醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化問(wèn)題及對(duì)策

黃小冊(cè)

摘 要：在醫(yī)療改革的推動(dòng)下醫(yī)院的管理工作也日漸完善，檔案管理是醫(yī)院管理工作中不可或缺的一部分。但是，在目前的檔案管理中依然存在很多問(wèn)題，在新時(shí)期如何對(duì)醫(yī)院的檔案實(shí)行現(xiàn)代化管理是值得深入研究的課題。因此，文章列舉了影響醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理的因素，并為新形勢(shì)下醫(yī)院檔案管理工作提供了思路和方向。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案管理；現(xiàn)代化；影響因素；工作思路

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展和進(jìn)步，我國(guó)的醫(yī)藥衛(wèi)生事業(yè)也取得了前所未有的成就，但是醫(yī)藥衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展進(jìn)程中依然存在很多阻礙，新醫(yī)改應(yīng)運(yùn)而生。新醫(yī)改方案的實(shí)施和政府對(duì)新醫(yī)改的不斷深化，提高了對(duì)醫(yī)院管理體制的要求。醫(yī)學(xué)檔案的管理在醫(yī)院管理工作中意義重大，因?yàn)獒t(yī)院檔案是對(duì)醫(yī)院內(nèi)各種醫(yī)學(xué)活動(dòng)的記錄，其形式多樣，不僅有紙質(zhì)的文件和圖表，還包括音像、磁盤(pán)等，這些信息材料可以為臨床實(shí)踐提供參考，也影響著醫(yī)院的管理決策，是醫(yī)院的寶貴財(cái)富。因此，應(yīng)該重視對(duì)醫(yī)院檔案的管理，使其向科學(xué)化、現(xiàn)代化的方向發(fā)展，確保醫(yī)院檔案完整性的同時(shí)也能夠提高醫(yī)院整體的管理水平，進(jìn)而促進(jìn)醫(yī)院的發(fā)展。

1 影響醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化的因素

1.1 醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)忽視檔案管理工作

醫(yī)院主要以醫(yī)療服務(wù)為主，因此多數(shù)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)通常將醫(yī)療工作作為工作的重點(diǎn)，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，忽視了對(duì)醫(yī)院檔案的管理。但是，我們不能否認(rèn)，醫(yī)院檔案在醫(yī)院的管理決策、醫(yī)療經(jīng)驗(yàn)的傳承和科研工作的開(kāi)展中都發(fā)揮著重要的作用。正是因?yàn)獒t(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的意識(shí)薄弱，致使檔案管理的工作效率低下，甚至影響了醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。

1.2 檔案管理體制不健全，管理混亂

目前，在很多醫(yī)院因?yàn)槿狈∪徒y(tǒng)一的檔案管理體制，致使檔案管理工作中出現(xiàn)各職能部門(mén)分工不明確、檔案種類(lèi)模糊和工作不協(xié)調(diào)的現(xiàn)象，直接影響了各科室職能的發(fā)揮，更埋沒(méi)了檔案存在的意義。由于檔案管理體制的不完善，使檔案管理工作混亂，也會(huì)影響信息的收集，不但容易出現(xiàn)重復(fù)收集的現(xiàn)象，造成資源的浪費(fèi)，還使收檔的難度增大，存在移交不及時(shí)的現(xiàn)象，也難以保證各類(lèi)信息的完整性和連續(xù)性。同時(shí)，醫(yī)院對(duì)檔案管理的考核松懈，缺乏具體的內(nèi)容，也沒(méi)有詳細(xì)的評(píng)價(jià)措施，致使人員工作渙散，工作效率低。

1.3 檔案管理人員不足，素質(zhì)有待提高

醫(yī)院檔案管理工作崗位的從業(yè)人員通常是從各科室轉(zhuǎn)調(diào)過(guò)來(lái)的，文化水平的差異較大，缺乏檔案管理的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，同時(shí)又沒(méi)有檔案管理的工作經(jīng)驗(yàn)，導(dǎo)致工作進(jìn)展緩慢。因?yàn)闄n案管理工作隊(duì)伍中高層次專(zhuān)業(yè)人才匱乏，人員素質(zhì)低下，管理理念陳舊，使管理工作缺乏創(chuàng)新和活力，直接影響了檔案管理工作的效率。

