解析文件向檔案轉化的條件和標志

孫亞麗

摘 要：隨著檔案工作實踐的發展，傳統檔案學中文件轉化為檔案的三個條件受到了嚴峻的挑戰。如何運用文件生命周期理論，正確分析文件內部價值運動規律，是探索文件與檔案轉化關系的科學之路。本文就文件向檔案轉化的條件和標志進行簡要分析，僅供學習和參考。

關鍵詞：文件向檔案轉化；條件；標志

1 概述

我國傳統的檔案學認為，文件與檔案是同一事物的兩個不同發展階段，文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿。文件向檔案轉化，一般必須具備三個條件：“1.現時使用完畢或辦理完畢的文件才能歸入檔案；2.對日后實際工作和科研具有一定查考利用價值的文件才有必要作為檔案保存；3.按照一定規律集中保存起來的文件才能最后成為檔案。”而這三個條件的最終實現在實際工作中便體現為“立卷歸檔”。于是“歸檔”也就成為“文件向檔案轉化的一般程序和條件，又是文件轉化為檔案的一般標志和界限。”

歸檔，是檔案管理的一個基本工作程序。歸檔，從字面上理解，即“歸入檔案”。是將處理完畢且具有保存價值的文件經系統整理后交檔案室（館）保存備案（備查）的過程。歸檔是文件向檔案轉化的標志，是文書處理的終點、檔案管理的起點。檔案是觀念的產物。從外觀上看，檔案并不是新產生的事物，而是由有形成為檔案可能的原始記錄材料轉化而來的，促使其轉化的就是人們的檔案觀念，以及在這種觀念指導下的檔案行為。有形成為檔案可能的原始記錄材料是自然形成的，甚至所有原始記錄材料都可能形成為檔案，但人們出于能力和成本等諸多方面利益的考慮，只能選擇其中具有保存價值的材料作為檔案保存，這就產生了歸檔行為。歸檔是一種選擇性行為。人們根據自己的需要和管理能力將原始記錄材料，通過歸檔行為進行

了身份的劃分，歸檔前后的原始記錄材料由此而具有了不同的社會屬性。歸檔后才成為檔案管理的工作對象——檔案，檔案工作由此而始。對于國家公共檔案來說，歸檔還是一個法律行為，經歸檔認定的，則是國家所有的檔案，才能享受《檔案法》的保護。歸檔，并非是一年一度文書立卷的工作程序，這樣理解就過于狹隘了。歸檔，也是一種意識活動，在任何時候，只要覺得原始記錄材料具有檔案的價值，并保存起來，都是歸檔行為，保存下來的就是檔案，這與有沒有檔案機構、保存在什么地方、誰保管都沒關系。同時，歸檔也不是一次性行為，第一次歸檔可能有不妥之處，以后仍然可以經過鑒定，將不具有檔案價值的“檔案”剔出去，或將過去遺漏的補充進來。

2 變革

隨著計算機技術的廣泛運用和電子文件時代的即將到來，檔案工作實踐也發生了巨大的變化。傳統的轉化標志“歸檔”，在這種環境下也經歷著系列變革。

首先，辦公自動化的結果使歸檔的文件產生了兩大門類———電子文件和紙質文件。兩類不同的文件在歸檔載體上也是相異的，尤其是在網絡環境下，電子文件的歸檔包括“網絡歸檔”和“介質歸檔”兩種程序，這樣一來，歸檔自身的標志又是什么呢？在“歸檔”這一概念尚未被確定前，以“歸檔”作為文件向檔案轉化的標志，來指導檔案工作實踐又怎能行之有效呢？

其次，“文檔一體化”是檔案管理的必然趨勢。在這種“一體化”管理的模式下，系統的最大特點就是文件工作與檔案工作同步進行。任何文件一旦正式形成或收到就被自動鑒定，當確定有保存價值就進行檔號標引并通過網絡到檔案室歸檔，處于檔案室的全面監控之下。在這種系統中，歸檔并沒有在文件“處理完畢”之后，而是在文件形成或收到之時，文件工作和檔案工作也沒有被分成兩個截然不同的部分。從這一點來看，傳統的轉化條件之一“處理完畢”已不再是文件向檔案轉化的限制要素了。

第三，“集中保存”在這種“一體化”的形勢下，也受到了沖擊。由于網絡歸檔在文件形成或收到的同時就可以進行了，“介質歸檔”也就顯得不那么重要了。許多館室受保管條件的限制，一般磁質材料或紙質文件可以不必歸檔，由各形成部門自己分散保管，只有一些留作證據查考的紙質和膠質文件才是必須移交集中保管的。從以上的歸檔變化中，我們可以看出，傳統的文件向檔案轉化的三個條件中的兩個（即辦理完畢和集中保存）已不再成為轉化的必要條件了。文件不必辦理完畢，也無須集中保存，只要被確定為具有一定的保存價值就可以轉化為檔案了。而這種價值確定的過程就是鑒定。可見具有保存價值是文件向檔案轉化的唯一條件，價值鑒定是文件向檔案轉化的標志和界限。

3 轉化動力

文件具有現實和歷史功用的記錄材料，文件生命周期向我們描述了文件運動的客觀規律，目前從文件劃分運動階段分析，檔案概念大體可分為四種類型：第一種，以美國等為代表檔案界認為檔案是經鑒定值得永久保存的文件。第二種，以法國為代表的國家認為檔案涵蓋了整個文件生命周期全過程。第三種，是國際檔案理事會主持編寫的《多語種檔案術語詞典》中的檔案定義。這里的定義與美國定義較為類似，但它們并不強調檔案必須具有永久價值，而僅僅指出它是由形成者或其職能的繼承者為自己利用，或由適當的檔案館因其檔案價值而保存經過挑選或未經挑選的非現行文件。第四種，以我國和蘇聯為代表的檔案定義，即認為辦理完結歸檔保存的文件才能被稱為檔案。

由于各國國情不同，但無論何種定義都承認檔案是由文件“轉化”而來的，轉化就是運動，任何事物的運動都是其內部矛盾運動的結果，文件運動也是由其內部矛盾運動決定并推動的。而文件內部矛盾運動是通過文件價值表現出來的。

4 反思

歸檔是“文書業務部門將工作活動中處理完畢，仍有保存價值的文件材料，按規定制度整理組卷后，定期向檔案室移交集中的過程，是文書處理工作的最后環節，是正常情況下文件轉化為檔案的交匯點和條件。”歸檔的對象是有保存價值的文件材料，可見確定文件材料是否具有保存價值，是對其進行歸檔的前提。事實上，文件一旦被確定為有保存價值時，轉化行為就已經發生了，人們就要對這些被認定為已屬檔案范疇的文件材料進行集中和歸檔。文件本體總要經歷一個從“形成”到“現行”再到“暫存”最后進入“歷史”階段的運動周期，這一客觀規律是不以人的主觀意志為轉移的，不管文件是否被歸檔，文件價值一旦轉化為檔案價值時，它自身就已實現向檔案的轉化了。歸檔僅僅改變了現行文件的存放地點和管理方式，并不能改變文件的屬性。我國傳統檔案學將“歸檔”視作界定文件與檔案的標志，這種劃分確定了檔案工作、檔案人員的職責、業務范圍和管理對象，這方面對檔案事業的發展曾起到一定的促進作用。

參考文獻

[1]任漢中，王茂躍.“歸檔”理論內涵和意義[J].檔案管理，2010（03）.