開展檔案信息化建設(shè)實(shí)踐體會

夏玉梅

摘 要：本文從檔案信息的數(shù)字化、檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化及檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化總結(jié)了在開展檔案信息化建設(shè)實(shí)踐的基礎(chǔ)上的幾點(diǎn)思考。

關(guān)鍵詞：檔案信息化；網(wǎng)絡(luò)化；服務(wù)

1 開展檔案信息化建設(shè)的成功經(jīng)驗(yàn)

1.1 把檔案信息化納入單位信息化建設(shè)的總體目標(biāo)

《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》明確把檔案信息化納入國家信息化建設(shè)的總格局，加快推進(jìn)檔案資源數(shù)字化、信息管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程。信息化建設(shè)開創(chuàng)初期，即將檔案信息化納入單位信息化建設(shè)的總體目標(biāo)，為檔案管理配強(qiáng)專業(yè)設(shè)備、專業(yè)軟件，開展檔案人員的計(jì)算機(jī)操作培訓(xùn)，并率先在全國檢察機(jī)關(guān)中開發(fā)了帶有檔案管理模塊的辦案信息系統(tǒng)。在每兩年召開的單位信息化工作會議中，始終把檔案信息化作為信息化建設(shè)的重要內(nèi)容，專題回顧，認(rèn)真展望，使加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識深入人心。

1.2 檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)初具規(guī)模

近年來，在辦公用房緊張的情況下，我單位始終高度重視檔案管理工作，專門建設(shè)了檔案管理的專用庫房。整個(gè)檔案庫房設(shè)計(jì)引入了先進(jìn)的檔案管理理念，管理系統(tǒng)采用自動(dòng)化的密集架管理系統(tǒng)，庫房的溫度、濕度控制均可由樓宇管理信息集成系統(tǒng)（BMS）直接控制；并配備了專用空調(diào)設(shè)備，保持檔案保存要求的恒溫、恒濕條件。整個(gè)基礎(chǔ)設(shè)施的不斷加強(qiáng)，為我單位檔案信息化建設(shè)的進(jìn)一步發(fā)展奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

1.3 檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)初呈網(wǎng)絡(luò)化

檢察機(jī)關(guān)的檔案按照國家有關(guān)規(guī)定，主要分為七類：訴訟檔案、文書檔案、聲像檔案、會計(jì)檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、榮譽(yù)檔案。目前，我單位的文書檔案歸檔軟件采用神夾軟件，采用B/S構(gòu)架，實(shí)行文書檔案的網(wǎng)絡(luò)化目錄級管理；訴訟檔案歸檔采用我單位自行開發(fā)的檢察業(yè)務(wù)辦案軟件，跟訴訟流程保持同步，有效地提高了歸檔效率。以上兩個(gè)軟件今后均可與密集架管理軟件實(shí)現(xiàn)無縫連接，并通過應(yīng)用軟件開啟或關(guān)閉密集架。聲像檔案的研發(fā)工作也已進(jìn)入實(shí)戰(zhàn)階段。上述三類檔案的軟件實(shí)現(xiàn)，初步構(gòu)建我單位立體化、網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理應(yīng)用體系，為深入應(yīng)用、檔案信息資源開發(fā)打下了良好的應(yīng)用基礎(chǔ)。

1.4 檔案信息化配套機(jī)制初步完善

1.制定了較為完善的規(guī)章制度。為了加強(qiáng)單位檔案信息化工作，先后制訂并實(shí)施了我單位訴訟檔案立卷歸檔暫行規(guī)定等文件制度，保證了檔案信息化工作持續(xù)、健康、穩(wěn)步的向前發(fā)展。

2.形成了全員參與的工作局面。訴訟檔案歸檔軟件的開發(fā)和應(yīng)用，改變過去少數(shù)人參與歸檔的局面，使檔案信息化成為全員參與的工作。檔案信息化的質(zhì)量直接由內(nèi)勤、書記員、檢察官等所有訴訟流程參與人員決定，而且環(huán)環(huán)相扣，責(zé)任更加明確，促使人人參與。

