基于Office軟件的綜合辦公技巧探究

文玉成

[摘要]隨著電子計(jì)算機(jī)的發(fā)展，使Microsoft Office軟件在全世界范圍內(nèi)得到普及和應(yīng)用，Office作為世界上應(yīng)用最廣泛的軟件，對(duì)它的使用技巧探究是現(xiàn)代軟件辦公不可缺少的一部分，操作技巧能夠有效地提高辦公效率，提升使用者的舒適滿意度。Office注重了人性化和兼容穩(wěn)定性設(shè)計(jì)，本文主要講述了Office軟件的辦公使用技巧。

[關(guān)鍵詞]Office 操作技巧 日常辦公

[中圖分類號(hào)]TP316.7；TP317.1 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]2095-3089（2017）12-0045-01

Microsoft 0mce軟件的開發(fā)和應(yīng)用在日常辦公中越來越受歡迎，它具有強(qiáng)大的文字處理功能，同時(shí)隨著該軟件的不斷更新使原有的功能越來越強(qiáng)大，有利于創(chuàng)建出專業(yè)水平的文檔，實(shí)現(xiàn)了隨時(shí)隨地的網(wǎng)上辦公，并為用戶提供了方便。Microsoft Office Word 2003，是一種文字處理程序，可使文檔的創(chuàng)建、共享和閱讀變得更加容易。改進(jìn)后的審閱和標(biāo)記功能為您提供多種跟蹤更改和管理批注的方式。Word 2003還支持“可擴(kuò)展標(biāo)記語言”（XML）文件格式，并可作為功能完善的XML編輯器。另外，可以保存和打開XML文件以集成單位內(nèi)的關(guān)鍵商業(yè)數(shù)據(jù)。

一、Oiffee2003版軟件的功能

（一）Excel功能

OfficeExcel2003是一種電子表格程序，可提供對(duì)于XML的支持以及可使分析和共享信息更加方便的新功能。Excel2003中的智能標(biāo)記相對(duì)于Microsoft Office XP中更加靈活，并且對(duì)統(tǒng)計(jì)函數(shù)的改進(jìn)允許您更加有效地分析信息，Excel中行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的XML支持簡(jiǎn)化了在PC和后端系統(tǒng)之間訪問和捕獲信息、取消對(duì)信息的鎖定以及允許在組織中和業(yè)務(wù)合作伙伴之間創(chuàng)建集成的商務(wù)解決方案的進(jìn)程。Excel的功能還體現(xiàn)在智能文檔、“人名智能標(biāo)記”菜單、增強(qiáng)的統(tǒng)計(jì)功能等方面。

（二）word功能

在日常工作中word的主要功能體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)上：

（1）用戶用Word軟件編排文檔，使得打印效果在屏幕上一目了然。

（2）直觀的操作界面，Word軟件界面友好，提供了豐富多彩的工具，利用鼠標(biāo)就可以完成選擇，排版等操作。

（3）媒體混排，用Word軟件可以編輯文字圖形、圖象、聲音、動(dòng)畫，還可以插入其它軟件制作的信息，也可以用Word軟件提供的繪圖工具進(jìn)行圖形制作，編輯藝術(shù)字，數(shù)學(xué)公式，能夠滿足用戶的各種文檔處理要求。

（4）強(qiáng)大的制表功能，Word軟件提供了強(qiáng)大的制表功能，不僅可以自動(dòng)制表，也可以手動(dòng)制表。Word的表格線自動(dòng)保護(hù)，表格中的數(shù)據(jù)可以自動(dòng)計(jì)算，表格還可以進(jìn)行各種修飾。在Word軟件中，還可以直接插入電子表格。用Word軟件制作表格，既輕松又美觀，既快捷又方便。

（三）PowerPoint功能

使用PowerPoint 2003可創(chuàng)建具有圖形、動(dòng)畫和多媒體的激動(dòng)人心的幻燈片，其功能體現(xiàn)在輕松演示幻燈片、使用圖像增加感染力、使用自定義動(dòng)畫使演示文稿妙趣橫生、利用多媒體進(jìn)行演示。

二、Word、Excel、PointPower綜合應(yīng)用技巧分析

（一）在Word文檔中使用Excel工作表

Word雖然具有創(chuàng)建表格的功能，但Word對(duì)于大量的數(shù)據(jù)進(jìn)行處理時(shí)，就顯得力不從心了。Excel是一個(gè)對(duì)數(shù)據(jù)處理具有強(qiáng)大功能的軟件，它能夠輕松地對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行各種計(jì)算、分析和管理。

（二）在Word文檔中使用PowerPoint演示文稿

在Word文檔中插入PowerPoint演示文稿的方法與在Word文檔中插入Excel工作表的方法類似，也是以對(duì)象的形式插入的。首先我們先打開需要添加幻燈片的Word文檔，然后選擇“插入”選項(xiàng)卡下的“文本”組件，再單擊“對(duì)象”按鈕的下三角按鈕，在出現(xiàn)的下拉列表中選擇“對(duì)象”選項(xiàng)，打開了“對(duì)象”對(duì)話框，切換為“由文件創(chuàng)建”選項(xiàng)卡，單擊“瀏覽”按鈕，選擇需要插入的PoweroPint演示文稿文件，單擊“確定”返回即可。此時(shí)工作表插入文檔中，如果想修改PowerPoint演示文稿，可以在文檔中右擊插入的演示文稿，在快捷菜單中選擇“演示文稿”對(duì)象命令，再選擇級(jí)聯(lián)菜單中的“打開”命令，啟動(dòng)PowerPoint并同時(shí)打開插入文檔中的幻燈片，在PowerPoint中對(duì)演示文稿進(jìn)行修改后，關(guān)閉PowerPoint后即可返回Word文檔。

