玩企如何破解采購管理難題

大連交通大學工商管理學院學院 趙艷豐

玩企如何破解采購管理難題

大連交通大學工商管理學院學院 趙艷豐

Solutions for Procurement Management Problems in Toy Factories

在現階段，玩具市場的競爭越來越激烈，殘酷的價格戰令廠商的利潤慢慢在縮減。在企業內部，人力資源成本也持續上升，一些企業的組織結構逐漸不適應玩具行業快速發展的步伐。追求發展乃至“生存”之戰成為許多玩具企業努力追求的目標。廣大玩具企業只有深入挖掘自身潛力才能抵御行業當下的困境。

現在，玩具行業原材料成本已占商品總成本的60%～70%，因此，原材料采購在成本控制、內部業務單元協同、上下游供應鏈企業的戰略合作方面，起到至關重要的作用。如何做好采購管理，成為當下玩具企業突破行業發展困境的有效途徑。本文以Z公司為例探討玩具企業采購管理所存在的問題，并給出解決這些問題的有效方案，期望給相關企業帶來借鑒。

采購管理存在的問題

Z公司是一家專門從事玩具產品研發、生產和銷售的老牌廠商。雖然已經運營了20年，但該公司的采購模式依然比較原始，處在與供應商詢比價格簽訂單階段，這與當今玩具行業注重供應鏈的利益分享及訂單快速反應的理念不相適應。這種采購模式已經不能滿足Z公司的戰略發展要求，急需變革。

通過一段時間的走訪調查，筆者發現，這家玩具企業的采購模式是非常傳統簡單的，其采購部一直沿襲以拉動式采購的管理模式進行運作，圍繞確定采購需求、供應商詢價、議價、下訂單、跟蹤交期、收貨、付款等流程進行采購日常工作，這種粗放式的采購體系已經不能跟上行業的發展腳步，具體問題有如下幾方面。

1.訂單的按時交貨率較低

在Z玩具公司的供應商中，很多企業的管理者文化水平較低，管理理念也較為落后，對需求方的交貨及時性、準確性以及對整個供應鏈運行效率的重要意義并未深刻理解，導致訂單按時交貨率較低。另一方面，這些供應商的生產運作模式也較落后，如果在生產計劃、加工、運輸等任何一個生產環節出現問題，就會導致無法保證交貨及時性。

2.多品種小批量生產使成本增加

Z玩具公司產品線十分豐富，企業管理者依據各種訂單進行牽引，讓各部門進行配合，致使采購管理常進行小批量、多品種的采購工作，增加了采購人員的工作強度。同時相關系統成本(物流費、倉儲費、倉庫檢查、收料費用等)也增加了，間接造成采購成本的增加。供應商配合上也比較困難，這對雙方都沒有好處。

3.采購流程不清晰

經Z玩具公司管理層授權，筆者深入調查了該公司的采購流程后發現，在營銷部門下達采購訂單后，采購部門根據訂單需求在SAP系統（一種企業管理信息系統）導出原材料需求，采購員再根據原材料需求與多家供應商議價確定供貨。在筆者調查過程中，發現Z公司的采購分配管理流程并不明晰，采購分配比例由采購員確定。采購員按照供應商提供的價格、服務、交期等評判標準來分配采購比例，但主要評判還是以價格為主導。

玩具行業內的供應商都打著自己的小算盤，有時候遇到了玩具產品的銷售淡季，他們為了分攤固定成本而不得不低價競單，而在銷量很好的旺季，供應商則會先滿足利潤較高的客戶，導致交貨不及時，這對Z公司的生產帶來很大影響。另外，Z公司未制定物資采購比例的相關管理辦法，采購員分配訂單權限過大，極易滋生腐敗現象，加大了采購員和供應商相互勾結的可能性。

4.采購信息系統落后

上午8點30分，Z公司采購部門開始了一天的工作，部門內的工作人員有條不紊地根據銷售部下達的生產訂單需求，在電腦系統中將原材料需求導出。針對每個生產訂單，采購員都必須手動制定原材料分配表。對大型的生產企業來說，每天都有繁多的生產訂單要下達，采購員必須日復一日重復地做同一件事情，導致采購員整體效率降低，更無從在采購專業知識方面取得突破。

5.管理層對采購管理不夠重視

許多玩具企業的管理者極其注重市場終端的銷售工作，將銷售工作推到公司戰略的最高處，但他們往往忽視采購管理環節所帶來的重要影響，他們認為銷售才是生產型企業的利潤源泉，只要做好了銷售，就能獲得利潤。這些管理者的想法是片面的，要知道采購部只要將采購成本降低1%，就可以給公司帶來5%～8%的利潤增加，事實告訴我們采購管理就是向管理要利潤。所以采購、研發、銷售三者是企業實現戰略目標最為關鍵的因素，三者缺一不可，只有相互配合，才能發揮玩具產品在市場上的競爭力，增強公司的盈利能力。

6.呆滯原材料降低企業盈利水平

Z公司采購部門根據生產計劃制定出的原材料需求，與多個供應商展開詢價及議價工作，然后將原料份額對供應商進行分配和執行，最后跟進原料到廠的進度并及時將原料入庫，整個環節卻忽視了庫存管理。在Z公司倉庫中，每年都有大量積壓原材料進行處置外賣，變現后取得收入僅為原值的50%，對公司增強盈利水平產生很大的負面影響。

