大數(shù)據(jù)時(shí)代的民生檔案管理

《大數(shù)據(jù)時(shí)代》一書出版于2013年，按照作者維克托·邁爾-舍恩伯格和肯尼思·庫(kù)克耶所說(shuō)，這是一場(chǎng)生活、工作與思維的大變革，“大數(shù)據(jù)正在改變我們的生活以及理解世界的方式，成為新發(fā)明和新服務(wù)的源泉，而更多的改變正蓄勢(shì)待發(fā)……”

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，政府成為最大規(guī)模的信息采集者，檔案管理部門作為天生的數(shù)據(jù)集散地，其電子檔案收集范圍必將進(jìn)一步擴(kuò)大，移交時(shí)限也將進(jìn)一步縮短。而在“開(kāi)放政府?dāng)?shù)據(jù)”和“互聯(lián)網(wǎng)+政府”的倡議響徹全球的年代，電子檔案的開(kāi)放時(shí)限也將在既有框架中不斷尋求突破，變得更加靈活。對(duì)大數(shù)據(jù)的分析處理和增值應(yīng)用，將成為未來(lái)檔案開(kāi)發(fā)利用的重要內(nèi)容。在這種情況下，對(duì)于檔案管理工作進(jìn)行一場(chǎng)技術(shù)革新也是在所難免的，大數(shù)據(jù)時(shí)代的來(lái)臨相比其他信息技術(shù)則更加契合檔案管理工作的需要。檔案人員應(yīng)認(rèn)清大數(shù)據(jù)時(shí)代給檔案管理帶來(lái)的挑戰(zhàn)與機(jī)遇，主動(dòng)分析，更好地為黨管檔、為國(guó)守史、為民服務(wù)。

提及為民服務(wù)，以人為本，不得不討論到近幾年熱議的民生檔案管理問(wèn)題。

民生問(wèn)題是人民群眾的切身利益問(wèn)題，滿足人民群眾的利益訴求是黨和各級(jí)政府踐行科學(xué)發(fā)展觀，履行群眾路線的核心問(wèn)題。而民生檔案是保障和改善民生工作中形成的真實(shí)記錄，是維護(hù)人民群眾各項(xiàng)權(quán)益的原始憑證。做好民生檔案工作，必須時(shí)刻以黨的群眾路線為指引；做好民生檔案工作，必須以踐行黨的群眾路線根本宗旨的內(nèi)在要求；做好民生檔案工作，必須以記錄民生、保障民生、服務(wù)民生為方向。

民生檔案屬于專門檔案范疇。民生檔案涉及政府對(duì)社會(huì)進(jìn)行公共管理和服務(wù)的各個(gè)部門，是有關(guān)公民生存與發(fā)展的檔案。是社會(huì)管理活動(dòng)的歷史記錄，是維護(hù)群眾權(quán)益的原始憑據(jù)，直接涉及廣大人民群眾的切身利益，其顯著特點(diǎn)是很強(qiáng)的動(dòng)態(tài)性，管理和服務(wù)對(duì)象大多為公民個(gè)體，是人民群眾最關(guān)心、最直接、最現(xiàn)實(shí)的利益問(wèn)題在檔案工作中的集中體現(xiàn)。如何管理好、用好，對(duì)于國(guó)家檔案資源建設(shè)和檔案事業(yè)發(fā)展具有基礎(chǔ)性和現(xiàn)實(shí)性意義。

在大數(shù)據(jù)引領(lǐng)變革的當(dāng)下，民生檔案的發(fā)展遇到了前所未有的挑戰(zhàn)

一、信息資源建設(shè)的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的民生檔案是紙質(zhì)文件管理，已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不適應(yīng)信息發(fā)展的需求，同時(shí)隨著民生文件的增多，庫(kù)房資源也成為檔案管理存儲(chǔ)的瓶頸。因此只有保存電子文件才能全面的、完整的、準(zhǔn)確地將百姓一生的經(jīng)歷數(shù)據(jù)保存下來(lái)。