1.4 現(xiàn)代化管理水平滯后

傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理中，數(shù)據(jù)多是采用手工采集，既影響工作效率，其準(zhǔn)確性也很難保證，不利于現(xiàn)代化管理的進(jìn)程。與此同時(shí)，管理機(jī)構(gòu)設(shè)置不合理，人員混亂，管理人員的管理理念落后，手段缺乏創(chuàng)新，現(xiàn)代化理念落實(shí)不到位，直接阻礙了檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。

1.5 檔案利用率低

醫(yī)院的檔案管理中存在重管理輕利用的現(xiàn)象，雖然各種信息資料能夠及時(shí)的被整理和歸檔，但是其利用率不高。因?yàn)閭鹘y(tǒng)手段的檔案在收集和管理時(shí)需要經(jīng)過(guò)很多個(gè)環(huán)節(jié)，過(guò)程十分繁瑣，同時(shí)查找非常困難。這就恰恰證明了檔案在歸檔后很難在得到充分的利用，也說(shuō)明了傳統(tǒng)的管理方式下對(duì)檔案信息的開(kāi)發(fā)利用嚴(yán)重不足，這也使檔案管理工作的意義大打折扣。

2 現(xiàn)代化醫(yī)院檔案管理工作的思路

2.1 加強(qiáng)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的重視

檔案管理對(duì)于醫(yī)院的發(fā)展意義重大，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該將其列入醫(yī)院管理工作的重點(diǎn)之一，重視對(duì)醫(yī)院檔案的管理，并把檔案管理工作提上日程。在實(shí)際的工作中，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該將檔案的管理和醫(yī)療、教學(xué)以及科研等工作共同規(guī)劃，進(jìn)而發(fā)揮檔案的作用。同時(shí)，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該積極支持并參與檔案管理的宣傳工作，進(jìn)而加強(qiáng)全體人員對(duì)檔案管理的重視。

2.2 加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)素養(yǎng)

檔案管理從業(yè)人員的管理意識(shí)和業(yè)務(wù)素質(zhì)對(duì)檔案管理工作有直接的影響。醫(yī)院檔案的現(xiàn)代化管理并不是簡(jiǎn)單的信息歸檔，而是要將醫(yī)院內(nèi)所有相關(guān)活動(dòng)的記錄進(jìn)行分類(lèi)，并對(duì)其展開(kāi)科學(xué)、規(guī)范的管理，因而需要從業(yè)人員具備一定的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)水平。所以，醫(yī)院應(yīng)該重視對(duì)檔案管理人員的教育和培養(yǎng)，并根據(jù)醫(yī)院的實(shí)際制定培養(yǎng)方案，醫(yī)院可以通過(guò)組織專(zhuān)題講座、研討會(huì)或者以參觀學(xué)習(xí)的方式讓相關(guān)人員掌握現(xiàn)代化的管理方式，提高其業(yè)務(wù)素養(yǎng)。另外，還應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的道德品質(zhì)和人文素養(yǎng)的滲透，進(jìn)而為醫(yī)院的檔案管理工作儲(chǔ)備綜合型人才。同時(shí)，醫(yī)院還應(yīng)加大宣傳力度，強(qiáng)調(diào)檔案管理在臨床、科研和教學(xué)中的重要意義，提高全體人員對(duì)檔案的管理意識(shí)，以促進(jìn)檔案管理工作的深入開(kāi)展。

2.3 強(qiáng)化現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)的應(yīng)用

現(xiàn)代化的檔案管理是利用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)和通訊等現(xiàn)代化技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的存儲(chǔ)、傳輸?shù)裙芾砉ば颉，F(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用，使檔案管理工作變得簡(jiǎn)單便捷，信息資料更易于保存，不僅節(jié)約資源，也提高了檔案管理工作的效率。信息社會(huì)，利用計(jì)算機(jī)等先進(jìn)的技術(shù)管理醫(yī)院檔案是發(fā)展的趨勢(shì)，實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理也是醫(yī)院檔案管理工作的一大目標(biāo)。因此，醫(yī)院應(yīng)該強(qiáng)化現(xiàn)代化管理技術(shù)的應(yīng)用，認(rèn)識(shí)到這一技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，加強(qiáng)其與傳統(tǒng)檔案管理的結(jié)合，并根據(jù)醫(yī)院的實(shí)際和發(fā)展的需要，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。

