警惕員工虛假報銷

閻付克

某公司隸屬某全球性集團，公司總部設在上海，并在北京、天津、廣州、西安、重慶等地設有分公司。2011年6月，集團審計部門對集團內部相關部門的員工進行例行審計，隨機抽取了800份報銷申請進行審計，審查期從2010年7月至2011年6月，其中在上海工作的李先生、西安工作的李女士、重慶工作的劉先生、廣州工作的翟先生都在被審計人員之列。

在審計過程中發現，涉及北京、上海、天津、廣州、西安、重慶80多名雇員的200多份報銷申請向公司提交了共計300多張虛假發票，涉及金額80多萬元。隨后，集團特別調查部門根據審計結果進行了進一步的約談調查，該公司紀律委員會對涉案員工所有報銷申請又進行了進一步的審計核實。2011年12月，公司決定對包含李先生等四人在內的30多名員工予以辭退，隨后李先生等四人分別在上海、西安、重慶、廣州四地申請勞動爭議仲裁。

Case 1

李先生向上海市勞動仲裁委申請仲裁稱，2011年12月23日，公司認為其使用虛假名目報銷，給予其解除勞動合同的處分，并于當日出具勞動合同解除決定書。李先生稱，其報銷的消費費用均屬實，分開報銷是按照原銷售總監的要求操作，不存在使用虛假名目報銷行為，也沒有給某公司造成任何經濟損失，并且其報銷行為經過上級領導審批同意，其行為不屬于嚴重違紀行為，該公司系違法與其解除勞動合同。

勞動仲裁委經審理認為，該公司《員工手冊》規定，當多名員工一起就餐時，由級別最高者或接訪方職位最高者負責費用報銷，且公司明確要求不允許分開報銷，但李先生與童某、孫某分開報銷2011年1月部門晚餐費用，李先生未提供證據證明銷售總監同意其分開報銷；孫某、童某虛構名義進行報銷，但李先生仍批準其二人的報銷申請，其行為違反了某公司《員工手冊》中的相關規定，公司給予李先生紀律處分并解除勞動合同并無不妥。故對李先生主張的請求不予支持。

Case 2

李女士向陜西省勞動爭議仲裁委申請仲裁稱，2011年12月23日公司以其偽造發票為由單方解除勞動合同。該公司在無偽造發票證據的情況下，惡意解除勞動合同，應當支付賠償金。

勞動爭議仲裁委經審理認為，李女士違反了該公司的報銷制度，在報銷過程中存在提供虛假名目報銷的欺詐行為，該公司根據《員工手冊》之規定作出解除勞動合同的決定并無不妥，故李女士請求支付解除勞動合同賠償金無事實及法律依據，予以駁回。

Case 3

劉先生向重慶北部新區勞動爭議仲裁委申請仲裁稱，2011年12月23日公司突然告知對其作出辭退決定，且未支付任何經濟補償，公司違法解除雙方勞動合同的行為嚴重侵犯了其合法權益，故要求該公司支付解除勞動合同的賠償金。

勞動爭議仲裁委經審理認為，劉先生未按照單位規定刷卡消費，且不據實向有關領導說明消費場所不能刷卡的特殊情況，而采取另行虛設一項報銷名目，以達到一次招待兩次報銷的目的。劉先生客觀上使用虛假名目報銷，主觀上存在欺騙所在公司的意圖。但因部分消費場所可能存在不能刷卡消費的情況，該公司關于“500元以上必須刷卡消費”的規定在客觀上實際無法完全得到執行。該公司并無證據證明劉先生存在惡意不刷卡消費的行為，且劉先生報銷所涉及的費用確系因公司業務需要支出，單位并未承受經濟損失。雖劉先生為報銷費用虛設另一名目確屬欺騙行為，應當予以紀律處分，但其事出有因，金額不大，情節較輕，該公司解除勞動合同的決定于情理不符，顯屬不當。故，劉先生請求該公司支付違法解除勞動合同賠償金，予以支持。

Case 4

翟先生向廣州市天河區勞動爭議仲裁委申請仲裁稱，2011年12月23日，其突然收到公司作出的《勞動合同終止/解除決定書》，公司單方解除與其的勞動合同，沒有支付賠償金也不向其解釋辭退理由，該公司的行為違反了法律的相關規定，應當支付違法解除勞動合同賠償金。

勞動爭議仲裁委員會經審理認為，該公司雖提交了《紀律處分報告》擬證明其就解除翟先生勞動合同經過工會討論，但該報告是以翟先生提交偽造的費用票據報銷為由解除勞動合同，而該公司并非以翟先生提交偽造的費用票據報銷為由解除雙方勞動合同。公司也未提交證據證明其以翟先生使用虛假名目報銷為由解除勞動合同已經過工會討論，故其解除勞動合同的程序不合法；翟先生雖然存在將一次消費分多次報銷的行為，但其主張報銷所涉及的費用均是因公司業務需要而實際支出的費用，且所涉及的金額不大。公司亦未提供證據證明翟先生上述費用并非因公司業務需要而支出，故翟先生的報銷行為尚未達到嚴重違紀的程度。該公司解除與翟先生的勞動合同屬于違法解除，應支付違法解除勞動合同賠償金。

