淺析行政事業單位經濟合同管理

朱澎濤

【摘 要】本文對行政事業單位經濟合同管理存在的弊端進行了分析，依次為依據研究了行政事業單位加強經濟合同管理的方法和對策。

【關鍵詞】行政事業單位；經濟合同管理

一、行政事業單位經濟合同管理問題分析

1.歸口管理缺失

首先，沒有專門的經濟合同管理部門。經濟合同具有專業性強、內容繁雜、牽涉范圍廣的特征，行政事業單位的合同管理通常是分散管理模式，財務部門、業務部門、采購部門和管理部門各自為政、分頭管理，沒有一個統一的部門組織評審專家、建立談判小組等重大適宜進行協調和溝通，整體管理水平一直處在低水平層面上。

其次，沒有對合同檔案進行歸口管理。有的單位合同檔案分別散落在各個工作科室，沒有對其進行歸口管理，導致單位領導難以第一時間內把握合同的簽訂情況和履行狀況；有的單位受到自身檔案管理水平低下的限制，合同檔案保管不當，遺漏、丟棄合同資料的狀況時有出現。合同檔案中應當包含合同前期調研資料、合同文本、合同標的招投標、合同審批流轉手續等內容，應該是整個經濟活動詳細情況的記載，監督合同簽訂和跟蹤合同執行都需要完善的檔案資料作為基礎。

2.合同事前審查力度不足

第一，對采購需求的審查不到位。采購人員首先需要對采購需求進行詳細地分析和論證，如果采購材料涉及到較強的專業性，還有必要申請專家的幫助。有的行政事業單位采購隨意性較大，事項認定粗放，對如何提交采購申請、如何論證采購需求、如何審查采購合理性都沒有明確的規定，相關的責任認定環節也常年缺失，源頭管理和后續監督都極其乏力，合同的管理和執行效力自然難以提升。

第二，前期審查環節缺失。一些行政事業單位在制定采購計劃的時候沒有進行足夠的市場調研，對合同簽訂對方的主體資格和資質認識不清。如果合同簽訂之前，對對方的誠信程度、資質情況和履約能力等基本信息都調查不到位，那么合同簽訂和履行遭受風險的幾率大大增加，增大了單位承擔損失的可能性。

3.合同書面簽訂有失規范性和完整性

首先，合同條款松散。一些單位簽訂的合同存在著條款有漏洞、事項約定不清的現象，甚至有些補充條款或附加項都未能以書面形式體現。有的單位在付款的時候才發現合同約定的分期付款金額和合同總金額之間有出入；有的單位則發現對方支付合同金額嚴重拖欠、提供票據積極性不足等問題。

其次，合同雙方簽名和合同簽訂時間出現問題。有的單位簽訂合同時會將簽名和日期填寫在錯誤的位置，導致原本應該填寫簽名和日期的地方出現空白，容易給合同執行帶來不必要的誤解，在合同對方發生違約的時候也給維權帶來不利的影響和不必要的麻煩。

二、完善行政事業單位經濟合同管理的對策

1.完善管理機制，建立清晰的權責關系

首先，要建立合同歸口管理部門。事業單位應該完善管理體制和制度，單位領導應該承擔起建立合同歸口管理部門的職責，積極地進行部門建立和資源分配，對合同檔案保管和重大經濟合同談判制定規范的管理制度，明確合同簽訂專用章的使用，將合同的歸口管理落在實處。

其次，要建立有效的溝通渠道，明確各部門的溝通職責。單位要清晰地劃分財務部門、業務部門和合同歸口管理部門的職責，并在各個部門之間建立起良好的溝通渠道，在合同簽訂的過程中實時溝通、定期了解。

再次，要完善并落實管理制度。在結合現行法律法規的基礎上，事業單位可以針對合同管理各個層面進行職責劃分，確定各部門簽訂經濟合同的范圍和條件，明確合同審批流程和權限，并對經濟活動的關鍵環節設置詳盡的流程以供遵循，在明確要求的基礎上堅實地落實各項制度。

最后，要注重合同檔案管理。檔案管理部門應當定期地進行資料整理和更新，根據合同談判和簽訂的進程來收集、整理和保存檔案資料，各部門還應該在自身職責范圍內建立合同臺賬。

2.進行事前調研、做好源頭管理工作

第一，對采購需求進行審查。在實施采購活動之前，單位首先應當對采購需求進行調查，論證采購目標的合理性，如果合同涉及到較高的專業技術和復雜的法律關系，還要組織技術專家、財務人員和法律專家參與到合同的簽訂過程之中來，力求使得采購需求合理合規，避免資源的浪費和重復的購買。對于不同金額和不同重要程度的采購合同，要采取不同級別的立項審批流程。

第二，加強合同訂購的前期審查。雖然行政事業單位的采購大多屬于政府采購，但是在簽訂合同前仍應對對方當事人的資信狀況、履約能力、資質情況、是否具備完全民事行為能力等進行詳盡的調查，論證其是否能按時履行合同、合同履行質量高低以及產品質量保證程度，將合同風險降到最低。

3.注重合同審查，強化監督程序

首先，要注重對合同的審查。合同的簽訂應該嚴格按照程序進行審批，在簽訂合同前對合同文本、合同約定事項進行嚴格地檢查，避免出現漏洞，留下風險隱患。

其次，強化合同執行監督。應根據不同的合同類型制定相應的評價標準，對合同進度、完成情況、預期效果等按期進行評估，強化對合同履行情況的管理與控制，及時發現在合同履行過程中出現的問題并予以糾正。

總之，市場經濟環境下，行政事業單位將面臨著越來越多的簽訂經濟合同的機會，傳統的合同管理模式已經不再適應新時期的要求。事業單位需要出臺針對性的管理措施和方法，完善合同管理，規避合同風險，為經濟合同的有效簽訂和執行奠定良好的基礎。

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