淺談制造企業(yè)電子公文無紙化歸檔

姚媛

摘 要：文書檔案是支持制造企業(yè)生產(chǎn)運營的重要基礎資料，隨著企業(yè)信息化水平的不斷提高，電子化公文成為企業(yè)文書材料的主體，如何做好電子公文無紙化歸檔工作成為制造企業(yè)探索的重要內(nèi)容。本文就當前企業(yè)電子文件歸檔存在的問題進行分析，并提出針對性措施，為制造企業(yè)無紙化歸檔工作提供參考。

關鍵字：制造企業(yè)；電子公文；無紙化歸檔

國家檔案局規(guī)定，企業(yè)需要進行永久、長期保存的電子公文采取電子歸檔和紙質(zhì)載體歸檔“雙套制”方式，但是受傳統(tǒng)檔案管理理念束縛，當前制造企業(yè)在電子公文歸檔方面更側(cè)重于實體歸檔，電子文件收集不齊全、歸檔不規(guī)范、電子文件存儲載體保管不善等問題十分突出，因此，加強制造企業(yè)電子公文無紙化歸檔管理十分必要。

1 電子公文與傳統(tǒng)紙質(zhì)公文的差異

電子公文與傳統(tǒng)紙質(zhì)公文在表現(xiàn)形式、存儲載體、使用方式上存在著較大的差異，因此在文件歸檔管理上也有著很大的不同：一是電子公文具有間接使用的特性。傳統(tǒng)紙質(zhì)公文在查閱利用時必須通過調(diào)閱原始文件進行翻看才能獲取其上記載的信息內(nèi)容，而電子公文是以二進制代碼的形式存在，無法直接利用，必須借助特定的計算機軟件才能讀取信息。電子公文間接利用的特性要求其在歸檔時必須利用特定的信息系統(tǒng)來輔助進行管理。二是電子公文具備完全共享性。在制造企業(yè)中無密級的文件可以被企業(yè)員工共享使用，但是受紙質(zhì)載體限制，同一時間里只能被一人使用。而電子公文是電子信息文件，通過檔案管理系統(tǒng)調(diào)閱或者光盤讀取文件時可以不被載體束縛，實現(xiàn)多人的同時共享。與此同時，電子公文在安全性上也存在一定的風險。三是存儲環(huán)境上存在差異。傳統(tǒng)紙質(zhì)公文在存儲環(huán)境上主要是注重對溫度、濕度的控制，但是電子公文的存儲介質(zhì)除了對溫濕度有要求，在防磁方面也有著較高的要求，同時檔案管理系統(tǒng)還要求具備較高的安全保密環(huán)境。

2 制造企業(yè)電子公文無紙化歸檔存在的問題

2.1 制度不健全，管理不規(guī)范

對于制造企業(yè)來講，企業(yè)的核心業(yè)務是生產(chǎn)制造，而企業(yè)電子公文的歸檔管理工作等綜合管理事務則常常不被企業(yè)高層重視。不少企業(yè)在公文歸檔管理方面缺乏完備的工作制度，特別是電子檔案剛剛興起，很多企業(yè)很少甚至是沒有建立這方面的管理制度。因為缺少了管理制度的支撐，使得電子公文在進行歸檔時存在收集不齊全、存檔不規(guī)范、使用程序不正當?shù)葐栴}，電子檔案的完整性、真實性、完整性方面得不到有效的保障。不規(guī)范的電子文件歸檔工作一方面浪費了企業(yè)的人力物力，另一方面也造成了企業(yè)有用信息的流失，給企業(yè)造成了損失。

2.2 電子文件易于修改，造成收集的困難

電子公文與傳統(tǒng)公文最大的不同在于其是由二進制代碼組成的，易于被修改且修改痕跡不易被發(fā)現(xiàn)。許多電子公文的形成過程中不是一蹴而就的，其可能經(jīng)歷了多次的修改，這給電子公文在進行歸檔時如何確定文件的原始性造成了不小的阻礙。同時，受組織機構的制約，部門間信息共享障礙問題也給原始電子公文的收集帶來了難度。部分職能部門認為，部門內(nèi)產(chǎn)生的電子文件應當歸部門所有，而不愿意與其他部門共享。還有些部門因為電子文件在歸檔時需要進行繁瑣的信息錄入，一些工作人員缺乏責任心，為了減少工作量而故意縮小了歸檔范圍，造成電子檔案的不完整。

2.3 業(yè)務系統(tǒng)的不兼容性造成歸檔阻礙

隨著制造企業(yè)信息化管理水平的不斷提高，越來越多的業(yè)務系統(tǒng)在企業(yè)內(nèi)部上線運行，但是這些業(yè)務系統(tǒng)可能是由不同的開發(fā)商開發(fā)制造的，系統(tǒng)的不兼容問題造成了電子文件數(shù)據(jù)結構的不統(tǒng)一，這給文件的統(tǒng)一歸檔工作造成了阻礙。雖然可以采取數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化的方式來進行統(tǒng)一，但轉(zhuǎn)化過程中可能造成數(shù)據(jù)的失真，破壞歸檔電子文件的原始性。此外，信息技術的飛速發(fā)展使業(yè)務系統(tǒng)不斷的更新，一些存儲時間較長的電子文件，可能因為版本過于陳舊而使得新系統(tǒng)無法讀取，企業(yè)管理者無法通過電子檔案獲取有價值的信息，檔案的利用價值大大降低，使企業(yè)蒙受損失。

