在施工階段工程檔案的收集與整理

黃嘉潤

摘 要：工程檔案是工程施工管理中的一項重要工作，法律法規規定，工程檔案的收集、整理、驗收、移交要與工程施工、驗收、移交同步進行。對施工企業而言，做好檔案工作，對工程的及時驗收、及時結算具有重要意義。而工程檔案的收集、整理，則是做好檔案工作的第一步，因此，在工程施工階段，根據法律法規、合同規定與業主要求，做好工程檔案的及時收集、及時校對與及時整理，非常重要。

關鍵詞：工程檔案；及時收集；及時校對；及時整理

中圖分類號：U655.11 文獻標識碼：A 文章編號：1671-2064（2017）12-0122-03

筆者在廣東省樂昌峽攔河壩工程中，從事施工檔案工作。在實際工作中，筆者深深體會到，在工程施工階段，做好施工檔案資料的收集、校對與整理工作，非常重要。現將一些心得體會總結如下。

1 工程簡介

樂昌峽水利樞紐位于廣東省樂昌市大源鎮，在北江支流武水樂昌峽河段。樞紐工程由進場道路、攔河壩、地下廠房、樞紐管理區、庫區道路等工程所組成，該工程以防洪為主，兼顧發電，正常蓄水位為154.5m，校核洪水位為163.0m，總庫容為3.4億m3，防洪庫容為2.1億m3。電站裝機3臺，裝機容量為132.0MW。工程等別為Ⅱ等大（2）型，其主要建筑物攔河壩級別為2級。

樂昌峽攔河壩為碾壓混凝土重力壩，壩頂長度256m，壩頂高程164.2m，最大壩高84.2m。河床中央布置5孔溢流壩，溢流壩每孔凈寬12m，閘墩寬度為3m，溢洪道堰頂高程為134.8m。根據項目劃分，攔河壩是一個單位工程，分為3個標段、共有16個分部工程，其中12個土建分部工程由廣東水電二局股份有限公司負責施工。該工程的主體部分已經施工完成，并蓄水發電，目前合同驗收工作正在進行中。

攔河壩土建工程一套竣工資料有177卷，其中：

（1）工程開工申請、施工設備進場報驗、施工組織設計、施工方案、施工計劃、工作聯系（報告）單等綜合資料為13卷；

（2）原材料與施工過程中的檢驗檢測資料55卷；

（3）測量資料2卷；

（4）基礎工程施工記錄43卷；

（5）隱蔽工程驗收簽證1卷；

（6）單元工程施工質量評定表46卷；

（7）各分部工程、階段驗收、單位工程、合同工程的驗收申請、施工質量評定表、施工管理工作報告與相應的工程質量簽定書等2卷；

（8）設計修改通知單、設計修改與竣工圖對照一覽表1卷；

（9）竣工圖紙10卷（盒）；

（10）圖像資料1卷；

（11）施工日記3卷。

從上述工程實例中可看出，在工程施工檔案中，基礎工程施工記錄、單元工程質量評定表、各種檢驗檢測報告是三大塊，約占資料總量的70～80%；其它資料占20～30%。抓好基礎工程施工記錄、單元工程質量評定表、各種檢驗檢測報告的收集、校對與整理工作，是施工單位資料員的主要任務。

2 檔案工作的主要依據

工程施工檔案工作的主要依據有（但不限于）如下各項：

（1）設計圖紙（文件）以及設計修改通知單。

（2）施工合同。本工程合同規定施工單位要向業主移交2套竣工資料，其中1套必須為原件，另1套（如原材料的出廠證明）確實無原件的可以用復印件。

（3）《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（GB/T 11822——2008）。內容包括案卷組織、文件排列方式、案卷目錄、案卷裝訂、文件盒的規格等具體要求，是檔案工作的主要依據，要熟讀熟記、并切實執行。

（4）《技術制圖、復制圖的折疊方法》（GB/T 10609.3——2009）。

（5）《歸檔文件整理規則》（DA/T22——2000）。

（6）《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》（DA/T28——2002）。內容包括文件收集、竣工文件的編制要求、竣工圖的編制規定與更改方法、文件的整理與歸檔要求、文件移交等具體要求，對易褪色材料形成的文件要求同時附上一份復印件。附錄A中規定了竣工文件的收集范圍（大致上也是竣工文件的排列順序），是建設工程檔案工作的主要依據，要熟讀熟記、并切實執行。

（7）《水利工程建設項目檔案管理規定 》（水辦[2005]480號）。包括檔案管理、歸檔與移交、檔案驗收等具體要求，文件強調了檔案工作的重要性，規定工程竣工驗收時，檔案要同步驗收；還有水利工程竣工圖的編制與更改方法，檔案驗收的部門、工作流程，自檢報告的主要內容等等。是水利工程檔案工作的主要依據，要熟讀熟記、并切實執行。

