大數據環境中企業文書檔案的信息化管理及利用分析

馮娟

摘 要：隨著信息技術的迅猛發展，為我國的企業經營帶來了強有力的推動作用，同時也為企業的革新與發展帶來了新的挑戰機遇。基于大數據基礎下的企業文書管理工作，對于提升企業在市場競爭的位置具有不容忽視的作用。運用信息技術進行企業檔案信息管理，可以有效的保證企業檔案信息的利用率、完整性，為企業今后的可持續戰略發展提供有力的保障。本文針對現階段企業文書檔案信息化管理水平進行分析，以期為企業的文書檔案管理工作提供更多的借鑒。

關鍵詞：大數據環境；企業文書檔案管理；信息化管理及利用

企業文書檔案是記錄企業日常經營管理活動的重要憑證，文書檔案管理的完整高效是保證企業在激烈的市場中站穩腳步的重要保證，可以為企業日后的發展戰略提供詳細的資料參考。文書信息化管理工作在現階段的大環境中已經逐漸普及。以大數據文基礎的文書檔案管理具有顯著的存儲空間大、檢索靈活、存儲周期長的優勢，是企業需要不斷調整前進的一個方向。

一、大數據環境與企業文書檔案管理

（一）大數據概述。大數據是基于人類高頻的網絡行為衍生出來的一種用來記錄與存儲數據的重要手段。人們的網絡行為越頻繁，大數據的記載容量就越大，便逐漸發展成數據豐富、結構復雜的一種數據類型[1]。在信息呈爆炸態勢發展的今天，哪家企業掌握了信息的主動權，就意味著哪家企業掌握了行業致勝權。并且，現如今人們越來越重視對數字資產的保護工作，大數據的掌握不僅僅是占有數量龐大的資源，同時還用在此基礎之上進行加工整理，才能充分發揮大數據的利用價值，幫助企業實現進一步的發展提升。

（二）企業文書檔案及其信息化管理概述。企業文書檔案涵蓋文字、圖案、視頻、代碼等多種形式的內容，是詳細記錄企業經營發展動態特征的重要保障。信息化的企業文書檔案管理工作可以實時的將企業的相關信息傳輸進網絡媒介當中，并通過網絡技術進行分類處理，方便用戶突破時間與地域的局限查詢指定文件[2]。并且，通過網絡技術將信息轉化為電子模式，大大延長了文書檔案的存儲時間，并且可以實時的進行傳輸與修改，提高了企業文書檔案的利用率，為企業在經濟的市場競爭中提供了高速制定挑戰部署的重要手段。

二、大數據環境中企業文書檔案管理的具體內容

（一）企業文書檔案數字化管理。企業文書檔案傳統的記載方式為紙質，通過紙質文件進行信息的記錄、歸整與存檔工作。但是由于企業一般都具有復雜的經濟結構，所以會產生種類眾多、數量冗雜的各類資料，通過紙質資料進行文書檔案存儲工作，一方面增加了工作人員的勞動強度，一方面由于任務繁重，在文檔資料得記錄歸整工作中，極易發生錯誤與疏漏，不能保證資料的客觀完整。并且，紙質資料不方便調取，在查閱過程中，會耗費較多的人力物力。相比之下，信息化的檔案文書管理技術通過智能化操作，將文書資料已電子的形式存在海量的儲存空間中，方便資料的實時傳輸，當有錯誤發生時，可以及時的進行調取并做出修改。以數據信息的形式存儲文書檔案，是企業文書檔案管路中的重要內容。

（二）企業文書網路化管理。企業的文書檔案通過電子形式進行記載，還需要計算機網絡技術的輔助實現資料的實時存儲。通過網絡技術的介入，可以將不同層次、不同類型、不同地域、不同范圍內的數據進行統籌分析。當用戶查閱經過網路技術分類處理過的數據時，可以高效的檢索目標文件。經過網絡技術分類處理過的文書檔案也具有資源高度共享、信息查詢便捷化的特征。網絡對于文書檔案的意義在于可以實現網絡借閱、網絡隔離、網絡檢索、網絡復制、網絡分類等多種功能。

（三）大數據環境中企業文書檔案的信息化利用。企業文書檔案的保管意義在于為用戶提供有效的利用價值。企業文化檔案管理設計公司的科研成果、人事管理、財務管理等多種內容，具有非常珍貴的價值。所以，在文書檔案的管理工作中，需要結合用戶的具體需求豐富文書檔案的資源與服務形態。并通過電子郵件等現代化的信息查詢方式，為用戶提供便捷的檢索渠道。并利用各個地區的網絡為用戶提供資料下載機會，并對下載過資料的用戶進行服務追蹤，在全國范圍內對企業文書進行推廣。

（四）企業文書檔案安全化管理。保障企業文書檔案的管理安全是信息時代下檔案管理工作的重要任務之一。基于數據大環境下的網絡環境較為復雜，會有不法分子利用企業網絡建設漏洞盜取企業針對的信息。所以，為了安全維護文書檔案管理工作的安全性，在實際的管理工作中，需要不斷對文書檔案管理工作進行改革，不斷對系統進行升級維護，保證企業文書檔案的安全性。為了有效規避網絡風險，工作人員在操作過程中需要養成良好的操作習慣，為計算機系統建立防火墻，強化保護措施，同時。配備專業的殺毒軟件，保證在發現病毒苗條時，及時進行扼殺。

三、結語

隨著科學技術的發展與普及，信息化的文書檔案管理工作成為企業保持不敗之地的重要保證，是社會以及企業發展過程中必然去向的一種技術手段。信息化的文書檔案管理，相較于傳統的紙質文件，更加便于存儲，并且由于可以進行批量智能化的處理，大大提高的文書檔案存儲的效率以及正確性，同時經過網路技術的分類處理，可以為用戶提供更加高效，便捷與人性化的資料查詢服務，同時，信息化文書檔案存儲有著巨大的儲存空間，便于用戶檢索各類的文檔信息，同時也提高的了企業的經營效益。

參考文獻：

[1]庫俊平.大數據環境中企業文書檔案的信息化管理及利用[J].創新科技，2013，09：50-51.

[2]鐘麗晶.大數據環境中企業文書檔案的信息化管理及利用[J].城建檔案，2016，05：22-23.