淺談制造企業電子公文無紙化歸檔

姚媛

摘 要：文書檔案是支持制造企業生產運營的重要基礎資料，隨著企業信息化水平的不斷提高，電子化公文成為企業文書材料的主體，如何做好電子公文無紙化歸檔工作成為制造企業探索的重要內容。本文就當前企業電子文件歸檔存在的問題進行分析，并提出針對性措施，為制造企業無紙化歸檔工作提供參考。

關鍵字：制造企業；電子公文；無紙化歸檔

國家檔案局規定，企業需要進行永久、長期保存的電子公文采取電子歸檔和紙質載體歸檔“雙套制”方式，但是受傳統檔案管理理念束縛，當前制造企業在電子公文歸檔方面更側重于實體歸檔，電子文件收集不齊全、歸檔不規范、電子文件存儲載體保管不善等問題十分突出，因此，加強制造企業電子公文無紙化歸檔管理十分必要。

1 電子公文與傳統紙質公文的差異

電子公文與傳統紙質公文在表現形式、存儲載體、使用方式上存在著較大的差異，因此在文件歸檔管理上也有著很大的不同：一是電子公文具有間接使用的特性。傳統紙質公文在查閱利用時必須通過調閱原始文件進行翻看才能獲取其上記載的信息內容，而電子公文是以二進制代碼的形式存在，無法直接利用，必須借助特定的計算機軟件才能讀取信息。電子公文間接利用的特性要求其在歸檔時必須利用特定的信息系統來輔助進行管理。二是電子公文具備完全共享性。在制造企業中無密級的文件可以被企業員工共享使用，但是受紙質載體限制，同一時間里只能被一人使用。而電子公文是電子信息文件，通過檔案管理系統調閱或者光盤讀取文件時可以不被載體束縛，實現多人的同時共享。與此同時，電子公文在安全性上也存在一定的風險。三是存儲環境上存在差異。傳統紙質公文在存儲環境上主要是注重對溫度、濕度的控制，但是電子公文的存儲介質除了對溫濕度有要求，在防磁方面也有著較高的要求，同時檔案管理系統還要求具備較高的安全保密環境。

2 制造企業電子公文無紙化歸檔存在的問題

2.1 制度不健全，管理不規范

對于制造企業來講，企業的核心業務是生產制造，而企業電子公文的歸檔管理工作等綜合管理事務則常常不被企業高層重視。不少企業在公文歸檔管理方面缺乏完備的工作制度，特別是電子檔案剛剛興起，很多企業很少甚至是沒有建立這方面的管理制度。因為缺少了管理制度的支撐，使得電子公文在進行歸檔時存在收集不齊全、存檔不規范、使用程序不正當等問題，電子檔案的完整性、真實性、完整性方面得不到有效的保障。不規范的電子文件歸檔工作一方面浪費了企業的人力物力，另一方面也造成了企業有用信息的流失，給企業造成了損失。

2.2 電子文件易于修改，造成收集的困難

電子公文與傳統公文最大的不同在于其是由二進制代碼組成的，易于被修改且修改痕跡不易被發現。許多電子公文的形成過程中不是一蹴而就的，其可能經歷了多次的修改，這給電子公文在進行歸檔時如何確定文件的原始性造成了不小的阻礙。同時，受組織機構的制約，部門間信息共享障礙問題也給原始電子公文的收集帶來了難度。部分職能部門認為，部門內產生的電子文件應當歸部門所有，而不愿意與其他部門共享。還有些部門因為電子文件在歸檔時需要進行繁瑣的信息錄入，一些工作人員缺乏責任心，為了減少工作量而故意縮小了歸檔范圍，造成電子檔案的不完整。