2.4 健全檔案管理制度，規(guī)范管理模式

完善的檔案管理制度是確保醫(yī)院檔案管理工作順利進(jìn)行的有力保證，因此醫(yī)院應(yīng)該在現(xiàn)有的檔案管理制度的基礎(chǔ)上結(jié)合管理工作的現(xiàn)代化進(jìn)程和醫(yī)院發(fā)展的實(shí)際，健全檔案管理體系。首先，應(yīng)該建立檔案管理工作小組，選擇具有管理經(jīng)驗(yàn)的人員統(tǒng)一指導(dǎo)，并結(jié)合醫(yī)院的需求以及檔案管理的原則，制定切實(shí)可行的管理制度。其次，應(yīng)該建立責(zé)任制，明確各崗位的職責(zé)和權(quán)限，避免管理中的混亂局面。最后，還應(yīng)該建立獎(jiǎng)懲制度，對(duì)管理工作人員定期進(jìn)行考核，調(diào)動(dòng)人員工作的積極性，有利于檔案管理工作的開(kāi)展和創(chuàng)新。需要注意的是，在檔案管理小組中，還應(yīng)配備相關(guān)的技術(shù)人員，為現(xiàn)代化的管理提供相應(yīng)的指導(dǎo)；制定相應(yīng)制度的過(guò)程中，應(yīng)該注重細(xì)節(jié)，比如檔案收集和使用的時(shí)限、檔案的分類(lèi)等等。只有建立管理制度，才能逐漸實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理，才能保證檔案資料的完整性和連續(xù)性，進(jìn)而發(fā)揮檔案管理的有效性。

2.5 開(kāi)發(fā)檔案資源，完善醫(yī)務(wù)工作

檔案資源的開(kāi)發(fā)和利用是檔案管理的目的之一，在現(xiàn)代化的檔案管理中，應(yīng)該注重對(duì)檔案資源的挖掘，進(jìn)而提高檔案的使用價(jià)值，完善醫(yī)務(wù)工作。因此，檔案管理人員應(yīng)該樹(shù)立服務(wù)意識(shí)，明確檔案的重要性，積極對(duì)醫(yī)務(wù)信息進(jìn)行開(kāi)發(fā)，對(duì)收集的信息進(jìn)行編研，進(jìn)而為信息需求者提供給全方位的資訊。同時(shí)，還應(yīng)該注重檔案利用的反饋，加強(qiáng)對(duì)反饋信息的管理，并采取有效措施滿(mǎn)足不同需求者的要求，這樣不但能提高檔案的利用率，也能充分發(fā)揮其效用，這樣才可以提高檔案在醫(yī)院事務(wù)中的地位和作用，最終促進(jìn)檔案建設(shè)和檔案管理的發(fā)展。

總之，新醫(yī)改為醫(yī)藥衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展打開(kāi)了新局面，醫(yī)院應(yīng)該重視檔案管理，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理理念，宣傳檔案管理的重要意義，完善制度建設(shè)，利用優(yōu)勢(shì)資源來(lái)提高相關(guān)從業(yè)人員的素質(zhì)，并積極探索現(xiàn)代化檔案管理的模式，不斷創(chuàng)新管理模式。只有這樣才能推進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)代化進(jìn)程，促使醫(yī)院檔案管理工作邁向新的臺(tái)階。

參考文獻(xiàn)

[1]李萍.醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀及對(duì)策[J].中國(guó)醫(yī)藥導(dǎo)報(bào)，2011，8（3）：125-126.

[2]桂蘭.關(guān)于醫(yī)院檔案管理工作創(chuàng)新的探討[J].北京檔案，2011，（4）：47-48.

[3]張艷軍.醫(yī)院檔案管理的信息化淺析[J].河北醫(yī)學(xué)，2011，17（5）：706-707.