淺析事業(yè)單位檔案材料收集的問題與對(duì)策

張恩爽

摘 要：在事業(yè)單位檔案管理過程中，其材料的收集與整理都是基礎(chǔ)工作，在此過程中需要以此為研究對(duì)象，積極分析有效的材料收集方法，同時(shí)從檔案材料收集質(zhì)量出發(fā)，找到符合本單位實(shí)際發(fā)展的工作策略，以此推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理工作順利進(jìn)行，本文以實(shí)際工作為經(jīng)驗(yàn)，具體分析了相關(guān)的檔案材料收集策略，通過簡(jiǎn)明分析，旨在提高認(rèn)識(shí)，也希望相關(guān)策略的提出能夠?yàn)槠涮峁┯行⒖寂c借鑒。

關(guān)鍵詞：行政事業(yè)單位；檔案收集；問題；對(duì)策

因事業(yè)單位檔案管理非常重要，所以應(yīng)該重視管理工作中基礎(chǔ)工作，在檔案管理過程中材料收集應(yīng)該通過實(shí)際問題分析，從而明確相關(guān)材料收集工作的內(nèi)容，以此更好的為檔案材料收集工作打下良好基礎(chǔ)。現(xiàn)階段，事業(yè)單位檔案管理工作中，材料收集工作已經(jīng)成為工作重點(diǎn)，下面結(jié)合具體檔案材料收集工作現(xiàn)狀，提出應(yīng)對(duì)策略，進(jìn)一步完善事業(yè)檔案管理工作。

1 檔案材料收集整理工作現(xiàn)狀

如今，隨著事業(yè)單位人事變動(dòng)，檔案管理工作也越發(fā)被重視，同時(shí)也迎來(lái)了新挑戰(zhàn)，雖然在發(fā)展過程中得到重視，其發(fā)展也越來(lái)越科學(xué)化，但尚且存在一些問題，通過分析問題才能提高認(rèn)識(shí)，能夠從中找到檔案管理的有效策略，下面從檔案材料的收集問題分析；

1.1 檔案意識(shí)淡漠

人事檔案管理過程相對(duì)復(fù)雜，包括檔案管理材料的收集、整理、鑒別等等，一般情況下，主要由檔案人事部進(jìn)行保管，在此基礎(chǔ)上，人事干部負(fù)責(zé)一系列工作的整理，通常情況下，檔案管理部門主要提供的是服務(wù)，一般干部接觸不到自己的檔案材料，檔案材料的收集過程中是保密的，很多人不清楚人事檔案材料收集要求，不夠重視，對(duì)個(gè)人檔案的材料整理與關(guān)注并不明顯。例如，有些在職人員的資格考試、科研成果、培訓(xùn)、獎(jiǎng)勵(lì)等材料都長(zhǎng)期存放在自己手里，這些材料不被收集，導(dǎo)致日后對(duì)個(gè)人綜合水平的評(píng)估失去參考，難免產(chǎn)生差異性評(píng)價(jià)，同時(shí)，相關(guān)的檔案管理人員由于工作任務(wù)繁忙，也會(huì)忽略對(duì)其材料的收集與跟蹤，歸檔后的工作也自然不會(huì)被重視。

1.2 材料缺失嚴(yán)重

由于部分同志檔案意識(shí)的淡漠， 使得一些屬于歸檔范圍的有價(jià)值的材料不能及時(shí)被收集，久而久之，造成人事檔案材料的遺失和破損。而檔案管理者一般由人事干部兼職，有的人員交替較頻繁，本職工作的忙碌和業(yè)務(wù)素質(zhì)的缺乏都影響了對(duì)檔案材料收集的全面性。職工個(gè)人不知、不交，管檔單位不催、不收，導(dǎo)致一些檔案材料始終與卷宗“無(wú)緣”。

1.3 檔案整理欠規(guī)范

對(duì)檔案材料收集后需要進(jìn)行整理加工，包括一些材料的裝訂工作，都是基礎(chǔ)工作內(nèi)容，這些工作需要相關(guān)工作人員重視，但往往會(huì)因檔案管理工作人員人事變動(dòng)產(chǎn)生一些交接不當(dāng)情況，也有些工作人員素質(zhì)不過硬，業(yè)務(wù)水平不夠?qū)I(yè)影響到檔案的材料整理效率，包括一些細(xì)節(jié)工作，紙張大小問題，分類不清楚問題等等，都會(huì)時(shí)有發(fā)生，這種張冠李戴問題是基礎(chǔ)規(guī)范性問題，所以在規(guī)范方面仍然需要加強(qiáng)，若不重視必然造成無(wú)法彌補(bǔ)損失。

2 做好事業(yè)單位檔案收集工作的對(duì)策

2.1 提高事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)