各地裁判口徑不一

以上勞動爭議案件是該集團進行例行財務審計時，發現員工報銷行為存在嚴重違反單位的規章制度問題并據此予以解除勞動合同而引起的，這類爭議的理解和司法上的裁量口徑在各地明顯不一。

員工在履行勞動合同，在工作過程當中發生的合理費用理應由用人單位承擔，發票報銷是一種財務支出負擔由員工轉嫁給公司的慣用方式。但凡公司存續，都將涉及發票報銷的事務，相當一部分企業對發票報銷并不作亦無從作實質審查，甚至對違規報銷的欺騙行為采取放任的態度。

然而，虛假發票報銷問題一旦形成企業管理的痼疾，對企業的正常經營很可能造成致命的打擊。因為員工惡意以虛假發票或虛構名目報銷獲得不正當利益的行為嚴重侵害了用人單位財產所有權，并破壞財務管理制度，長此下去，無論對企業的管理，還是成本，都將是一種沉重的負擔。該公司即是為了嚴肅處理此類事件，專門組成審計部門與紀律委員會對公司報銷狀況進行核查，發現問題并予以處理。

從以上四個案例可知，四人在發票報銷上的問題基本雷同，但裁量的口徑卻形成涇渭分明的兩派。

一種口徑認為，員工應嚴格遵守用人單位關于費用報銷的有關規定，如有違反，應當視為嚴重違反規章制度的行為，且員工如提供虛假名目報銷時，應由員工舉證其報銷費用真實存在，否則推定其有欺詐的故意，如李女士的案件中，因李女士在報銷過程中存在提供虛假名目報銷行為且未能提供不存在欺詐的證據，因此被認定為存在欺詐的故意，故嚴重違反規章制度。

另一種口徑認為，應審查員工虛假報銷的情節分別對待，對于既虛設名目，又報銷假賬，侵占單位財務的，性質較為惡劣，可以據此解雇；對于僅虛設報銷名目，但賬目屬實的，雖有過錯，但情節較輕，不應一概立即解雇。且用人單位應舉證有爭議的報銷項目并非因公司業務需要而支出。

筆者認為，用人單位應享有一定的用工自主權，只要其制定的規章制度合法有效，任何員工均應遵守，用人單位也可以據此處分員工，如發現問題仍需一事一議，考慮實際主觀惡性、情節嚴重與否等，則規章制度作為管理依據的意義將蕩然無存，更談不上用人單位的自主權。

另外，根據舉證的一般規則，誰主張誰舉證，用人單位查出員工有違規行為事實的，抗辯的事實應由員工承擔，且將證明對方沒有發生過的消極行為的舉證責任推給用人單位，明顯不符情理，上海、陜西在處理此類案件時對舉證責任的分配更顯公平。

提供虛假發票是否要擔責

在大量案例中，員工提供虛假發票的情形較多有發生。員工提供的發票不真實，是否應承擔責任，有大致兩種觀點。

一種觀點認為，員工在獲得消費場所的發票時無從了解其接收到的發票真偽，對提供虛假發票的行為無過錯，當然沒有相應的責任，大不了去消費場所更換真實有效的發票。

另一種觀點認為，員工以發票報銷獲得相應款項，屬于公司財務支出的一部分，員工應予以重視，有區分、檢驗所接受的發票是否為真偽的注意義務，一旦其向公司提交了虛假發票，即使通過公司審核，公司也有權依據相關規定以其存在不正當行為為由解除勞動合同。

筆者比較認同第二種觀點，員工進入公司，即表示與公司在工作內容、工作規則上達成了一定契約，往往以勞動合同、規章制度的形式予以體現，雙方應自覺遵守，任何一方違反相應約定，理應承受不利后果。只要用人單位的規章制度明確嚴格處理提供虛假發票的行為，用人單位就可以單方解除勞動合同。

如何舉證虛假報銷

在實務操作當中，即使有提供虛假發票或虛假名目事實的存在，如何運用公司制度及法律規定對該事件進行處理，仍是很多用人單位比較頭疼的問題。按照相應法律規定及實務操作經驗，處理存在該類行為的員工應至少做到以下幾點：

第一，有合法有效的證據證明員工提供了虛假發票或虛假名目報銷，如經員工本人簽字的，詳細到發票號、消費日期、金額的報銷申請單及問題發票等；

第二，勞動合同或規章制度有約定提供虛假發票或虛假名目報銷屬于嚴重違反公司規章制度的行為。如在規章制度約定“員工提供虛假發票進行報銷或以虛假名目報銷的，屬于嚴重違反公司規章制度，公司可以單方解除勞動合同”；

第三，用人單位解除依據的規章制度經過民主與公示程序；

第四，解除勞動合同須履行法定程序。如通知用人單位的工會并征求其意見，書面向員工送達通知。只有在事實和程序上讓員工無從找到瑕疵，用人單位的處罰決定才算無懈可擊，否則即使審批機關相信事實，但仍會依據經審理認定的法律事實或程序瑕疵作出對用人單位不利的裁判，這是廣大用人單位在作出影響員工切身利益的決定時一定要注意的問題。 責編/寇斌