（三）在Excel工作表中插入Word文檔和PowerPoint演示文稿

演示文稿的方式基本相同，都是使用“對(duì)象”對(duì)話框?qū)⒁鸭褐谱魍瓿傻奈臋n以文件的方式插入。首先我們先打開需要添加幻燈片的工作表，然后選擇“插入”選項(xiàng)下的“文本”組件，再單擊“對(duì)象”按鈕的下三角按鈕，在出現(xiàn)的下拉列表中選擇“對(duì)象”選項(xiàng)，打開了“對(duì)象”對(duì)話框，切換為“由文件創(chuàng)建”選項(xiàng)卡，單擊“瀏覽”按鈕，選擇需要插入文檔的演示文稿文件。

三、Offiee軟件在日常辦公中的應(yīng)用技巧

（一）數(shù)據(jù)中的小數(shù)點(diǎn)的輸入技巧

在日常辦公中，需要經(jīng)常性的輸入數(shù)據(jù)，在輸入小數(shù)點(diǎn)時(shí)為了節(jié)省時(shí)間，同時(shí)避免中英輸入法間的切換，就需要利用Office軟件的“工具”中的“自動(dòng)更正”，同時(shí)運(yùn)用“編輯”中的“替換”，在“替換為”中填上“。”“.”“、”這三個(gè)標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，并單擊“確定”按鈕即可。這樣在輸入數(shù)據(jù)時(shí)，“。”就會(huì)自動(dòng)變成“.”，同時(shí)也避免了輸入法之間的來回切換，并且節(jié)省了一部分時(shí)間，該方法在Excel中也同樣適用。

（二）數(shù)字化調(diào)整在Office軟件中的使用過程

Office軟件中的使用過程中，通常會(huì)對(duì)一些內(nèi)容或格式做出調(diào)整，一般我們可以用鼠標(biāo)直接完成。但是在文檔要求比較高的情況下，要調(diào)整其內(nèi)容時(shí)，鼠標(biāo)將滿足不了這一要求，需要進(jìn)行數(shù)字化調(diào)整來完成。

（三）受損文檔的恢復(fù)

Word文檔的自動(dòng)恢復(fù)在編輯文檔時(shí)常常會(huì)遇到斷電、死機(jī)、程序不響應(yīng)的情況，使文檔不法得到不及的保存，從而導(dǎo)致文本內(nèi)容的丟失。這時(shí)我們可以重啟計(jì)算機(jī)，在打開Word軟件后系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)彈出文檔恢復(fù)窗口，為了使損失減少到最低，我們應(yīng)在窗口中選擇一個(gè)較晚的自動(dòng)保存項(xiàng)目，并進(jìn)行修復(fù)。同時(shí)，設(shè)置自動(dòng)保存的時(shí)間可以將自動(dòng)恢復(fù)的成功率進(jìn)行有效的提高。具體的操作步驟是：打開“工具”一“選項(xiàng)”對(duì)話框，在該對(duì)話框里勾選“保存”中的“允許后臺(tái)保存”和“自動(dòng)保存時(shí)間間隔”，并在“自動(dòng)保存時(shí)間間隔”中設(shè)置一個(gè)較短的時(shí)間間隔，然后單擊“確定”按鈕即可，這樣就可以避免文檔丟失的可能性發(fā)生。此外，我們可利用“Ctrl+s”快捷鍵來及時(shí)的保存文檔，同時(shí)應(yīng)養(yǎng)成使用其他快捷鍵的習(xí)慣，這樣可以使文檔的編輯效率得到有效的提高。

（四）文本的恢復(fù)

為了使Word文檔中的文字得到有效的恢復(fù)，我們可以運(yùn)用“從任意文件中恢復(fù)文本”轉(zhuǎn)載器的功能。具體方法是：?jiǎn)螕簟肮ぞ摺薄斑x項(xiàng)”中的“常規(guī)”菜單，在該菜單中勾選“打開時(shí)確認(rèn)轉(zhuǎn)換”選項(xiàng)，然后單擊工具欄中的“打開”菜單，在該對(duì)話框的“查找范圍”選項(xiàng)卡中對(duì)文件的保存路徑進(jìn)行選擇，然后單擊“文件類型”→“從任意文件中恢復(fù)文本”，同時(shí)將要打開的文檔選中，單擊“打開”即可。這樣可以有效的恢復(fù)文本內(nèi)容。

四、結(jié)語

Office是現(xiàn)代工作人員的必備技能，實(shí)用性極高，掌握其中的操作技巧是節(jié)省時(shí)間成本，提升工作效率的重要手段上文列舉了很多實(shí)際操作技巧，但時(shí)代在發(fā)展，Office也一直在進(jìn)步，我們不僅要掌握現(xiàn)有的工作技巧，還要在此基礎(chǔ)上不斷學(xué)習(xí)新的版本和操作技巧，這樣才能緊跟時(shí)代的步伐。