二、檔案管理技術(shù)的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)已無(wú)法滿足大數(shù)據(jù)檔案的管理，在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，檔案的各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)都將改變，“收”將是數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)的、自動(dòng)歸集；“管”將采用云平臺(tái)存儲(chǔ)、計(jì)算、分析；“用”則是分析、發(fā)現(xiàn)與預(yù)測(cè)，為社會(huì)、企業(yè)創(chuàng)造價(jià)值。采用云計(jì)算等新技術(shù)對(duì)大數(shù)據(jù)檔案進(jìn)行分布式存儲(chǔ)、快速檢索。

三、檔案信息服務(wù)的挑戰(zhàn)。檔案信息不再是匱乏，而是泛濫；需要在海量數(shù)據(jù)中查詢到所需要的檔案信息，并實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的挖掘分析，從而提供有價(jià)值的信息。

大數(shù)據(jù)時(shí)代給檔案管理工作帶來(lái)挑戰(zhàn)的同時(shí)也帶來(lái)了新的機(jī)遇：

大數(shù)據(jù)的應(yīng)用給檔案數(shù)據(jù)挖掘帶來(lái)了機(jī)遇。傳統(tǒng)的民生檔案管理以文檔管理為主，大部分民生檔案利用率高，流動(dòng)頻繁，檔案材料更新變動(dòng)也頻繁，這種暫時(shí)不能改變的現(xiàn)實(shí)增加了檔案管理員工作強(qiáng)度和難度。傳統(tǒng)的管理手段，檔案管理主要基于手工整理、編目，館藏檔案主要是紙質(zhì)。在計(jì)算機(jī)管理時(shí)代，在計(jì)算機(jī)輔助下進(jìn)行檔案管理，館藏主要是紙質(zhì)文件與電子檔案管理并存；歸檔的電子文件主要是與紙質(zhì)相對(duì)應(yīng)的組織收發(fā)文、合同等。大數(shù)據(jù)時(shí)代下，檔案系統(tǒng)中除了大量的文檔之外，還有海量結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，并且數(shù)據(jù)利用的效果要大于文檔利用效果。檔案部門在收集大數(shù)據(jù)之后，通過(guò)主動(dòng)調(diào)查利用者的需求，建立各種數(shù)據(jù)模型，對(duì)海量數(shù)據(jù)進(jìn)行聚類、分類、相關(guān)性分析，

大數(shù)據(jù)技術(shù)給檔案管理系統(tǒng)可擴(kuò)展性帶來(lái)了機(jī)遇。隨著檔案數(shù)據(jù)的不斷增多，傳統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)由于無(wú)法動(dòng)態(tài)擴(kuò)展，會(huì)出現(xiàn)“小牛拉大車”的情況，越來(lái)越吃力。大數(shù)據(jù)時(shí)代催生了云計(jì)算技術(shù)，云計(jì)算可以對(duì)計(jì)算資源、存儲(chǔ)資源進(jìn)行動(dòng)態(tài)擴(kuò)展、按需分配。這給檔案管理系統(tǒng)可擴(kuò)展性帶來(lái)了機(jī)遇，在大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理將是云平臺(tái)上建設(shè)云檔案系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)云存儲(chǔ)。將組織各類有價(jià)值的信息資源整合、分析、挖掘，形成檔案的智慧分析庫(kù)，為企業(yè)決策提供服務(wù)，為組織創(chuàng)造價(jià)值。檔案管理系統(tǒng)只要基于云計(jì)算的技術(shù)架構(gòu)進(jìn)行設(shè)計(jì)，就可以動(dòng)態(tài)增加計(jì)算資源、存儲(chǔ)資源，滿足服務(wù)器的快速擴(kuò)容及數(shù)據(jù)量的快速增長(zhǎng)，同時(shí)大幅降低IT系統(tǒng)投資及維護(hù)成本。