（8）《重大建設項目檔案驗收辦法》（檔發[2006]2號）。

（9）轉發《檔案驗收辦法》的通知（粵檔發[2006]32號、內有評分表）。

（10）《水利工程建設項目檔案驗收管理辦法》（水辦[2008]366號、有評分表）。

（11）《水利水電工程施工質量評定表填表說明與示例》。單元評定表是工程施工檔案的重要組成部分，約占工程施工檔案的四分之一，在工程施工、驗收過程中必須確實按照規范要求認真、如實地填寫表格，并簽署完備。工程完工后監理人員往往會調動工作，遺留問題在檔案整理時很難處理。

（12）業主頒發的檔案管理規定、附件、實施細則，以及業主、監理召開的歷次檔案工作會議的紀要、檔案檢查與整改意見。樂昌峽工程施工期間，水利部、省水利廳、省檔案局、流域管理局、工程管理處、省質量監督站以及監理等相關部門單位，先后多次到工地檢查指導，上級部門和相關單位的指導意見非常重要，對做好檔案工作提供了極大的幫助。實際工作中如出現上級部門或有關專家意見不一時，要及時用《工作聯系（報告）單》的形式將相關問題向監理匯報，以便相關部門統一意見，免得工作被動。

（13）施工單位內部的一體化管理要求和相關的檔案工作規定。隨著國家與地方對檔案工作的重視，施工單位內部對施工檔案的收集范圍也會有所變化，為保險起見，項目部在收集工程施工檔案時，應預備一套完整的資料供本單位檔案室挑選，注意要原件。

3 項目部檔案工作組織

廣東水電二局股份有限公司樂昌峽攔河壩項目經理部，由項目經理、副經理、項目總工、副總工等負責人所組成。項目部下設行政辦公室、質量技術部、設備物資部、財務經濟部、安全生產部等業務部門，以及基礎、土石方、混凝土等專業施工隊（分公司）。

項目部由項目總工、質量技術部長以及各專職、兼職資料員組成檔案工作小組，協調本工程的檔案工作。質量技術部下設資料室，配備2名專職資料員負責具體的檔案事務。資料室在工地配備有辦公室1間，專用庫房1間，掃描儀2臺，打印機2臺，復印機2臺，鐵皮文件柜10個，塑料文件箱30個，先后購置文件盒約800個。充分的辦公條件為做好檔案工作提供了很好的條件，本工程的施工檔案基本上做到了及時收集、及時整理、資料齊全、排列有序的工作要求。遺憾的是各專、兼職資料員在施工過程中因個人工作變動等因素更換較多，使資料的收集、整理工作受到相當影響。

4 施工階段檔案資料的收集、校對與整理

工程施工的檔案資料，是在工程施工過程中逐步積累形成的。工作要點是及時收集、及時校對、及時整理，做到資料齊全、排列有序。

工程檔案中很多細節問題，在工程施工階段及時發現的話，很好處理；若在工程完工后、資料匯編整理時再發現問題，由于原來的經辦人員工作變動等原因，處理起來就很麻煩。對此，施工單位的資料員僅僅坐在資料室里是做不好檔案工作的，必須經常深入生產車間、倉庫、施工現場，具體了解原材料、人員、設備的進場情況，以及施工現場的進度、質量、施工方法等情況，才能更好地做好檔案工作。

4.1 及時收集

檔案資料必須緊隨工程施工進度及時收集。根據資料來源，檔案資料可分成“內部生成”和“來自外部”兩大類。

內部生成的資料主要是由施工單位編寫、記錄、填報，然后報送監理、業主審批的資料，包括開工申請、施工組織設計、施工計劃、施工方案，人員、設備、原材料的進場報驗單，測量資料報驗單，隱蔽工程驗收記錄，單元工程質量評定表，各種施工記錄等。資料員要跟生產技術、材料供應等部門保持密切聯系，提醒有關部門根據工程進度和原材料的進場情況及時申報相關資料，經監理、業主等相關部門批復后要及時收集歸檔，避免資料散失。

來自外部的資料主要是原材料的出廠合格證、出廠檢驗報告，委托第三方檢測單位進行檢驗、檢測的各種檢測成果。外來資料很重要，一旦缺失很難補回，資料員必須高度重視。原材料的出廠合格證和出廠檢驗報告，通常是在原材料進場驗收時同步收集；個別材料如水泥的出廠檢驗報告通常要滯后28天廠家才能提供的，對此則要掛牌記錄，到期后要及時催收。委托第三方檢測單位進行檢驗、檢測的，在檢測檢驗工作完成后要及時向檢測單位催收各種檢測成果。

4.2 及時校對

檔案資料及時收集后，還要及時校對。主要校對的內容有：

（1）資料頁數是否齊全，每頁資料的內容是否完整，相關人員的簽名是否齊備，有無蓋章，某些帶有有效期的證章是否過期。

（2）原材料的出廠檢驗報告與進場檢測報告的表格中，通常列有相應的質量標準，要將各項檢測數據與相應的質量標準進行比對，看各項檢驗、檢測結果是否合格。

（3）一份完整的原材料進場報驗資料，是由原材料進場報驗單、出廠合格證、出廠檢驗報告與材料進場后的檢測報告所組成的，相關資料收集后要注意校對它們之間的材料名稱、規格、批號、生產單位是否一致，檢驗結果是否合格，各種日期是否真實、合理。合理的日期順序應該是先生產、后檢驗，材料進場后再檢測、報驗，然后業主（或監理）審批。

