大數據時代的民生檔案管理

《大數據時代》一書出版于2013年，按照作者維克托·邁爾-舍恩伯格和肯尼思·庫克耶所說，這是一場生活、工作與思維的大變革，“大數據正在改變我們的生活以及理解世界的方式，成為新發明和新服務的源泉，而更多的改變正蓄勢待發……”

在大數據時代，政府成為最大規模的信息采集者，檔案管理部門作為天生的數據集散地，其電子檔案收集范圍必將進一步擴大，移交時限也將進一步縮短。而在“開放政府數據”和“互聯網+政府”的倡議響徹全球的年代，電子檔案的開放時限也將在既有框架中不斷尋求突破，變得更加靈活。對大數據的分析處理和增值應用，將成為未來檔案開發利用的重要內容。在這種情況下，對于檔案管理工作進行一場技術革新也是在所難免的，大數據時代的來臨相比其他信息技術則更加契合檔案管理工作的需要。檔案人員應認清大數據時代給檔案管理帶來的挑戰與機遇，主動分析，更好地為黨管檔、為國守史、為民服務。

提及為民服務，以人為本，不得不討論到近幾年熱議的民生檔案管理問題。

民生問題是人民群眾的切身利益問題，滿足人民群眾的利益訴求是黨和各級政府踐行科學發展觀，履行群眾路線的核心問題。而民生檔案是保障和改善民生工作中形成的真實記錄，是維護人民群眾各項權益的原始憑證。做好民生檔案工作，必須時刻以黨的群眾路線為指引；做好民生檔案工作，必須以踐行黨的群眾路線根本宗旨的內在要求；做好民生檔案工作，必須以記錄民生、保障民生、服務民生為方向。

民生檔案屬于專門檔案范疇。民生檔案涉及政府對社會進行公共管理和服務的各個部門，是有關公民生存與發展的檔案。是社會管理活動的歷史記錄，是維護群眾權益的原始憑據，直接涉及廣大人民群眾的切身利益，其顯著特點是很強的動態性，管理和服務對象大多為公民個體，是人民群眾最關心、最直接、最現實的利益問題在檔案工作中的集中體現。如何管理好、用好，對于國家檔案資源建設和檔案事業發展具有基礎性和現實性意義。

在大數據引領變革的當下，民生檔案的發展遇到了前所未有的挑戰

一、信息資源建設的挑戰。傳統的民生檔案是紙質文件管理，已遠遠不適應信息發展的需求，同時隨著民生文件的增多，庫房資源也成為檔案管理存儲的瓶頸。因此只有保存電子文件才能全面的、完整的、準確地將百姓一生的經歷數據保存下來。

二、檔案管理技術的挑戰。傳統的檔案管理系統已無法滿足大數據檔案的管理，在大數據時代下，檔案的各業務環節都將改變，“收”將是數據實時的、自動歸集；“管”將采用云平臺存儲、計算、分析；“用”則是分析、發現與預測，為社會、企業創造價值。采用云計算等新技術對大數據檔案進行分布式存儲、快速檢索。

三、檔案信息服務的挑戰。檔案信息不再是匱乏，而是泛濫；需要在海量數據中查詢到所需要的檔案信息，并實現對檔案信息的挖掘分析，從而提供有價值的信息。

大數據時代給檔案管理工作帶來挑戰的同時也帶來了新的機遇：

大數據的應用給檔案數據挖掘帶來了機遇。傳統的民生檔案管理以文檔管理為主，大部分民生檔案利用率高，流動頻繁，檔案材料更新變動也頻繁，這種暫時不能改變的現實增加了檔案管理員工作強度和難度。傳統的管理手段，檔案管理主要基于手工整理、編目，館藏檔案主要是紙質。在計算機管理時代，在計算機輔助下進行檔案管理，館藏主要是紙質文件與電子檔案管理并存；歸檔的電子文件主要是與紙質相對應的組織收發文、合同等。大數據時代下，檔案系統中除了大量的文檔之外，還有海量結構化數據，并且數據利用的效果要大于文檔利用效果。檔案部門在收集大數據之后，通過主動調查利用者的需求，建立各種數據模型，對海量數據進行聚類、分類、相關性分析，

