山東大學實現國際學生信息全生命周期管理

文/展鵬

山東大學實現國際學生信息全生命周期管理

文/展鵬

加強國際合作是提升學校影響力、人才培養國際化的重要舉措，在此背景下，為提升國際學生管理水平和效率，為國際學生、教師、管理人員提供個性化的便捷服務，結合信息化手段，學校研究實踐了國際學生信息管理平臺。該平臺的建設打破了國際學生管理各環節的數據溝通壁壘，從學生申請開始，經歷審核錄取、現場迎新、繳費、住宿安排和學生事務管理等過程，實現招生、學生管理、財務和留學生宿舍管理等部門的業務銜接。

建設目標

近年來，山東大學的國際學生生源人數不斷提升，學生類型越來越豐富，不同類型國際學生的管理方式不盡相同，類型多、數量大且無系統支持的線下管理方式效率較低，且易出現錯誤，國際學生信息管理平臺的建設迫在眉睫。

在國際學生類型多、數量大、管理方式多樣的現實情況下，以及學校國際化建設的前提下，國際學生信息管理平臺旨在為學校設計并建設一套涉及國際學生申請、錄取、迎新、學生事務管理和離校等全生命周期管理的綜合性國際學生管理平臺。

平臺建設旨在實現以下目標：

1.實現國際學生的線上管理，簡化事務管理流程，提高辦事效率，為國際學生、教師、管理人員及學校相關部門提供信息服務。

2.實現與學校其他部門的系統對接，提升部門間協同辦公能力。

3.利用平臺，實現學生、教師和管理人員的線上互動，增進交流。

4.提供詳細的統計、報表和分析功能，為領導決策提供數據支撐。

5.與學校數據中心對接，實現統一身份認證，并通過數據中心對外提供數據服務。

設計原則

基于學校信息化建設要求，堅持以下原則的基礎上，進行平臺設計。

1.標準化原則：平臺建設應滿足學校信息化標準的要求，包括數據標準、流程標準和制度標準等。

2. 一致性原則：確保字段和字典的一致性，保證數據的互聯互通。

3.可擴展原則：平臺建設需要跟上學校發展要求，能夠方便、快捷地進行升級和擴展。

本平臺主要業務劃分為國際學生招生和學生事務管理兩大部分，使用了如圖1所示的服務器架構模式。

招生服務器：負責接收、處理注冊申請、申請表審核、學生錄取等業務請求。

學生事務管理服務器：負責接收、處理迎新、學生信息、繳費、住宿等業務請求。

數據庫服務器：作為平臺數據庫，提供數據存取服務。結合數據量、訪問量等對服務器和數據庫軟件進行優化配置，定期備份。

文件共享服務器：在招生和學生管理階段，都會要求上傳文件、附件或生成文件，文件（附件）占用空間較大，且需要在招生和學生事務管理中共享使用，因此該文件服務器主要用于存儲、共享文件。

核心業務及實施效果

國際學生主要分為本科生、碩士研究生、博士研究生、進修生、高級進修生、語言生、交換生和暑期班學生等，根據獎學金類型分為獎學金生和非獎學金生，獎學金生的獎學金經費來源種類繁多，由于國際學生的特殊性，還需要考慮學生的國籍、宗教信仰、個人習慣和第一語言等因素，因此通過線下手工的方式管理國際學生不僅費時費力，還容易因為忽視細節而出現管理問題。

圖1 平臺架構

針對以上國際學生管理中出現的細節問題，對國際學生招生、事務管理、留學生宿舍和財務收費等部門展開調研工作。調研過程中，實際參與國際事務部門的工作，整理工作流程，提出優化方案，在此基礎上，完成了平臺的需求調研與分析工作，設計實現了國際學生招生、學生事務管理、住宿和財務收費等模塊，如圖2所示。

國際學生招生工作是管理的開始，在平臺上線之前，工作人員都是通過郵件接收學生發來的申請資料，在接收申請資料期間，工作人員需要時刻關注郵箱動態，下載附件審核材料。但是，由于需要提供的資料很多，容易出現漏發、需要回信給學生補發資料的情況，因此查收和回復郵件耗費了大量的人力。需要統計學生申請情況時，只能依靠手工的方式核算出來，會出現工作效率低且數據精度難以保證的情況。

國際學生招生平臺上線后，招生過程管理發生了質的變化。國際事務管理部門發布招生通知后，要求學生統一在招生平臺上注冊，通過平臺填寫學生基本信息、學習計劃和上傳個人資料，在完成信息填寫并提交后，會為每位申請者生成報名號，此報名號作為學生錄取前的唯一身份認證編號，方便學院和管理者查找學生。平臺提供了學院和國際事務管理兩級審核權限，審核過程中若需學生補充材料或修改申請表，可通過平臺提供的消息模塊向學生發送個人站內消息。在錄取工作進行過程中，可隨時調出申請、審核動態，真正做到數據實時掌握。錄取后，直接生成學號，并轉入國際學生事務管理平臺，為新生迎新工作做準備。

以往迎新工作經常出現排隊等候的現象，迎新現場的秩序控制是一個重要且艱巨的任務。為了減輕現場迎新壓力，做好招生和學生信息管理的銜接工作，我們設計了現場迎新模塊。迎新現場主要分為3個區域，分別是信息登記區、繳費區和注冊區。

圖2 國際學生信息管理平臺功能架構

1. 信息登記區布置 10 臺以上筆記本電腦，學生到達現場后，先去信息登記處補充信息，每位學生安排一位中國志愿者同學負責指導。

2. 信息登記完成后，到注冊區注冊，由管理人員打印相關資料。

3. 若需現場繳費，可去繳費區繳納相關費用。

使用迎新模塊后，現場秩序井然，工作流程清晰，每日迎新工作后，能夠即時獲得報到統計情況。

學生到達學校后，以往住宿安排也是一個大問題，需要綜合語種、宗教信仰、是否抽煙、對房間的特殊要求和國家間關系等多方面因素考慮。使用信息化平臺后，錄取流程結束后，學生即可登錄國際學生平臺進行宿舍選擇。學生在確認住宿保證書后，在平臺上查看各宿舍樓和房間的情況，選擇自己中意的房間，填寫入住申請表。住宿申請提交至留園管理員處，管理員根據房間情況予以審核。通過這種方式可以大大緩解因大批量新生報到造成的安排住宿壓力，同時也兼顧學生的住宿訴求。對于沒有預先申請宿舍的同學，管理員可在學生報到后在管理端批量辦理入住。

為了簡化繳費流程，平臺與學校財務系統實現對接，通過在線支付的方式緩解現場現金繳費的壓力，確保金額準確無誤的同時，也保證了學生的財務安全。收費管理員通過平臺為學生設置應繳費用種類和金額，學生登錄平臺后，在繳費欄目中選擇繳費項目，即可通過財務系統實現在線繳費。收費管理員批量打印發票，完成整個繳費流程。

國際學生信息管理平臺從學生申請開始，直至學生畢業，實現了學生在校各項活動的全生命周期管理，將傳統的手工、單機處理升級為網絡版。在設計過程中，充分考慮學生、教師和管理人員的需求，系統上線后，著實感受到該平臺所帶來的便捷性。隨著移動設備的流行度不斷提升，下一步考慮將平臺擴展到移動端，實現移動辦公。

（責編：楊潔）

（作者單位為山東大學信息化工作辦公室）