大數據時代高校學生檔案管理的挑戰與對策研究

曾凡

摘 要：科學技術的發展給人們的生活帶來了日新月異的變化，人們的思想和行為方式都發生了巨大的改變，大數據時代的到來更掀起了一場管理革命，給高校學生檔案管理帶來了重要的影響。本文將探究大數據時代高校學生檔案管理的挑戰與對策。

關鍵詞：大數據時代；高校檔案管理；挑戰與對策

大數據這個詞興起于2013年，自誕生以來使用的頻率非常高，各行業領域都受到了大數據的影響，需要轉變發展方式，才能實現在大數據時代中的穩定運行。在高校學生檔案管理工作中，大數據的影響也十分明顯，高校要改革管理方式，有效的管理學生檔案，推動學校的建設與發展。

1 大數據給高校檔案管理工作帶來的挑戰

1.1 數據存儲問題

學生檔案管理是高校管理中的一個重要組成部分，有效的管理學生的檔案能夠充分掌握學生的個人情況，滿足高校工作的需要，對學生的個人發展有重要的影響。檔案中包含著學生的重要個人信息，以及在校期間的學習情況、獎懲情況、品德狀況等多種信息，是學生工作和發展的重要憑證。因此，檔案管理工作是非常重要的。在新的時代形勢下，檔案的內容有所拓寬，可能涵蓋學生的心理狀況、社會實踐狀況等，傳統的記錄方式已經難以滿足大數據時代的信息需求，高校需要采用有效的記錄方式，更詳細的掌握學生的情況。包括學生的日常表現、個人的電子圖書館閱讀、一卡通消費情況等內容。這就會造成檔案信息的數量激增，紙質檔案的厚度會有所增加，占用較大的空間，而且容易受到意外的損壞，不利于檔案的保存。在大數據時代中，高校應建立數字化檔案管理平臺，更有效的管理學生的檔案信息。

1.2 數據處理問題

大量的檔案數據給高校的管理工作帶來了巨大的壓力，有效的處理這些數據是一個難題。傳統的檔案數據處理都由人工完成，工作量巨大，耗時費力，工作效率比較低。在大數據時代，用戶對檔案服務的要求更高，學校的發展也要求檔案管理工作提高管理質量和效率，檔案服務應該從“供給導向”轉變為“需求導向”。高校的檔案管理需要滿足學校不同部門對學生信息的需求，并將檔案資源轉化成知識資源，這是高校檔案管理的重要任務[1]。因此，必須優化管理的流程，加強對數據的分析和挖掘。

2 高校學生檔案管理應對大數據時代的策略

2.1 建立信息化檔案

傳統的檔案管理模式是將學生的各種成績單、評價表、學習成果等裝入檔案袋，形成紙質檔案，然后進行封存，當前，在高校中這種形式依然是學生檔案管理的主要的形式，在短時間內并不會廢除，但是，為了滿足大數據時代對信息資源的需求，高校應建立信息化的檔案管理平臺，形成檔案數據庫，應用計算機軟件技術，對學生的檔案進行保存。這種方式能夠有效的對學生的檔案信息進行保存與備份，并且不會占用大量的空間，可以采用云存儲的方式來儲存檔案信息，能夠有效的解決數據量過大造成的存儲困難問題。開發管理平臺的功能，通過信息化的管理系統能夠有效的對學生的信息進行查詢和篩選，這種功能能夠極大的提高檔案管理的效率。通過信息化管理平臺還能夠實現資源的共享，讓學校各部門在必要時能及時的獲取學生的檔案資料。這種方式符合大數據規模大、傳播快的特點，有利于學校的管理與發展。

2.2 開發大數據分析工具

高校學生檔案管理部門應該與數據開發公司建立合作平臺，對學生的檔案信息進行深入的挖掘，發現有利用價值的信息[2]。例如，可以通過檔案分析現階段的高校學生心理健康狀態，學習成績、學習態度、以及品德素質等相關情況，通過分析形成科學的報告，這對社會研究有重要的作用，也能為學校的教育和管理提供數據參考，高校可以根據分析結果調整教育和管理的方法，針對高校學生容易出現的心理問題進行疏導；針對學生的品德問題進行德育教育，有利于促進學生的全面發展，建設和諧的校園。另外，通過學生的一卡通應用情況能夠分析出學生的經濟狀況，對經濟狀況差的學生學校可以合理的發放助學金和助學貸款等款項，幫助學生解決困難。學校也可以與企業建立溝通平臺，通過檔案信息分析掌握學生的整體學習情況，選擇學習態度端正、成績優秀、品德良好、能力突出的學生，向企業或單位推薦，提高就業率，減輕學生的就業壓力。大數據分析工具的開發對學生個人、學校和社會都有重要的意義。

2.3 樹立大數據管理理念

在大數據時代，數據信息規模龐大，傳播迅速，形式多樣，更新的速度也非常快，高校檔案管理人員要結合時代發展的特征，將學生的檔案信息與教學的具體情況聯系在一起，從而確保高校的教育教學活動能夠順利的開展，合理的配置資源[2]。大數據能夠為學校工作提供信息參考，管理人員要樹立大數據的管理意識，通過數據手段實現教學的優化。例如，選修課的開設是一項重要的工作，課程的選擇要合理，既能增加學生的知識儲備，培養多種能力，又要滿足學生的興趣以及修學分的需求，同時要合理的安排時間，避免發生時間沖突，影響教學任務的完成。高校可以通過對檔案的分析，根據學生的成績，確定各專業學生喜歡的科目，通過網絡平臺掌握各專業、各年級的作息時間，合理的安排選修課的上課時間，為教學工作提供有效的參考。

3 結語

綜上所述，大數據時代對高校檔案管理有重要的影響，高校要針對大數據的特點，改進學生檔案管理的方法和策略，有效的管理學生的檔案，在管理期限內，避免學生檔案的損壞、丟失或泄露，提高檔案管理的質量，保證學生的檔案信息安全，促進學校的建設和發展。

參考文獻

[1]胥文勛.大數據時代高校學生管理工作信息化建設現狀與對策[N].綿陽師范學院學報，2016，01：53-56.

[2]張亞鳳.探討大數據時代高校學生檔案的管理[J].蘭臺世界，2016，18：63-65.