國有企業檔案管理模式創新探討

李華

【摘要】檔案管理又被稱作檔案工作，是將每個人或企業在運行過程中所產生的檔案信息進行管理和保存，在需要的時候將其調閱出來，給個人或企業作為參考，同時也是國家最重視的一項管理。這么看來，檔案管理可以說是國有企業最為重要的一項內容。整齊有效的檔案管理意味著國有企業的穩定持續的經濟發展，當然，國有企業也要對檔案的管理模式進行創新和改革，更好更優的發展國有企業的經濟。

【關鍵詞】國有企業檔案管理、檔案管理模式、檔案管理模式創新

一、國有企業檔案管理現狀及措施

國有企業作為國家的企業，檔案管理在國有企業中發揮著至關重要的作用。但是，現在國有企業檔案管理發生了一些現狀。

1.以前國有企業的檔案管理都是采用紙質版的管理，不需要有經驗的技術人員，只需要管理人員按照相關的管理制度準確無誤的整理好之后放入檔案室就行。但是，隨著科技的不斷進步與發展，紙質版的檔案管理不在被國有企業所看好。而且隨著人員的增加，紙質版的檔案又多又繁瑣，不利于領導者翻閱查看。現在有一個問題就是，以前管理紙質版的檔案管理人員，都不太精通電腦、打印機等相關技術，所以不利于國有企業由紙質版向電子化檔案工作的順利進行。所以，國有企業要對檔案管理人員進行定期的專業的檔案培訓，加強他們的管理體系思想，使得檔案管理人員能夠更好地為國有企業做管理工作。

2.由紙質版的改進為電子化的，更加要求檔案管理人員改掉以前傳統的、老舊的思想，傳統的檔案管理模式不適合科技發達的現代社會，國有企業要與時俱進，為檔案管理人員提供電腦等科技工具，讓他們的思維進入到現代社會，高效率的完成檔案管理工作，有效地進行檔案管理查詢工作，有利于國有企業經濟的發展。

3.在早期，國有企業的檔案管理沒有非常明確的管理制度，所以導致管理工作有所疏忽以及分散不堪，致使國有企業變得狀況百出、亂七八糟。同時，之前的檔案管理人員思維不謹慎，容易泄露相關的檔案信息，導致國有企業遭受經濟上的損失。但隨著科技的發展，檔案管理制度體系也在進一步的改進與完善，輸入到電腦里面的檔案信息不容易被泄露出來，更好的幫助了國有企業經濟上不必要的損失。

二、國有企業檔案管理辦法

第一，國有企業檔案管理人員要嚴格按照國家頒布的相關檔案管理辦法進行管理，堅決不能越過法律私自執行或決定檔案管理。

第二，國有企業要在企業文件中明確強調檔案管理的制度體系，落實到每一條上面，同時要求文件材料整齊、完整、準確無誤。

第三，將檔案管理落實到每一位檔案管理工作人員的崗位職責上面，做好崗位職責責任制度，嚴格按照上面的制度進行檔案管理。

第四，檔案管理人員要按時按點對檔案管理的情況向上一級進行匯報、歸檔，上一級也要切實履行自己崗位的職責，盡職盡責、認真檢查檔案管理人員上報匯總的檔案信息。

第五，如果檔案上面的內容需要更正修改，應該及時修改，不能延期或者不改，要做到檔案無時無刻都是準確無誤的信息。

第六，紙質版和電子化的檔案信息要具有一致性，不能有任何的披露或者錯誤，同時，紙質版的檔案信息要有相關領導的簽字蓋章。

第七，檔案管理人員不得私自將檔案上面的信息進行涂改、毀損或者抽換內容等，否則將會依法按照相關法律條例進行判決。

三、檔案管理模式

檔案管理模式具體有三種模式：集中化檔案管理模式、分級化檔案管理模式、分散化檔案管理模式。

集中化檔案管理模式是指集中地對本單位的檔案進行管理的一種模式，這種檔案管理模式的好處：一方面是可以集中地充分的使檔案上面的信息起到關鍵性的作用，整齊有效進行檔案的管理。當然也可以進行集中地查詢，這樣又省時間又省精力的方法，得到了兩全其美的作用。使檔案的保管時間變得越來越長，更重要的是，節約了檔案管理人員的工作時間，提高了工作的效率，使國有企業的檔案管理更加規范化、工整化。另一方面，檔案的集中化管理培養出一批有職業素質的管理人員，聰明能干、辦事迅速的工作特點，提高了工作的效率和水平。