大數(shù)據(jù)技術(shù)使“死檔案”活起來(lái)。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)和科技的發(fā)展，人才的流動(dòng)不局限于城市之間，不同國(guó)家，不同地域之間也存在著越來(lái)越頻繁的人才流動(dòng)，人才的流動(dòng)必然引起信息的流動(dòng)。各方各面都需要了解勞動(dòng)者個(gè)人的信息，已選取最適合自己的人才，為社會(huì)創(chuàng)造財(cái)富。而傳統(tǒng)的民生檔案多為“死檔案”，被動(dòng)利用性很大，利用率雖然高，但要找到一份檔案卻要經(jīng)歷很多過(guò)程，有的甚至查找無(wú)門的情況。大數(shù)據(jù)技術(shù)能使可以公開(kāi)的民生信息予以公開(kāi)，在能保障個(gè)人信息不外泄的平臺(tái)上分類公開(kāi)給個(gè)人或者其他組織，省去了當(dāng)下需要證明閱檔人身份的諸多環(huán)節(jié)，便捷的利用方式是促進(jìn)社會(huì)發(fā)展的。這種社會(huì)范圍內(nèi)的服務(wù)，應(yīng)作為大數(shù)據(jù)的時(shí)代產(chǎn)物而出現(xiàn)，檔案服務(wù)將朝著社會(huì)化、多元化、開(kāi)放性和先進(jìn)性發(fā)展，檔案服務(wù)以組織、客戶個(gè)性化的需求為導(dǎo)向，提供網(wǎng)絡(luò)化、智慧型的服務(wù)。

大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)傳統(tǒng)民生檔案管理流程進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整。檔案管理工作從前端進(jìn)行控制，確保檔案管理的規(guī)范，將檔案管理融入到涉民部門的辦公系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)、業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)、網(wǎng)絡(luò)支撐等系統(tǒng)中，將文件、數(shù)據(jù)歸檔流程寫入發(fā)文環(huán)節(jié)、付款環(huán)節(jié)、驗(yàn)收環(huán)節(jié)等，抓好文檔的前端控制。從技術(shù)手段上控制，將電子文件、數(shù)據(jù)的歸檔分為邏輯歸檔、物理歸檔。針對(duì)合同、辦公系統(tǒng)，采取實(shí)時(shí)接口物理歸檔。在合同系統(tǒng)中嵌入檔案移交、接收功能，與檔案系統(tǒng)建立實(shí)時(shí)接口。由于民生信息數(shù)據(jù)量大，采檔案的“用”要做到全智能服務(wù)。傳統(tǒng)的檔案管理以文檔管理為主，檔案基本處于被動(dòng)利用，在大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案系統(tǒng)中除了大量的文檔之外，還有海量數(shù)據(jù)，并且數(shù)據(jù)利用的效果要大于文檔利用效果。涉民部門應(yīng)增加業(yè)務(wù)交流，通過(guò)互動(dòng)主動(dòng)了解各涉民部門的需求，建立各種數(shù)據(jù)模型，對(duì)海量數(shù)據(jù)進(jìn)行聚類、分類、相關(guān)性分析，找到數(shù)據(jù)之間的關(guān)系，進(jìn)而進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)優(yōu)化服務(wù)，提高涉民部門決策水平和檔案工作效率。當(dāng)然，數(shù)據(jù)、文檔都是“死”的，檔案人員只有將這些“死”數(shù)據(jù)變成“活”信息，工作的價(jià)值就會(huì)得到很好的體現(xiàn)。

互聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)的發(fā)展，對(duì)檔案管理工作既是挑戰(zhàn)，更是機(jī)遇。民生檔案的真實(shí)、高效、及時(shí)的利用，促進(jìn)民生的發(fā)展，民生的發(fā)展，就是社會(huì)的發(fā)展，在未來(lái)的檔案管理中，每一個(gè)檔案管理人員需以精進(jìn)的態(tài)度，努力研習(xí)“大數(shù)據(jù)+民生檔案”，要不斷學(xué)習(xí)創(chuàng)新、開(kāi)放的大數(shù)據(jù)思維，立足本職崗位，重新思考和認(rèn)識(shí)檔案工作，充分運(yùn)用新技術(shù)和新應(yīng)用，在大數(shù)據(jù)時(shí)代推動(dòng)民生檔案工作創(chuàng)造更大的價(jià)值。

作者簡(jiǎn)介

常鈺（1983-），女，天津市，漢，助理館員，大本，研究方向：大數(shù)據(jù)時(shí)代下的檔案管理。