保證檔案的完整性、系統(tǒng)性、規(guī)范性，緊靠檔案管理部門單方面的努力是難以實(shí)現(xiàn)的，它更需要事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)的理解、支持。要做到這一點(diǎn)，關(guān)鍵是檔案管理人員要利用各種形式、渠道，向各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)大力宣傳檔案法律法規(guī)和檔案工作的重要性、必要性和嚴(yán)肅性，爭(zhēng)取各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的支持，增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的自覺歸檔的意識(shí)，使領(lǐng)導(dǎo)都認(rèn)識(shí)到做好檔案工作是保護(hù)本單位真實(shí)歷史記錄的一項(xiàng)重要任務(wù)，必須認(rèn)真抓好文件材料歸檔工作。

2.2 建立健全事業(yè)單位各項(xiàng)歸檔制度

建立健全歸檔制度，是保證事業(yè)單位檔案材料齊全、完整的重要條件。檔案部門應(yīng)結(jié)合實(shí)際，制定并逐步完善歸檔制度，并將其納入到事業(yè)單位管理制度之中，定時(shí)考核，明確任務(wù)，責(zé)任到人。如：事業(yè)單位某項(xiàng)建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收時(shí)，必須同時(shí)移交所有的工程圖紙及相關(guān)的文字材料，檔案人員必須參加驗(yàn)收，如果資料不齊全、不完整，工程不能通過驗(yàn)收或財(cái)務(wù)不予支付工程款項(xiàng)等，真正做到時(shí)時(shí)有要求，事事有標(biāo)準(zhǔn)，處處有章可循。

2.3 必須要辦理好檔案交接手續(xù)

部門材料移交時(shí)或者干部收集員（檔案員）異動(dòng)時(shí)必須要辦理好檔案交接手續(xù)文書部門、業(yè)務(wù)部門向檔案室移交檔案時(shí)、前任干部（檔案員）向下任干部（檔案員）移交檔案時(shí)，交接雙方應(yīng)根據(jù)案卷目錄或歸檔文件移交表詳細(xì)清點(diǎn)，經(jīng)過認(rèn)真核對(duì)后，即可履行簽字手續(xù)，并將案卷目錄或文件移交表中的一份由檔案室簽字后，交還移交單位妥善保存。

2.4 加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理部門與各業(yè)務(wù)部門的溝通協(xié)作

事業(yè)單位檔案管理部門對(duì)于業(yè)務(wù)工作中形成哪些文件材料以及各種文件材料的形成過程并不清楚，而各業(yè)務(wù)部門人員對(duì)其各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中文件材料的流程都很熟悉，但他們對(duì)檔案管理工作又不是很清楚。這就要求檔案管理部門的人員與各業(yè)務(wù)部門的人員加強(qiáng)溝通聯(lián)系，使檔案管理人員對(duì)業(yè)務(wù)工作的大致計(jì)劃及各項(xiàng)業(yè)務(wù)的流程有所了解，以便于檔案管理人員清楚各類工作應(yīng)該收集哪些文件材料；同時(shí)也使各業(yè)務(wù)部門的人員了解檔案管理工作中的一些規(guī)范和要求，知道哪些文件材料應(yīng)該移交歸檔，以及對(duì)移交歸檔的文件材料有哪些要求，以便于各種文件材料的移交歸檔。只依靠檔案管理人員收集或者等各業(yè)務(wù)部門主動(dòng)往檔案室移交是不能得到完整齊全的歸檔材料的，這需要各相關(guān)部門的共同關(guān)心和配合，使檔案管理部門與各個(gè)業(yè)務(wù)部門共同構(gòu)成檔案工作系統(tǒng)。

2.5 機(jī)關(guān)檔案室工作人員要提高工作責(zé)任心

以實(shí)際檔案材料收集工作為例，相關(guān)工作人員必須提高自身認(rèn)識(shí)，明確責(zé)任心的重要性，要勤于學(xué)習(xí)，也要善于收集，更要積極宣傳與提高材料整理興趣，把工作做到盡善盡美的前提是有一個(gè)良好心態(tài)，能夠積極通過職務(wù)的便利性，提供給相關(guān)人員以積極的服務(wù)態(tài)度，這樣才能做到責(zé)任與意識(shí)的統(tǒng)一，這樣一來(lái)工作有了熱情，工作的積極性自然提高。此外，要重點(diǎn)培養(yǎng)相關(guān)材料收集工作人員的敬業(yè)心，做事要有熱心，并且要精心，包括每一項(xiàng)細(xì)節(jié)工作都要盡心盡力完成，盡管不用追求十分完美，但精益求精的信念還是應(yīng)該具有，以此提高檔案管理工作順利進(jìn)行。

3 結(jié)束語(yǔ)

如今，人事檔案工作備受關(guān)注，雖然該工作是在不斷發(fā)展中，相關(guān)的材料收集工作更是要持之以恒，作為相關(guān)工作人員必須要有堅(jiān)定的信心，通過與結(jié)合實(shí)際分析，真正做到有效的收集與管理，以此推動(dòng)國(guó)家事業(yè)單位檔案管理工作的有效發(fā)展，為人們提供更多更有效的檔案數(shù)據(jù)。也希望本文的簡(jiǎn)明闡述，能夠?yàn)闄n案材料收集工作有所助力。

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