淺析事業單位檔案材料收集的問題與對策

張恩爽

摘 要：在事業單位檔案管理過程中，其材料的收集與整理都是基礎工作，在此過程中需要以此為研究對象，積極分析有效的材料收集方法，同時從檔案材料收集質量出發，找到符合本單位實際發展的工作策略，以此推動事業單位檔案管理工作順利進行，本文以實際工作為經驗，具體分析了相關的檔案材料收集策略，通過簡明分析，旨在提高認識，也希望相關策略的提出能夠為其提供有效參考與借鑒。

關鍵詞：行政事業單位；檔案收集；問題；對策

因事業單位檔案管理非常重要，所以應該重視管理工作中基礎工作，在檔案管理過程中材料收集應該通過實際問題分析，從而明確相關材料收集工作的內容，以此更好的為檔案材料收集工作打下良好基礎。現階段，事業單位檔案管理工作中，材料收集工作已經成為工作重點，下面結合具體檔案材料收集工作現狀，提出應對策略，進一步完善事業檔案管理工作。

1 檔案材料收集整理工作現狀

如今，隨著事業單位人事變動，檔案管理工作也越發被重視，同時也迎來了新挑戰，雖然在發展過程中得到重視，其發展也越來越科學化，但尚且存在一些問題，通過分析問題才能提高認識，能夠從中找到檔案管理的有效策略，下面從檔案材料的收集問題分析；

1.1 檔案意識淡漠

人事檔案管理過程相對復雜，包括檔案管理材料的收集、整理、鑒別等等，一般情況下，主要由檔案人事部進行保管，在此基礎上，人事干部負責一系列工作的整理，通常情況下，檔案管理部門主要提供的是服務，一般干部接觸不到自己的檔案材料，檔案材料的收集過程中是保密的，很多人不清楚人事檔案材料收集要求，不夠重視，對個人檔案的材料整理與關注并不明顯。例如，有些在職人員的資格考試、科研成果、培訓、獎勵等材料都長期存放在自己手里，這些材料不被收集，導致日后對個人綜合水平的評估失去參考，難免產生差異性評價，同時，相關的檔案管理人員由于工作任務繁忙，也會忽略對其材料的收集與跟蹤，歸檔后的工作也自然不會被重視。

1.2 材料缺失嚴重

由于部分同志檔案意識的淡漠， 使得一些屬于歸檔范圍的有價值的材料不能及時被收集，久而久之，造成人事檔案材料的遺失和破損。而檔案管理者一般由人事干部兼職，有的人員交替較頻繁，本職工作的忙碌和業務素質的缺乏都影響了對檔案材料收集的全面性。職工個人不知、不交，管檔單位不催、不收，導致一些檔案材料始終與卷宗“無緣”。

1.3 檔案整理欠規范

對檔案材料收集后需要進行整理加工，包括一些材料的裝訂工作，都是基礎工作內容，這些工作需要相關工作人員重視，但往往會因檔案管理工作人員人事變動產生一些交接不當情況，也有些工作人員素質不過硬，業務水平不夠專業影響到檔案的材料整理效率，包括一些細節工作，紙張大小問題，分類不清楚問題等等，都會時有發生，這種張冠李戴問題是基礎規范性問題，所以在規范方面仍然需要加強，若不重視必然造成無法彌補損失。

2 做好事業單位檔案收集工作的對策

2.1 提高事業單位領導的檔案意識

保證檔案的完整性、系統性、規范性，緊靠檔案管理部門單方面的努力是難以實現的，它更需要事業單位領導的理解、支持。要做到這一點，關鍵是檔案管理人員要利用各種形式、渠道，向各級領導大力宣傳檔案法律法規和檔案工作的重要性、必要性和嚴肅性，爭取各級領導的支持，增強領導的自覺歸檔的意識，使領導都認識到做好檔案工作是保護本單位真實歷史記錄的一項重要任務，必須認真抓好文件材料歸檔工作。

2.2 建立健全事業單位各項歸檔制度

建立健全歸檔制度，是保證事業單位檔案材料齊全、完整的重要條件。檔案部門應結合實際，制定并逐步完善歸檔制度，并將其納入到事業單位管理制度之中，定時考核，明確任務，責任到人。如：事業單位某項建設項目竣工驗收時，必須同時移交所有的工程圖紙及相關的文字材料，檔案人員必須參加驗收，如果資料不齊全、不完整，工程不能通過驗收或財務不予支付工程款項等，真正做到時時有要求，事事有標準，處處有章可循。

2.3 必須要辦理好檔案交接手續

部門材料移交時或者干部收集員（檔案員）異動時必須要辦理好檔案交接手續文書部門、業務部門向檔案室移交檔案時、前任干部（檔案員）向下任干部（檔案員）移交檔案時，交接雙方應根據案卷目錄或歸檔文件移交表詳細清點，經過認真核對后，即可履行簽字手續，并將案卷目錄或文件移交表中的一份由檔案室簽字后，交還移交單位妥善保存。

2.4 加強事業單位檔案管理部門與各業務部門的溝通協作

事業單位檔案管理部門對于業務工作中形成哪些文件材料以及各種文件材料的形成過程并不清楚，而各業務部門人員對其各項業務活動中文件材料的流程都很熟悉，但他們對檔案管理工作又不是很清楚。這就要求檔案管理部門的人員與各業務部門的人員加強溝通聯系，使檔案管理人員對業務工作的大致計劃及各項業務的流程有所了解，以便于檔案管理人員清楚各類工作應該收集哪些文件材料；同時也使各業務部門的人員了解檔案管理工作中的一些規范和要求，知道哪些文件材料應該移交歸檔，以及對移交歸檔的文件材料有哪些要求，以便于各種文件材料的移交歸檔。只依靠檔案管理人員收集或者等各業務部門主動往檔案室移交是不能得到完整齊全的歸檔材料的，這需要各相關部門的共同關心和配合，使檔案管理部門與各個業務部門共同構成檔案工作系統。

2.5 機關檔案室工作人員要提高工作責任心

以實際檔案材料收集工作為例，相關工作人員必須提高自身認識，明確責任心的重要性，要勤于學習，也要善于收集，更要積極宣傳與提高材料整理興趣，把工作做到盡善盡美的前提是有一個良好心態，能夠積極通過職務的便利性，提供給相關人員以積極的服務態度，這樣才能做到責任與意識的統一，這樣一來工作有了熱情，工作的積極性自然提高。此外，要重點培養相關材料收集工作人員的敬業心，做事要有熱心，并且要精心，包括每一項細節工作都要盡心盡力完成，盡管不用追求十分完美，但精益求精的信念還是應該具有，以此提高檔案管理工作順利進行。

3 結束語

如今，人事檔案工作備受關注，雖然該工作是在不斷發展中，相關的材料收集工作更是要持之以恒，作為相關工作人員必須要有堅定的信心，通過與結合實際分析，真正做到有效的收集與管理，以此推動國家事業單位檔案管理工作的有效發展，為人們提供更多更有效的檔案數據。也希望本文的簡明闡述，能夠為檔案材料收集工作有所助力。

參考文獻

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