2.4 安全保障不足，電子文件易受威脅

電子公文的數(shù)字化特性使其對計算機系統(tǒng)具有較強的依賴性，電子數(shù)據(jù)在存儲傳輸過程中可能會受到計算機病毒、木馬等惡意程序的侵害，造成原始數(shù)據(jù)的破壞或盜取。但是，當前大部分的制造企業(yè)在電子公文安全保障方面的意識還不強，在信息安全保障措施上做的還不夠，安全漏洞問題給電子檔案帶來了巨大的威脅。此外，電子文件的存儲載體也存在易損壞、穩(wěn)定性差等問題，存儲載體的物理壽命常常達不到文件歸檔的時限要求，而企業(yè)電子檔案備份管理工作的不到位又造成歸檔電子數(shù)據(jù)的安全保管問題，一旦載體損壞將造成不可逆轉(zhuǎn)的損失。

3 問題解決對策

3.1 健全電子文件管理體系

制造企業(yè)的管理者應當要認識到電子公文在支持企業(yè)發(fā)展方面的價值，在電子公文歸檔方面要有一定的前瞻性。一是要建立和完善電子文件歸檔制度。制造企業(yè)應當與當?shù)氐臋n案管理部門積極溝通，根據(jù)企業(yè)實際工作情況制定相應的電子文件歸檔制度，明確歸檔范圍和工作流程，為電子公文無紙化歸檔提供參考。二是要保障制度的嚴格落實。要實現(xiàn)預期的歸檔目標就要求企業(yè)必須嚴格執(zhí)行相應的檔案管理制度，企業(yè)應當加強對各部門歸檔工作的考核，確保各項措施落到實處。三是加強檔案管理人員的培訓，電子檔案的演變發(fā)展迅速，一些電子文件需要進行專業(yè)的技術處理，因此強化檔案管理人員培訓是做好電子公文歸檔的重要基礎。

3.2 加強電子數(shù)據(jù)安全保障技術應用

電子數(shù)據(jù)易于修改的特性使檔案數(shù)據(jù)的真實性、完整性易受到威脅，因此，企業(yè)應當在業(yè)務系統(tǒng)中應用電子數(shù)據(jù)安全保障技術來進行防范。一是使用數(shù)字水印技術，在制造企業(yè)中常常會涉及到企業(yè)專利問題，電子公文容易被拷貝復制，一旦核心技術信息外泄會給企業(yè)帶來重大損失。利用數(shù)字水印技術可以給企業(yè)產(chǎn)生的電子文件增加水印串碼，形成直觀的防偽標識，當發(fā)生文件外泄、出現(xiàn)版權糾紛問題時也易于追蹤和查證。二是電子簽章技術，要實現(xiàn)電子公文的全流程無紙化歸檔，電子簽章技術是必不可少的，即反映了文件的版權和效力，又防止文件被篡改，保證了電子文件的原始性。三是完善檔案管理系統(tǒng)的安全保障措施，加強檔案系統(tǒng)訪問權限設置，嚴格控制文檔拷貝下載權限，為終端訪問設備配備殺毒軟件并定期更新維護，配備檔案管理網(wǎng)絡的還應當增設防火墻等設備，防止外部非法訪問。

3.3 改善業(yè)務系統(tǒng)的兼容性

制造企業(yè)在開發(fā)業(yè)務系統(tǒng)時要注重系統(tǒng)的兼容性。一方面要做好業(yè)務系統(tǒng)的頂層設計。許多業(yè)務系統(tǒng)在后期使用時出現(xiàn)兼容性問題，常常是因為系統(tǒng)在開發(fā)初期系統(tǒng)頂層設計不完善，系統(tǒng)功能設計缺乏前瞻性、系統(tǒng)預留接口不足導致的。因此，企業(yè)在開發(fā)系統(tǒng)前應當對企業(yè)未來發(fā)展進行預判，使系統(tǒng)能夠承載一定擴充規(guī)模的企業(yè)運作。另一方面是要根據(jù)企業(yè)業(yè)務系統(tǒng)開發(fā)設計檔案管理軟件。企業(yè)業(yè)務系統(tǒng)一般運行時間較早，檔案系統(tǒng)在開發(fā)時應當根據(jù)業(yè)務系統(tǒng)情況進行設計，完善檔案管理系統(tǒng)與業(yè)務系統(tǒng)的兼容和銜接，確保檔案系統(tǒng)能夠全面收集業(yè)務系統(tǒng)的信息數(shù)據(jù)。

參考文獻

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