怎樣說話才得體
——給年輕秘書工作者的一封信

◎夏廷獻

怎樣說話才得體
——給年輕秘書工作者的一封信

◎夏廷獻

我剛剛參加工作，是一名新秘書。到了機關工作，領導要求大家說話要注意分寸，我就很緊張，不知道哪些話是“犯忌諱”的，該怎么說話才算得體？

——一名年輕秘書工作者的困惑

職場，是人生的又一所大學。年輕的秘書工作者們，你們是否也有這樣的困惑？一位好的老師，可以引領大家學到許多知識、少走一些彎路。今天，我們請一位老秘書工作者、秘書學專家為大家釋疑解惑。

年輕的秘書工作者們:

你們好！

無論你是在什么崗位上，大量的工作都是通過語言來完成的。在討論工作、個人交往等許多方面，一個人“會不會說話”直接體現了他的能力和素質。一個人品格的優劣，水平的高低，一張嘴就自然流露了出來。我們工作在領導身邊，更要注意自覺維護機關形象，用得體的語言展現良好的素質。

我在機關工作了三十多年，算是個“過來人”。我看到過許多同志因為“禍從口出”而后悔莫及。基于此，我“挖空心思”地找了些關于說話的“常見病”，希望能對大家有所幫助。

人云亦云

適時、清楚、準確、有分寸地表達自己的想法，為領導獻計獻策，是作為秘書工作者必須具備的素質。不該說的時候說，效果不好。該發表意見的時候不吭聲或者人云亦云，也是一種失職。

舉個例子:大學畢業生小王剛到機關時，開會從來不發言。剛開始，領導認為他是剛來不了解情況。可幾個月過去了，他仍然不發言，領導主持會議時指定要他發言，他才說幾句不痛不癢的話。再后來，雖然主動發言了，但總是人云亦云地附和別人幾句，自己的見解是什么，總是不明確。兩三年下來，依然故我。久而久之，大家都覺得他沒有主見，領導也不再征詢他的意見了。與他同時進機關的年輕同志都得到了重用，他卻被領導認為 “能力不夠”，不敢委以重任。

匯報情況、開會發言、同行議事，總要有自己的見解——想法、主張、意見、建議、打算、請求等，否則就起不到交流——讓聽者接受、贊成、支持的作用，也就失去了“說”的目的和意義。在研究工作時，要說出自己的心里話，怎么想的就怎么說，不要人云亦云。作為秘書工作者，為領導提供建議作參考是題中應有之義。領導需要集思廣益，以便全面了解情況，作出正確決策。有些人覺得少說話就是“明哲保身”，這種想法其實是不負責任的。而且，任何有水平、有能力的領導，都不會欣賞沒有想法、沒有主見的人。

自吹自擂

希望得到領導和同事們的肯定和贊譽，是人之常情。但這個肯定和贊譽，應該是別人的客觀評價，不應該是自己吹出來的。

辦公室經常會組織幾個“筆桿子”一起合作完成重要公文的撰寫工作。某機關辦公室的秘書小張參與了本單位“五年規劃”起草組的工作，規劃的指導思想、目標責任、方法步驟、保障措施等“綱目”是起草組成員多次討論后確定下來的，小張只承擔了其中一個小題目的撰寫。材料完成后，小張在領導和其他同事面前到處吹噓自己在研究綱目和具體撰寫中如何作出了大貢獻。小張原想，只要在大家印象中，自己很有思想、寫作能力很強就可以了，沒想到領導在總結會上著力表揚了小張。小張在領導的表揚聲中，看到起草組其他成員鄙視的目光，如坐針氈……

總結、匯報工作必須要講到成績時，如實地講講是應該的。但如果自吹自擂、言過其實，只吹過五關不說走麥城，或者把一分功勞說成了十分，那你在別人眼里就只是一個“光說不練的假把式”。秘書在領導身邊工作，更應該戒驕戒躁。有成績擺在那里，自己不說，領導和同事們也能看得見，沒有必要到處吹噓。

喧賓奪主

在對外交往場合，把握“話”的深淺——說不說，說多少，說到什么程度才恰到好處，也是一門學問。作為秘書工作者，在領導在場的情況下不要說語氣較重的“硬話”，以免“喧賓奪主”。

