試析數字檔案管理中的知識發現與知識服務

董唯

摘 要：在新時代，檔案的管理工作已經邁進了數字化的時代。相較于傳統檔案，數字檔案所儲存的信息量更加的龐大，其內容也從傳統檔案的單一的文字、圖片形式，發展到了數字化檔案的影音、圖像、文字、視圖多種儲存模式。而且無論是傳統檔案還是新時代下的電子檔案，其中都蘊含著數量巨大的信息資料，這就要求檔案管理人員不僅能夠妥善保管檔案資料，更能夠依托巨大的檔案資源，在其中發現有價值的資源，以更好的服務社會。本文就數字檔案管理中的知識發現與知識服務進行了分析研究，以期能夠為同行業工作者提供有價值的參考。

關鍵詞：數字檔案管理；知識發現；知識服務

電子科技、網絡信息、大數據等等方面的高速發展，也使得我國檔案管理進入了數字化的新時代。現階段，我檔案管理工作，正在傳統檔案管理的基礎上通過整理、整合，對整體檔案資源進行數字化的檔案管理建設，我國歷史悠久、人口眾多，也就導致了我國檔案資料的數量巨大。面對如此巨大的檔案資源，各地方管理機構也在根據自身特點，積極的進行數字檔案管理工作的摸索，展開多種形式的管理及服務。各地方管理中作進程中，都秉持著以實現現有資源共享的目的，逐漸摸索出一套行之有效的知識發現與服務的工作方式。

1 知識服務的所面對的困難

檔案管理數字化的進程，使得人們有了更為豐富的方式對檔案工作進行有效的管理和服務，相對于傳統的檔案管理、查詢工作發生了質的飛躍，依托現有網絡信息技術、電子科學技術的發展。能夠在數據庫之中快速并且精確的的索引到自己所需要的電子檔案信息。但是，用戶在實際操作中，如果用戶想要根據自身所遇到的具體困難尋找解決方案的信息則并不簡單，檔案信息儲藏量又浩如煙海，使得這項工作的工作量也隨之巨增。并且用戶所獲的到的信息往往會和要解決的問題存在一定的偏差，會附帶出較多冗雜的其他信息資源，這也使得人們對于現代的電子檔案管理工作有了更高的要求。簡言之，現代的用戶已經不僅僅滿足與檔案的查尋功能，而是更加迫切的需要在知識服務之下能夠在海量的檔案信息之中，找到對于當前所面對問題最有效的解決方案信息資源。

2 相關概念解析

2.1 知識發現概念的解析

知識發現這個概念已經在人類歷史出現了很長時間，這一概念最早是在二十世紀八十年代一個國際學術交流會中提出的，這個學術交流會是在美國底特律召開的，從某個角度來說這次國際學術交流會推動了人類知識發現的進程。知識發現的進程開展的速度并不算快，這一個概念施時隔六年之后，才又一次被人人們在加拿大的一個同類型學術交流會上提及并且對這一概念做出了進一步說明，但在人們的普遍工共識中，知識發現這一概念是由自由學者fayyad在上個世界九十年代所提出的。在大多數人們的認知中，知識發現的這一概念就是在在浩如煙海的檔案中通過技術手段找到有價值的知識，而檔案往往都是以數據的形式儲存起來的，所以要想找到關鍵的知識首先要把數據變成知識。而這一認知從一個側面描述了知識發現，但是不夠全面。全面來講，知識發現不是一個具體的動作或者行為，它是一個過程，轉化的過程，知識發現是信息挖掘、信息綜合、信息挑選、信息轉化的綜合表現，其目的是通過知識發現過程的處理嗎，能夠將數據轉化成知識供人們直接使用。

2.2 知識服務

知識服務這一觀念的提出要比發現知識要晚，是在1999年一篇論文中提出的，論文的作者是任俊為。知識服務的重點是服務，而且是利用信息服務，在開展服務的前提就是能夠豐富的信息資源去支持服務，而且在服務的時候，也要使用一定的技術，包括智能技術，這樣可以幫助人們在眾多的信息資源中，找到有效的信息。從這種觀念中，我們可以看出來，知識服務是信息服務的發展。現階段，人們對知識服務的觀念有不同的看法，一部分人認為，知識服務是為需要的人提供有用的信息資源，將信息提取、重組任何開發服務。

3 改進措施

3.1 數字檔案信息空間

開展數字檔案管理中的知識服務，首先要明確數字檔案信息空間的概念。數字檔案信息空間是宏觀信息空間中的子空間，是由數字檔案數據空間、軟件空間、硬件空間、時間空間、技術空間、網絡空間和服務空間等構成的空間集合。信息空間概念的運用始于對計算機應用系統的描述。對計算機應用系統而言，信息是對客觀事物運動過程的描述，數據則是對信息的編碼。應用系統運行過程中，系統的功能和信息管理是通過對數據的加工和處理來完成的。這時，包括硬件、軟件和數據在內的計算機系統構成一個完整的信息空間。

3.2 數字檔案信息空間組織模式

數字檔案信息空間的組織模式是指系統的運行環境、內部結構以及相互間的關系模式。數字檔案信息空間的構建應當結合數字檔案與知識服務的特點，構建網絡體系、數據管理體系、應用和服務體系、標準體系和安全體系等，從而構成一個高效運行的有機整體。一般說來，數字檔案信息空間應當包括數據管理空間、網絡應用空間、知識服務空間三個組成部分。

3.3 基于數字檔案信息空間的知識服務系統

3.3.1 數字化管理

數字信息轉換的主要功能是將經過加工處理的各類非結構化數字信息轉換成能被數據庫管理系統進行處理的結構化數字信息。這個功能主要是由數字檔案管理系統的數字檔案信息導入功能加以實現的。數字信息存取的主要功能是建立數字檔案信息數據庫、數據倉庫和相關鏈接，建立檔案信息資源組織體系，實現檔案信息資源的集成、組織、存儲、更新與管理。

3.3.2 知識服務

知識服務需要在數字管理上進行，而且數字檔案可以按照自身的種類該分類，并且知道用戶需要的信息，在分類的時候，為用戶提供服務。數字化檔案的體系可以有以下4種分類，一種是資源分類；第二種是為用戶建立模型；第三種是處理反饋信息；第四種是知識推薦。資源分類是將整體的信息資源分成若干個部分，每個部分要有順序以保證能夠提供更多的信息，使其成為信息建設的基礎。建立模型，主要是以用戶的喜好為主，這樣可以保證能夠方便開展知識服務。反饋處理，主要是處理用戶在接受服務所反饋的信息，包括評價等等。然后根據反饋信息重新改正，以保證為用戶推送的信息都能夠滿足用戶需要。

結束語

信息的高速發展，給人們的生產生活帶來了巨大的便利。但在信息發展的過程中，也產生了很多的無用信息干擾了人們對于知識的發現與服務，給人生活造成了一定程度的影響。這也就給數字檔案管理工作帶來了新的要求，要求檔案管理能夠與時俱進，積極的吸收先進電子技術，的提高知識水平及專業水平，促進國家電子檔案知識發現與服務取得更好的成績。

參考文獻

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