數據互換Excel有高招

平淡

在日常工作中我們經常要對一些數據進行互換操作，比如由于排序標準變化后，需要將列名稱順序進行互換等。對于這些數據的互換有什么快捷的方法？用Excel，分分鐘搞定。

加個符號 文本型互換為數據型

在日常的輸入中經常會在單元格輸入很多文本數據，比如在輸入類似059112345678的電話號碼時，由于默認的數據類型會自動將區號前的“0”刪除。因此這類數據需要使用“文本”類型數據輸入，但是這樣輸入后會在左上角含有小三角符號并提示數據錯誤，且不美觀。如果要將這類文本數據快速轉換為數據型（使其左上角不再出現小三角符號），只要在源數據前加個運算符號即可。

選中C2，在其中輸入公式“=+B2”，然后向下填充即可，這樣數據單元格左上角就不會再出現小三角符號了（圖1）。

恢復真身 公式和數據互換

大家知道Excel中很多單元格的數據都是通過公式自動獲取的，這樣在進行常規復制時，粘貼得到的實際上是公式，無法獲得原始數據。如上述例子，如果復制C2單元格粘貼到E2，實際內容為“=+D2”。如果要實現公式和數據互換，在粘貼時就需要使用選擇性粘貼，同上例，復制B2后，在E2點擊“開始→選擇性粘貼→值”即可（圖2）。

位置變換——兩列（行）快速互換

如上所述，一些數據由于排序標準變化后，需要將列名稱順序進行互換。比如公司聯系通訊錄，現在需要將職位（D列）和電話（B列）互換。對于這類列數據的互換，先選中D列，然后將光標移至D1的邊框位置，當出現十字形形狀時，按住Shift鍵，將D列拖到B列，當中間出現一道較粗的白色線的時候，松開鼠標即可。鄰近行的互換操作類似（圖3）。

橫豎變換 行列數據互換

除了上述互換外，在工作中我們經常還要對行、列數據進行互換。比如原來公司庫存報表是按照行的方式輸入，由于后續的數據很多，水平滾動瀏覽不便，現在領導要求在新工作表中將數據轉換為按列的方式排列，即將原來的行、列數據互換（圖4）。

對于行列的轉換，可以全選數據，復制后使用“選擇性粘貼→轉置”即可完成轉換（圖5）。但是這種簡單的轉換無法實現數據的同步，如果原始數據變化了，又得重新轉置。利用Transpose函數可以將表格中的行列進行同步轉置。

新建工作表2，選中A1→C12區域（即和原來12行3列A1：L3對應的轉換區域），選中A1，在其中輸入公式“=TRANSPOSE（Sheet1！A1：L3）”，由于這是數組公式，完成公式的輸入后要在公式編輯欄按下Ctrl+Shift+Enter，這樣即可實現行列數據的互換。由于這里是使用Transpose函數引用原來的數據，因此原來的數據變動后轉換的數據會同步進行更改（圖6）。

一列變多列 單列數據互換為多行多列

平時數據統計我們一般都是將數據匯總在一張表格中，很多時候需要將特定的數據轉換為多行、列數據以方便查看。比如倉庫盤點中，A列因為產品的數量很多，查看需要不斷滾動數據行，但是總列數不多。現在為了方便查看，需要將A：C列變為5行多列排列的數據（圖7）。

對于這類數據的互換可以使用INDEX函數進行轉換。在F2輸入函數公式“=INDEX（$A$2：$A$31，ROW（A 1）+（COLUMN（A1）-1）*5）”，然后下拉填充5行、右拉填充公式，這樣原來的A列數據會變為5行6列排列（圖8）。

完成分列后還要繼續在每列之間插入兩個空白列（用于填充原來的B、C列數據）。選中G列，右擊選擇“插入”，插入一個空白列，然后按F4再次插入空白列。操作同上，依次完成空白列的插入。

插入空白列后將表頭數據粘貼，接下來再進行數據引用即可。選中G2插入公式“=VLOOKUP（F2，$A$2：$B$ 31，2，FALSE）”，這樣可以引用F2對應的商品名稱，向下填充公式即可。同上在H2輸入公式“=VLOOKUP（F2，$A$2：$C$31，3，FALSE）”并填充即可。