采購管理難題的解決對策

對于Z公司在采購管理上出現的問題，筆者從以下幾個方面提出解決思路。

1.推進采購信息化建設

為了創造與供應商間高效的溝通渠道，Z玩具公司應積極地完善采購管理信息系統。

首先，引入SRM系統。SRM系統（供應商關系管理系統）的作用是通過信息化手段與供應商建立戰略合作關系，重新構建企業與供應商間新型的管理模式。該軟件能實現訂單管理、排程管理、對賬管理、供應商績效評估四大功能。訂單管理的功能可以實現玩具廠商采購訂單的網上發布、交流溝通，供應商也可以借這套信息系統實現采購訂單的確認工作。排程管理功能同樣是將配送指令在網上發布，并積極指導供應商如何依據玩具廠商的生產計劃安排進行有序配送。對賬管理功能實現對賬數據、發票入賬情況的網上查詢。供應商績效評估則是對供應商技術能力、質量水平、交貨響應、成本狀況、合同執行情況這幾個關鍵方面進行綜合評估，也是對一個時間段雙方合作的情況進行評價，同時也是供應商引入或淘汰的判斷根據。借助這種先進的信息技術平臺，既節約了與供應商間的溝通成本、減少了信息傳遞失誤所帶來的損失，也讓信息傳遞更加及時有效。

其次，實行供應商網上報價。根據筆者詳細調研發現，在Z玩具公司的生產運營中，經常出現采購人員將采購價格泄露給供應商的這種情況，而供應商網上報價系統能有效保障供應商在公平的環境下競爭，改變以郵件傳真等傳統的溝通方式，有效杜絕價格泄露問題。傳統報價主要是通過郵件或傳真的方式參與報價，很可能會出現采購人員將其他原材料供應商報價告知行賄供應商，導致不公平競爭。在引入供應商網上報價系統后，采購人員只能在報價結束后才能在系統中查看價格，有效地控制內外部勾結風險，同時提高了玩具企業的運營效率、縮短了審批流程、降低了采購成本。

2.對不同供應商采取不同策略

在玩具行業中，不同類別原材料的需求差異性是比較大的，比如某些關鍵類原材料的品質、交期很重要，有些原材料的價格很重要，而有些原材料的通用性較差、交期較長等。若對所有的原材料采用同樣的采購思路，將很難滿足生產經營需求。

因此，Z公司應對原材料進行分析，明確不同原材料的各自特性，根據這些獨有特性進行分類分級，制定不同的采購策略。Z公司通過原材料的價值量與供給風險兩個維度，可將原材料分為一般原材料、杠桿原材料、瓶頸原材料和關鍵原材料四種進行綜合分析。這四種原材料的特點如右上表所示。

對于瓶頸原材料的操作策略：主要還是控制缺貨帶來的運營風險，在價格方面不做過多要求隨行就市即可，同時加快推進采購部門尋找替代或可操作性方案，定期搜集其原廠的新技術和市場動態，開發新供應商，提前與供應商做好需求預測，配置適當安全庫存。

對于關鍵原材料的操作策略：主要控制原材料缺貨及原材料跌價帶來的運營風險。抓住對方的利益訴求點，與供應商建立長久的戰略合作關系，建立長效的共贏機制，并在價格上爭取更多的資源。

對于杠桿原材料的操作策略：明確以供應原材料的質量、交貨及共同降低成本為主要訴求，保持與供應商緊密的合作關系。由于供應的原材料通用性較強，能滿足供應的供應商數量較多，供給情況也不會太緊張，采購策略可將采購量集中到一家供應商。

四類原材料特點對比表

對于一般性原材料的操作策略：這個類型的原材料主要集中在Z公司的低值易耗品采購，采購部門應該采取定期搜集公司各部門需求，減少供應商數量，按特定的時點進行批量采購，增加采購數量，降低采購成本。但當供應商能力不足時，應適當引入新的供應商，以保證價格和交期等方面的優勢，這樣利于供應商之間形成良性競爭。

3.建立S&OP銷售運營計劃小組

筆者在上文中已經提到，Z玩具公司每年都會產生大量的積壓原材料，給企業的日常經營帶來很大的資金損失，Z公司急需成立S&OP （Sales and operation plan）銷售與運營計劃小組，將各部門緊密連接在一起，重新梳理銷售與運營間關系，加強各部門間協同，減少積壓物資的產生，減輕采購部門按需采購與處理積壓物資難度。

在實際執行中，Z玩具公司需要征集客戶未來3個月的訂單需求，經過詳細地評估后制定銷售計劃并將計劃提交給S&OP銷售與運營計劃小組。隨后，S&OP小組根據銷售計劃，組織各業務部門召開聯席會議，根據會議議程逐個檢查每項內容，達成一致后確定主生產計劃，采購部門根據主生產計劃對供應商進行下單采購原材料。高效溝通機制的建立，能有效保證采購部按照計劃進行采購，避免采購部門自由發揮進行采購訂單的下達，確保了整個組織在高效的機制中得以良好地運行。

總之，采購管理作為企業生產經營的關鍵環節，在玩具企業的產品研發、質量保障、供應鏈管理中起著極其重要的作用，同時也是企業獲取利潤的重要源泉。廣大玩具企業一定要適時變革原始粗放的采購管理模式，充分利用信息化工具來優化公司的流程和制度，將采購人員從簡單的、繁雜的事務性工作中解放出來，著重培養采購人員在業務領域內的專業性，以確保采購業務得以順利開展，使企業在強手如林的市場中更具競爭力。