淺談干部人事檔案管理數(shù)字化信息系統(tǒng)建設

王結虎

摘 要：干部人事檔案信息管理，在事業(yè)單位中的合理利用和調度中變的特別重要。本文通過闡述了干部人事檔案管理工作的相關內容、分析及研究現(xiàn)狀，提出了研究目的和意義。

關鍵詞：人事檔案管理；數(shù)字化；信息系統(tǒng)

一、干部人事檔案管理數(shù)字化信息系統(tǒng)建設的現(xiàn)狀

（一）干部人事檔案管理軟件的開發(fā)滯后，通用性差。由于干部人事檔案管理側重于通用性信息的使用和管理，對干部人事檔案的查閱使用相對薄弱，加之各級、各地、各部門對檔案的需求各異。干部人事檔案管理軟件的開發(fā)處于無政府狀態(tài)，各自開發(fā)的軟件不能互通，造成規(guī)范、通用管理軟件開發(fā)落后，制約了數(shù)字化進程。

（二）干部人事檔案管理的標準化、規(guī)范化程度低。干部人事檔案管理數(shù)字化信息系統(tǒng)建設的前提是基礎工作的規(guī)范化和標準化。但由于歷史原因，干部人事檔案業(yè)務基礎較差，案卷質量不高，干部人事檔案管理尚無統(tǒng)一標準，僅著眼于某一地區(qū)、部門或某系統(tǒng)，全面實施困難較大，制約了數(shù)字化建設。

（三）干部人事檔案管理的方式相對落后。干部人事檔案管理的技術標準、工作程序標準尚未從數(shù)字化技術特點和發(fā)展進行考慮，越來越多的“文件資料”是硬盤和光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關規(guī)定已不能完全適應干部人事檔案數(shù)字化的要求。

二、干部人事檔案管理數(shù)字化信息系統(tǒng)建設的必要性

（一）干部人事檔案管理數(shù)字化是國家信息化和現(xiàn)代組織人事工作的必然要求。隨著現(xiàn)代信息技術、網(wǎng)絡技術和計算機技術的迅猛發(fā)展，成熟有效的數(shù)字化技術已經惠及到經濟社會的各行各業(yè)。加快數(shù)字化建設已成為我國現(xiàn)代化建設的國家戰(zhàn)略，新型的組織人事工作需要數(shù)字化技術的支撐，用新型的數(shù)字化手段做好新時期的組織人事工作，更好地為經濟建設服務既是新時期組織人事工作的客觀需要，也是國家信息化工作的必然要求。

（二）干部人事檔案管理數(shù)字化是干部信息規(guī)范化的客觀需要。機關、企事業(yè)單位在日常的干部人事管理工作中，手工形成了大量的干部人事信息，事實上造成了各地區(qū)、各部門對干部人事信息的分散、分隔，信息形式不規(guī)范，信息形成的流程不科學，信息內容不全面，不能滿足單位、部門對人員個體微觀管理和對人員群體宏觀管理的需要。

（三）干部人事檔案管理數(shù)字化是積極推廣和使用現(xiàn)代化辦公手段的需要。隨著科技的進步，現(xiàn)代的辦公設備已成為每個組織人事干部的必備用品，充分利用現(xiàn)有設備資源，提高應用水平和工作效率，運用先進的辦公手段，實現(xiàn)信息資源共享，必須建立一套現(xiàn)代化的數(shù)字化信息管理網(wǎng)絡系統(tǒng)。

三、干部人事檔案管理數(shù)字化信息系統(tǒng)建設的目標

（一）最全面地全方位提供干部人事信息。干部人事檔案數(shù)字化建設完成后，相關領導和部門可以快速準確地獲取每位干部的簡歷、素質、特長以及德能勤績廉等方面的綜合信息，可以隨時查詢諸如日常工作、學習、生活等方面的聲音和影像資料，實現(xiàn)干部情況從靜態(tài)反映向動態(tài)反映的飛躍。

（二）最大限度地提高勞動效率與工作質量。通過數(shù)字化網(wǎng)絡可以使信息共享，減少重復勞動，還可以根據(jù)干部管理工作需要，隨時錄入每位干部的最新信息，實現(xiàn)干部管理信息的實時化。

（三）最大程度地提高知人識人用人的準確性。通過數(shù)字化信息系統(tǒng)各級領導可以直觀地看到被任免干部的自然情況、現(xiàn)實表現(xiàn)、個體形象、氣質、口頭表達能力等，提高干部任免的科學性和準確性。

四、干部檔案管理數(shù)字化信息系統(tǒng)建設應注意的問題

（一）要采用規(guī)范、統(tǒng)一的應用軟件。最好選用中央組織部推行的、建立在《信息結構體系》基礎上的系統(tǒng)軟件，避免造成數(shù)據(jù)結構混亂和上下級數(shù)據(jù)無法溝通與共享。制定文本、照片、聲像等資料的采集標準，統(tǒng)一文件格式，減少不必要的轉換，對系統(tǒng)所涉及到的其他應用項目也應制定相關的標準，以確保信息共享和上下互通。

（二）要用領先技術構建數(shù)字化信息系統(tǒng)。建立數(shù)字化信息系統(tǒng)會使用到數(shù)據(jù)庫技術、多媒體技術、網(wǎng)絡技術等現(xiàn)代信息技術，在建立干部信息數(shù)據(jù)庫時，最好采用先進的分布式多媒體數(shù)據(jù)庫，不要采用簡單的文件存放方式，克服圖像和視頻因數(shù)據(jù)容量大引起的調用速度慢等問題，以滿足在信息數(shù)據(jù)大量增加情況下的信息調用、管理、更新和存儲需要。要注重數(shù)據(jù)源采集和后期制作的質量控制，采用高清晰度掃描儀、數(shù)字杜比和DVD技術錄入照片、音頻和視頻，確保信息資源的質量。數(shù)字化信息系統(tǒng)建設還要預先考慮利用Internet與上級組織人事部門的連接，滿足各類應用軟件實時升級的技術要求。

（三）要重視數(shù)字化信息系統(tǒng)建設的計劃與完善。要根據(jù)信息系統(tǒng)建設的迫切程度、資金多少、網(wǎng)絡規(guī)模排定工作計劃和建設目標。一是擬定數(shù)字化信息系統(tǒng)的基本框架，選定或開發(fā)系統(tǒng)應用軟件。二是進行各種資料數(shù)據(jù)的采集與錄入，建立規(guī)范化、制度化的信息報送、錄入規(guī)范，豐富信息資源庫內容。三是在試運行的基礎上進行完善、改進和提高，收集整理運行中出現(xiàn)的問題，召開專家研討會，集思廣益提出改進方案，提高信息系統(tǒng)使用水平。四是加大資金投入，在條件成熟的基礎上推廣成功經驗，擴大系統(tǒng)覆蓋面。

（四）要突出多部門、多方位聯(lián)動，加強上下級和相關部門的協(xié)調。干部檔案信息外圍涉及到上級主管部門、眾多基層單位、橫向條線部門，內部涉及到干部管理的多個職能部門，信息內容也包括班子建設、干部管理、干部任免、干部檔案、干部教育、黨員統(tǒng)計等方方面面。因此，數(shù)字化信息系統(tǒng)建設必須突出多部門協(xié)作、多方位聯(lián)動，制定科學合理的信息采集、維護和使用規(guī)定，明確界定各級、各部門的責任區(qū)分、權限和義務，形成科學、有序、規(guī)范、統(tǒng)一的運行協(xié)調機制，加強統(tǒng)一的強化培訓，達到提高信息使用者的實際操作能力。