大數據技術給檔案管理系統可擴展性帶來了機遇。隨著檔案數據的不斷增多，傳統的檔案管理系統由于無法動態擴展，會出現“小牛拉大車”的情況，越來越吃力。大數據時代催生了云計算技術，云計算可以對計算資源、存儲資源進行動態擴展、按需分配。這給檔案管理系統可擴展性帶來了機遇，在大數據時代，檔案管理將是云平臺上建設云檔案系統，實現云存儲。將組織各類有價值的信息資源整合、分析、挖掘，形成檔案的智慧分析庫，為企業決策提供服務，為組織創造價值。檔案管理系統只要基于云計算的技術架構進行設計，就可以動態增加計算資源、存儲資源，滿足服務器的快速擴容及數據量的快速增長，同時大幅降低IT系統投資及維護成本。

大數據技術使“死檔案”活起來。隨著社會經濟和科技的發展，人才的流動不局限于城市之間，不同國家，不同地域之間也存在著越來越頻繁的人才流動，人才的流動必然引起信息的流動。各方各面都需要了解勞動者個人的信息，已選取最適合自己的人才，為社會創造財富。而傳統的民生檔案多為“死檔案”，被動利用性很大，利用率雖然高，但要找到一份檔案卻要經歷很多過程，有的甚至查找無門的情況。大數據技術能使可以公開的民生信息予以公開，在能保障個人信息不外泄的平臺上分類公開給個人或者其他組織，省去了當下需要證明閱檔人身份的諸多環節，便捷的利用方式是促進社會發展的。這種社會范圍內的服務，應作為大數據的時代產物而出現，檔案服務將朝著社會化、多元化、開放性和先進性發展，檔案服務以組織、客戶個性化的需求為導向，提供網絡化、智慧型的服務。

大數據技術對傳統民生檔案管理流程進行優化調整。檔案管理工作從前端進行控制，確保檔案管理的規范，將檔案管理融入到涉民部門的辦公系統、合同管理系統、業務運營、網絡支撐等系統中，將文件、數據歸檔流程寫入發文環節、付款環節、驗收環節等，抓好文檔的前端控制。從技術手段上控制，將電子文件、數據的歸檔分為邏輯歸檔、物理歸檔。針對合同、辦公系統，采取實時接口物理歸檔。在合同系統中嵌入檔案移交、接收功能，與檔案系統建立實時接口。由于民生信息數據量大，采檔案的“用”要做到全智能服務。傳統的檔案管理以文檔管理為主，檔案基本處于被動利用，在大數據時代，檔案系統中除了大量的文檔之外，還有海量數據，并且數據利用的效果要大于文檔利用效果。涉民部門應增加業務交流，通過互動主動了解各涉民部門的需求，建立各種數據模型，對海量數據進行聚類、分類、相關性分析，找到數據之間的關系，進而進行網絡優化服務，提高涉民部門決策水平和檔案工作效率。當然，數據、文檔都是“死”的，檔案人員只有將這些“死”數據變成“活”信息，工作的價值就會得到很好的體現。

互聯網、云計算、大數據的發展，對檔案管理工作既是挑戰，更是機遇。民生檔案的真實、高效、及時的利用，促進民生的發展，民生的發展，就是社會的發展，在未來的檔案管理中，每一個檔案管理人員需以精進的態度，努力研習“大數據+民生檔案”，要不斷學習創新、開放的大數據思維，立足本職崗位，重新思考和認識檔案工作，充分運用新技術和新應用，在大數據時代推動民生檔案工作創造更大的價值。

作者簡介

常鈺（1983-），女，天津市，漢，助理館員，大本，研究方向：大數據時代下的檔案管理。