩份，一份與照片同粘在一起，一份裝訂成冊，作為查閱索引。

4、粘貼照片。我們將整理好的照片，一律粘貼在統一購買回來的像冊上。照片之間要適當留出文字說明的空隙。照片按自然順序規律排列粘貼好后，再將打印好的文字說明逐個貼在照片下方。

5、將裝訂成冊的照片檔案，隨其內容、分類進行排列，統一編號、編目、分類保管。通過上述整理辦法，達到了分類清楚，保管安全，查閱方便。

建立照片檔案，是一個逐步實踐，不斷完善提高的過程。在新的歷史時期，隨著科學技術的發展和經濟建設的需要，建立照片檔案工作，對于發展我們的檔案工作將是十分有益的，因此，必須要抓好做好，為本單位留存豐富的影像記憶。

（作者單位：榆林市環境監測總站）