3.形成了與技術(shù)部門相互依托的銜接機(jī)制?；鶎訂挝粰n案室和技術(shù)部門在開展信息化建設(shè)的過程中，客觀上存在著技術(shù)上、工作上相互依托、優(yōu)勢互補(bǔ)的關(guān)系。檔案部門具有檔案專業(yè)知識的專業(yè)人員，是信息資源的匯聚地，具備一套完整的信息收集的機(jī)制和體制，是技術(shù)部門開展信息化建設(shè)所要尋找的理想的合作伙伴。而檔案部門在開展檔案信息化建設(shè)中，設(shè)備、人員等技術(shù)力量都較為薄弱，必須依托技術(shù)部門的信息技術(shù)裝備和計(jì)算機(jī)專業(yè)人員，兩者形成一種緊密合作、優(yōu)勢互補(bǔ)的態(tài)勢是檔案信息化建設(shè)成功的要件之一。我單位檔案部門和技術(shù)部門通過多年合作，基本實(shí)現(xiàn)了所有檔案的案卷級目錄機(jī)檢、部分檔案的文件級目錄機(jī)檢和部分檔案的全文機(jī)檢，積累了大量的電子信息，也積累了電子檔案生成、整理、移交、歸檔、利用等實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，為我單位檔案管理的高效優(yōu)質(zhì)運(yùn)行提供了技術(shù)保障。

2 對今后開展檔案信息化建設(shè)的展望

2.1 總體規(guī)劃，分步實(shí)施

檔案信息化在我國是一項(xiàng)新事物，目前并沒有形成一套較完整的理論，沒有一個(gè)檔案現(xiàn)代化、信息化的指標(biāo)體系。國家檔案局發(fā)布《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》中提出，檔案信息化是以資源建設(shè)為核心、信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)、信息法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)為保障的綜合體系，是一個(gè)很復(fù)雜的系統(tǒng)工程，絕非輕而易舉。需要資金，需要人才。我們要科學(xué)地進(jìn)行檔案信息化建設(shè)首先必須對其有一個(gè)基本正確地的認(rèn)識，這樣才能克服盲目性，避免在資金、人力、物力和時(shí)間等方面造成不必要的損失。我們要認(rèn)真分析研究，按照上級和單位信息化總體目標(biāo)和階段要求，著手調(diào)研、制定未來的檔案信息化建設(shè)目標(biāo)和發(fā)展規(guī)劃，使檔案信息化與單位信息化保持同步發(fā)展。同時(shí)，要清醒地認(rèn)識到檔案信息化不是一蹴而就的，必須制定詳細(xì)、周全的實(shí)施方案，分批分階段地實(shí)現(xiàn)。

2.2 突出重點(diǎn)，務(wù)求實(shí)效

當(dāng)前檔案信息化建設(shè)的重點(diǎn)應(yīng)放在電子文件的管理上。國家檔案局全國檔案工作會議上指出：“十三五期間，檔案信息化建設(shè)的重點(diǎn)是加強(qiáng)電子文件和電子檔案的管理，”這樣有利于把數(shù)字檔案信息資源建設(shè)前移至文件形成部門。對庫藏檔案的數(shù)字化要防止急于求成、片面追求結(jié)果、淡化過程、對困難估計(jì)不足的傾向。國家檔案局發(fā)布《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》后，各地都在加快檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。市單位條線考核、區(qū)檔案局的督導(dǎo)中都體現(xiàn)了這一要求。因此，我們要立足檢察機(jī)關(guān)的實(shí)際，對于文書檔案、聲像檔案等通用性檔案信息化應(yīng)用系統(tǒng)，要在引進(jìn)成熟軟件的基礎(chǔ)上，主要做好與現(xiàn)有辦公軟件的數(shù)據(jù)接口工作。對于訴訟檔案的信息化應(yīng)用系統(tǒng)，要充分利用辦案軟件全市推廣的契機(jī)，進(jìn)一步做好需求調(diào)研工作，力爭在市單位職能部門的指導(dǎo)下，積極探索出基層單位業(yè)務(wù)檔案信息化的新路。

2.3 規(guī)范流程，強(qiáng)化服務(wù)

檔案信息化首要前提是檔案管理工作自身流程的規(guī)范化。要結(jié)合市單位檢察實(shí)務(wù)工作手冊，對現(xiàn)有的工作進(jìn)行一次梳理。對于不適應(yīng)、不符合的堅(jiān)決予以整改。要引進(jìn)國際、國內(nèi)檔案管理的先進(jìn)方法，對照提高，保持浦東單位先行先試的活力。同時(shí)要轉(zhuǎn)變工作理念，從傳統(tǒng)的“保管”上升到“服務(wù)”的理念。明確信息資源關(guān)鍵在于利用，否則再好的信息化技術(shù)手段都是“擺設(shè)”。要先從服務(wù)內(nèi)部干警做起，充分發(fā)揮局域網(wǎng)的快速、便捷的效能，建立內(nèi)部的檔案應(yīng)用服務(wù)平臺；也要未雨綢繆，結(jié)合《電子簽名法》等相關(guān)法律法規(guī)的頒布，提前考慮檔案信息化的公眾服務(wù)等功能的設(shè)計(jì)，真正發(fā)揮檔案信息化的效應(yīng)。