淺談檔案管理模式存在的問題與解決之道

劉艷玲

1 檔案管理模式中存在的不良問題分析

社會發(fā)展速度不斷加快，特別是在社會經(jīng)濟(jì)體制轉(zhuǎn)型以及人事制度改革背景影響下，很多規(guī)章制度已經(jīng)較為落后，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代檔案管理工作開展的實(shí)際需求，導(dǎo)致檔案管理局勢過于混亂，暴漏出了很多不良問題。檔案管理模式中存在的問題主要包括以下幾個方面：

1.1人事檔案收集工作力度較差

很多企業(yè)檔案管理部門在檔案信息資料收集和整理過程中，只是注重對企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員和干部人員的人事檔案信息進(jìn)行收集和整理，忽略了基層工作人員人事檔案信息采集的重要性，導(dǎo)致企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員檔案信息內(nèi)容較為豐富，而基層員工檔案信息資源確實(shí)嚴(yán)重。企業(yè)對檔案管理工作開展沒有給予相應(yīng)的重視程度，認(rèn)為檔案管理工作開展的主要目的就是進(jìn)行信息數(shù)據(jù)的抄寫，對人事檔案信息進(jìn)行儲存，檔案管理工作開展并不能為企業(yè)帶來切實(shí)可觀的經(jīng)濟(jì)效益，所以檔案管理工作開展只要保證檔案信息不丟失、不泄露就可以了，不能更深層次挖掘檔案信息資源的價值。

1.2人檔分離情況嚴(yán)重

人才配置呈現(xiàn)出了市場化的特點(diǎn)，人才流動性較強(qiáng)，“單位人”也在較大程度的向“社會人”轉(zhuǎn)變。人才流動導(dǎo)致人檔分離情況越來越嚴(yán)重，甚至一些人才直接拋棄了檔案。而且一些企業(yè)和用人單位并沒有意識到人才檔案具有的價值，對人才檔案也沒有過多的要求，進(jìn)一步加劇了人檔分離情況。

1.3基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不完善

想要做好檔案管理模式就必須要對基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行健全和完善，但是一些單位并沒有建設(shè)單獨(dú)的檔案管理部門，檔案數(shù)量較多，檔案儲存室容積較小，環(huán)境過于潮濕，最終導(dǎo)致檔案在儲存過程中出現(xiàn)了霉變情況，降低了檔案應(yīng)用價值以及檔案的美觀性。隨著科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展，很多高新技術(shù)逐漸產(chǎn)生，將這些高新技術(shù)引入到檔案管理中去可以較大程度的提升檔案管理水平，同時也可以促使檔案管理模式呈現(xiàn)出科學(xué)化、信息化的特點(diǎn)。但是因?yàn)闄n案管理部門并沒有注重基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，致使檔案管理工作開展只能沿用傳統(tǒng)的方法和手段，不能將計算機(jī)技術(shù)具有的優(yōu)勢充分體現(xiàn)出來。傳統(tǒng)的檔案管理手段不僅檔案管理效率較低，同時還會造成資源的極大浪費(fèi)。

2 促進(jìn)檔案管理模式改革的有效措施分析

2.1提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)

我國相關(guān)法律法規(guī)中對檔案管理工作隊伍建設(shè)提出了很多的硬性要求，在檔案管理工作隊伍組建過程中一定要選擇政治素養(yǎng)良好、工作態(tài)度端正以及責(zé)任意識較強(qiáng)的工作人員承擔(dān)檔案管理工作。要注重檔案管理工作人員的培訓(xùn)教育，密切關(guān)注檔案管理工作人員的工作情況和生活情況，消除檔案管理工作人員的后顧之憂，使其以良好的工作態(tài)度步入工作崗位中去，并且在工作實(shí)踐中發(fā)揮出自身的創(chuàng)造性。定期的對檔案管理工作第五進(jìn)行教育培訓(xùn)，使得每一名檔案管理工作人員都可以高度明確檔案管理工作開展的重要性，強(qiáng)化其責(zé)任意識。聘請外界權(quán)威人士對其進(jìn)行指導(dǎo)，提高檔案管理人員工作待遇。

2.2注重人事檔案材料收集

提高人事檔案管理質(zhì)量。收集人事檔案材料是人事檔案工作的基礎(chǔ)，隨著政治經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深化，干部制度的改革、考察、考核、學(xué)歷、各種培訓(xùn)、聘任、專業(yè)技術(shù)晉升等需要入檔的材料不斷增多，給人事檔案材料的收集帶來了新的要求。檔案管理人員必須及時收集與檔案有關(guān)的各種材料，認(rèn)真整理，細(xì)致鑒別，做到取之有據(jù)。對不符合歸檔要求的材料要及時進(jìn)行處理，手續(xù)不全的材料要退回形成材料的部門進(jìn)行補(bǔ)辦，確保材料齊全完整、手續(xù)完備，保證人事檔案的權(quán)威性、準(zhǔn)確性和真實(shí)性。

2.3加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)

要應(yīng)用高新技術(shù)手段進(jìn)行現(xiàn)代化檔案信息庫建設(shè)，對檔案信息實(shí)現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)變，整合多種檔案信息資源，更深層次挖掘檔案信息資源具有價值。必須要將高新技術(shù)與檔案管理領(lǐng)域進(jìn)行融合，從而提升檔案管理工作效率和檔案管理工作質(zhì)量。要良好的應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)，將原本紙質(zhì)記錄的檔案信息資源進(jìn)行數(shù)字化的轉(zhuǎn)變，輸入到網(wǎng)絡(luò)檔案信息資源庫中進(jìn)行儲存。紙質(zhì)檔案與數(shù)字化檔案共存方式，可以較大程度提升檔案信息儲存的安全性。根據(jù)檔案信息應(yīng)用的實(shí)際需求，通過檢索軟件在屏幕上查詢檔案信息。利用互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)的開放性，對不在保密范圍內(nèi)的檔案信息進(jìn)行社會共享，滿足社會發(fā)展對檔案信息的多元化需求，盡可能的提升檔案信息資源的共享性，發(fā)揮出檔案信息資源應(yīng)用價值。通過這一舉措檔案管理模式必定可以得到優(yōu)化和改良，并且呈現(xiàn)出信息化、先進(jìn)化的特點(diǎn)，從而使得檔案管理工作發(fā)展到一個新的高度。

3 結(jié)語

檔案管理模式中還存在著一些不良問題，只有通過有效措施對這些不良問題進(jìn)行改善，才能促進(jìn)檔案管理模式發(fā)展，提升檔案管理工作質(zhì)量和管理工作效率，滿足社會對檔案管理工作開展的多元化需求。

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