分級化檔案管理模式是指國有企業根據自身企業的特點，一級一級進行檔案管理工作，這種模式的優點在于更加細致的進行檔案管理，可以高效率完成工作，同時在查找方面更快的查詢出來，但是它的不足就是整理時間會比較漫長，不利于提高工作效率，涉及的檔案管理人員較多，工作較為繁瑣。

分散化檔案管理模式是指落實到每一個具體的部門，讓每個部門掌管檔案管理的人員在進行相應的檔案管理工作，這種模式的優點在于：它能夠更加詳細的總結和分類出檔案的信息，更加有利于國有企業穩定持續的經濟發展，責任到位，分工鮮明，讓每一位檔案管理人員真正做到盡職盡責，但是它也會有缺點，雖然各部門的檔案信息做到最好最優，但是沒有整體的概念性，往上級報的時候，難免會產生一些或大或小的疏忽及漏洞出現，不利于整個國有企業的檔案信息的總結和整合。更不利于國有企業的檔案信息的安全性和保密性。

四、檔案管理模式存在的問題

1.檔案管理人員自身的不嚴謹性，很可能會導致檔案信息向外界的流失，從而導致國有企業受檔案管理信息泄露的問題造成嚴重的損失。

2.檔案管理的相關管理制度并不完善，檔案管理人員工作精力沒有完全投入到里面來，致使管理不到位，出現檔案混亂不堪，嚴重影響了檔案管理的工作效率。

3.國有企業雖然設立檔案管理人員一職，但是沒有做到專職檔案管理工作，有一些檔案工作人員還兼職其他工作，導致檔案管理工作疏忽。

4.檔案的檢查不及時、不規范，一味追求工作量多就是工作效率高，往往卻忘了工作“精”才是工作的正確思想理念。

五、檔案管理模式的對策

首先，要完善檔案管理制度體系，做到職責到人，分工明確。其次，就是要加強檔案管理人員的自身管理素質和管理意識，讓他們充分意識到管理工作與他們的生活有著密切的關系，二者已經融為了一體。

六、檔案管理模式創新

檔案管理是一個國有企業最為重要的工作之一，檔案管理模式只有不斷地創新才能更好地為國有企業經濟的發展做出應有的貢獻。

創新一：要不斷對檔案管理人員進行相應的管理培訓，讓他們時時刻刻掌握最新的檔案管理模式情況，與時俱進，同時要求他們提出根據其國有企業的情況所指定出來的相對性極強的檔案管理模式。這樣的做法才真正有益的幫助國有企業更好更快的發展。

創新二：隨著科技的不斷進步，電子化的檔案管理也隨之進入了國有企業的平臺，電子化的出現提升了檔案查詢的速度與時間，檔案管理人員可以根據電子化的檔案管理信息進行在網上開辟出一個相應的平臺，供國有企業內部人員查看尋找相關需要的資料。

創新三：電子化的檔案管理開辟，它的不足是容易被別的國有企業所竊取走相關的資料，這就需要國有企業將強在檔案管理這方面的監管制度和安全保障制度，確保檔案信息的嚴謹性和安全性。

結語

檔案管理工作是國有企業不可或缺的一項工作，檔案管理的嚴謹性關乎著國有企業的經濟發展的好與壞，國有企業的檔案管理模式要跟著時代的腳步，建立完善的檔案管理制度體系，進一步加強檔案管理人員的管理素質與管理文化水平，充分的利用現有的科技實現檔案管理的安全性和嚴謹性，同時國有企業要加大資金經費的力度來維護檔案管理工作，不能有半點的疏忽與大意，只有檔案管理工作做好，檔案管理模式做強才能更好地促進國有企業的經濟發展，實現更高的要求。

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