2.3 業務系統的不兼容性造成歸檔阻礙

隨著制造企業信息化管理水平的不斷提高，越來越多的業務系統在企業內部上線運行，但是這些業務系統可能是由不同的開發商開發制造的，系統的不兼容問題造成了電子文件數據結構的不統一，這給文件的統一歸檔工作造成了阻礙。雖然可以采取數據轉化的方式來進行統一，但轉化過程中可能造成數據的失真，破壞歸檔電子文件的原始性。此外，信息技術的飛速發展使業務系統不斷的更新，一些存儲時間較長的電子文件，可能因為版本過于陳舊而使得新系統無法讀取，企業管理者無法通過電子檔案獲取有價值的信息，檔案的利用價值大大降低，使企業蒙受損失。

2.4 安全保障不足，電子文件易受威脅

電子公文的數字化特性使其對計算機系統具有較強的依賴性，電子數據在存儲傳輸過程中可能會受到計算機病毒、木馬等惡意程序的侵害，造成原始數據的破壞或盜取。但是，當前大部分的制造企業在電子公文安全保障方面的意識還不強，在信息安全保障措施上做的還不夠，安全漏洞問題給電子檔案帶來了巨大的威脅。此外，電子文件的存儲載體也存在易損壞、穩定性差等問題，存儲載體的物理壽命常常達不到文件歸檔的時限要求，而企業電子檔案備份管理工作的不到位又造成歸檔電子數據的安全保管問題，一旦載體損壞將造成不可逆轉的損失。

3 問題解決對策

3.1 健全電子文件管理體系

制造企業的管理者應當要認識到電子公文在支持企業發展方面的價值，在電子公文歸檔方面要有一定的前瞻性。一是要建立和完善電子文件歸檔制度。制造企業應當與當地的檔案管理部門積極溝通，根據企業實際工作情況制定相應的電子文件歸檔制度，明確歸檔范圍和工作流程，為電子公文無紙化歸檔提供參考。二是要保障制度的嚴格落實。要實現預期的歸檔目標就要求企業必須嚴格執行相應的檔案管理制度，企業應當加強對各部門歸檔工作的考核，確保各項措施落到實處。三是加強檔案管理人員的培訓，電子檔案的演變發展迅速，一些電子文件需要進行專業的技術處理，因此強化檔案管理人員培訓是做好電子公文歸檔的重要基礎。

3.2 加強電子數據安全保障技術應用

電子數據易于修改的特性使檔案數據的真實性、完整性易受到威脅，因此，企業應當在業務系統中應用電子數據安全保障技術來進行防范。一是使用數字水印技術，在制造企業中常常會涉及到企業專利問題，電子公文容易被拷貝復制，一旦核心技術信息外泄會給企業帶來重大損失。利用數字水印技術可以給企業產生的電子文件增加水印串碼，形成直觀的防偽標識，當發生文件外泄、出現版權糾紛問題時也易于追蹤和查證。二是電子簽章技術，要實現電子公文的全流程無紙化歸檔，電子簽章技術是必不可少的，即反映了文件的版權和效力，又防止文件被篡改，保證了電子文件的原始性。三是完善檔案管理系統的安全保障措施，加強檔案系統訪問權限設置，嚴格控制文檔拷貝下載權限，為終端訪問設備配備殺毒軟件并定期更新維護，配備檔案管理網絡的還應當增設防火墻等設備，防止外部非法訪問。

3.3 改善業務系統的兼容性

制造企業在開發業務系統時要注重系統的兼容性。一方面要做好業務系統的頂層設計。許多業務系統在后期使用時出現兼容性問題，常常是因為系統在開發初期系統頂層設計不完善，系統功能設計缺乏前瞻性、系統預留接口不足導致的。因此，企業在開發系統前應當對企業未來發展進行預判，使系統能夠承載一定擴充規模的企業運作。另一方面是要根據企業業務系統開發設計檔案管理軟件。企業業務系統一般運行時間較早，檔案系統在開發時應當根據業務系統情況進行設計，完善檔案管理系統與業務系統的兼容和銜接，確保檔案系統能夠全面收集業務系統的信息數據。

參考文獻

[1]陳曉暉，趙屹.我國電子文件管理墾待完善的措施[J].中國檔案，2014（1）.

[2]李慶遠.淺談如何做好企業電子文件歸檔工作[J].信息化建設，2014（4）.