某縣政府辦公室秘書小陳工作能力很強，領導對他也很信任。一年秋天，天氣預報說寒流要提前到來，縣里決定盡快完成秋收任務，防止減產。小陳跟隨一位副縣長到某鄉督促秋收。到了鄉里，發現大片成熟的農作物還沒收割，副縣長就把鄉長找來問是怎么回事。鄉長解釋說是因為機械化程度低，外出打工的人又多，所以進度就慢了。副縣長問鄉長打算怎么辦，鄉長為難地說:“沒什么好辦法。”小陳一聽不高興了，副縣長還沒說話，他就說:“沒辦法也得想辦法，一定要在寒流到來之前完成任務！”鄉長一聽就火了，說:“你算老幾呀，用得著你指手畫腳。”副縣長趕快打圓場，指示鄉長請求當地企業和駐軍幫忙。事后，副縣長對小陳說，你用心是好的，但不應該那樣對鄉長說話。回到縣城，辦公室主任問副縣長，小陳表現怎么樣，副縣長笑笑說:“這小子有點兒愣。”主任聽到這個評價，覺得臉上無光，對小陳也開始留意了起來。一留意便發現小陳果真“有點兒愣”——這樣的秘書不適合在領導身邊工作，于是便把他調離了。

小陳的問題就在于沒有擺正自己的位置。秘書陪同領導下基層，應該做好參謀助手工作，幫助領導廣泛了解情況，而不是代替領導下指示，更不能出言不遜。

出言不遜

這里所謂的“出言不遜”，就是指說話傲慢不客氣。秘書絕對不能擺“二首長”的架子，說話尤其不能頤指氣使。即使是沒有商量余地的事，說話的態度還是要注意。對一般非指令性的事務，更應該以商量的口吻表述，不要以生硬的“知會”語氣“通知”，那樣是難以取得預期效果的。

某單位領導指示年終進行一次為期一周的車輛安全檢查。辦公室主任讓秘書小孫把機關下屬各單位分管車輛的同志找來，傳達領導指示，并根據實際情況討論制訂一個計劃，然后分步實施。小孫覺得這件事是單位主要領導指示要辦的，不會有什么“阻力”，就沒有把各單位的負責同志找來協商，而是自己制訂了一個計劃發了下去。在沒有征求牽頭部門領導意見的情況下，就把這些部門的人員列進了 “檢查組成員名單”，確定了某日某時為檢查組成員第一次碰頭會。

到了某日某時，牽頭部門的四名成員只到了兩名。小孫馬上打電話到其中一個部門，語氣很“沖”地問:“你們那個誰誰誰怎么到現在還不來開會？”對方問:“開什么會？”小孫說:“開檢查組成員會。”對方問:“誰把他列進去的？”小孫說:“我列的，怎么了？”對方問:“你征求過誰的意見？”小孫說:“他不是分管車輛嗎，還征求什么意見？”對方說:“你就這么連個招呼也不打，就把我們的人拉到檢查組，合適嗎？他現在外地出差，不能參加這個會了。”說完掛了電話。人不齊，碰頭會沒有開成，這項工作進行不下去，小孫只好向辦公室主任匯報。主任又只好親自出面和各部門協調，重新啟動。檢查工作結束后，辦公室主任把小孫狠批了一頓，說:“不要以為有領導的指示就可以氣壯如牛，不把其他部門當回事。”小孫只有點頭稱是。

類似的“常見病”還有很多:隨便打斷別人談話，擾亂人家的思路；注意力不集中，迫使別人再次重復講過的話；連珠炮似地發問，讓人難以應付；對別人的提問漫不經心，讓人感覺難以交流；輕率地下結論，借以表現自己內行；總是滔滔不絕、只說不聽地“唱獨角戲”；不斷地冒出口頭禪，例如張口一串“這個”“那個”“對吧”……

心正則言正，心美則言美。要用美的語言，感染和說服交談對象，達到同對方交流的目的。要做到這一點，首先要端正好自己的心態，尊重他人，以平等、真誠、與人為善的態度說話。要言之有據，不能無根據地責備、批評、抱怨，更不可說教、攻擊，絕不能出口傷人。

最后，祝你們一切順利！

你們的朋友:夏廷獻

（摘自《秘書工作》）