比較特殊的是水泥，水泥進場后取樣檢測，如果3天強度合格就可以使用，但要等28天強度的檢測結果出來以后才能正式報驗，這在資料上就形成了原材料先使用、后檢測的假象，解決方式是在資料上補充一張《水泥3天強度申報表》，手續就完備了。

（4）基礎（隱蔽）工程的施工記錄，很多是施工現場填報的原始記錄，資料員收到資料后主要檢查表格內容是否填報齊全、字跡是否清晰、監理及施工單位相關人員的簽名是否完備，有資質要求的簽名人員是否擁有相關證書、具備相應資質，業主（或監理）有保留意見、返工意見或處理要求的，還要將相應的處理過程的施工記錄及再驗收記錄歸攏到一起，以便形成一個完整的施工記錄。

（5）單元（或工序）工程施工質量評定表，最好在報送前先由資料員校對一遍，主要校對工程部位是否準確，檢查數據與現場情況、質量標準是否相符，檢查頻率是否合理，文字表達是否準確，某些容易誤解的項目、填表人是否理解正確，各工序之間的檢查時間是否真實、準確。電腦拷貝的表格，還要注意填報的內容中是否遺留有其它單元的數據。

（6）單元（或工序）工程施工質量評定表經監理審核簽署后，要及時領回，注意校對監理的評定意見是否符合規范，簽名是否齊全；對一式多份的資料，還要注意校對監理的簽名及簽署日期是否一致。

4.3 及時整理

施工過程中收集積累的工程檔案在校對完畢后，要根據竣工資料的組卷要求，及時進行分類整理，通常要每月整理一次，整理方式如下。

（1）《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》規定，工程檔案按照單位工程進行組卷。當一個單位工程分成幾個合同標段進行施工時，應請示業主單位，能否按照合同范圍獨立組卷。

（2）工程開工后，應請有經驗的資料員，對本工程中各類資料的數量作出初步估計，并制訂本工程的檔案分類計劃。每卷資料的厚度以1～2cm為宜，約100～200頁。

小型工程的檔案資料為1～10卷，按照綜合資料、檢測資料、施工記錄、單元評定、完工驗收、竣工圖紙、施工日記的順序排列即可。中型工程的資料有10～50卷，大型工程的資料有50～300卷，更大型的工程資料更多，相應地檔案分類也要細化。通常：

綜合資料可分為開工申請、施工組織設計、施工計劃、施工方案、設備進場報驗、人員進場報驗、工作聯系（報告）等分別組卷，卷內資料按照時間順序排列即可；

原材料檢驗資料可按水泥、鋼筋、砂、碎石等材料類別分別組卷，卷內資料按照時間順序排列；施工過程的檢測資料可按基礎工程、混凝土工程等專業分類，混凝土的檢測資料還可進一步按照不同的檢測內容（如抗壓、抗滲等）、不同標號分別組卷，卷內資料可按工程部位順序排列，也可按照時間順序排列；

單元工程施工質量評定表可按分部工程分別組卷，卷內資料宜按工程部位順序排列；

基礎（隱蔽）工程施工記錄可按固結灌漿、帷幕灌漿、接觸灌漿等類別分別組卷，卷內資料宜按工程部位順序排列。

（3）在施工過程中，不同資料要分別存放。剛收到、未校對的資料可放在辦公室。已校對、未作組卷整理的資料應分類存放到文件柜中。已組卷完成的資料，應編制目錄，裝入檔案盒內、并封存到文件箱（柜）中。

（4）以樂昌峽工程為例，竣工資料需要一式三份，其中業主需要2份，施工單位應備查1份。資料整理時，3份資料要同時整理、同時組卷、如有整改則要同時整改，以保證3份資料完全一致。

4.4 其它討論

《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》規定，工程檔案按照單位工程進行組卷。對于工期較長、規模較大的工程來說，工程完工后，檔案資料匯編、整改時間很長，難于及時進行竣工驗收。如果允許工期較長、規模較大的工程，其檔案資料按照分部工程進行組卷，并在分部工程驗收的同時進行該分部工程的資料預驗收，則工程檔案可以及時匯編、及時整改。

5 結語

工程檔案是工程施工管理中的一項重要工作，它與工程施工中的計劃管理、質量管理、成本管理與安全生產管理等工作同等重要。法律法規規定，工程檔案的收集、整理、驗收、移交要與工程施工、驗收、移交同步進行。對施工企業而言，做好檔案工作，對工程的及時驗收、及時結算具有重要意義。筆者雖然在施工企業工作多年，但做檔案工作還是首次，謹將一些心得體會總結一下，請同道與專家斧正。