沒有專業管理軟件下如何管理城建檔案

陳廣

摘 要：基層城建檔案館（室）由于人力和財力等因素限制，還沒有配備專業的城建檔案管理軟件，但又要適應當前城市建設發展的需求，在這種情況下可選擇計算機中Microsoft Office和PDF編輯器來構建一個簡易的單機檔案管理平臺，實現近期城建檔案快速查詢和利用服務。

關鍵詞：城建檔案；Microsoft Office；PDF；管理

現在各地隨著城市建設、基礎設施建設、城鄉一體化建設的高速發展，城建檔案與日俱增，如何管理和快速查找檔案呢？業內人士都知道是用專業的檔案信息管理系統來管理，但是對于某些經濟欠發達的小縣（市）來說，短期內要政府采購幾十萬元乃至上百萬元的軟件和大型的數碼工程一體機幾乎是不可能的事情，加上地方工資水平低，很難留得住計算機專業技術人員。在城建檔案數字化、信息化建設中，基層館（室）沒有人力和財力，基礎實力薄弱。在檔案量不斷增加和沒有軟件管理的情況下，一些問題日益顯現，例如：用人工查找檔案時間過長，工作效率低；沒有檔案信息管理數據庫，不能為上級制定工作計劃提供統計數據；如何制作完整的電子檔案；紙質檔案和電子檔案如何有效一起管理……這些問題給管理帶來了諸多不便，也不能為當地城鄉建設發展發揮城建檔案應有的作用。基層館（室）在這樣沒有人力和財力，又不具備信息管理軟件，又要適應當前城市建設發展需求的情況下，選擇計算機中Microsoft Office和PDF編輯器來構建一個簡易的單機檔案管理平臺，實現近期城建檔案快速查詢和利用服務，是一種既便捷又經濟的好方法。

1 構建簡易管理系統

1、用Excel制表

每類城建檔案建一個Excel表格，每行標序號，每列錄入信息為：序號、檔號、卷次、案卷題名、建設地址、建設日期、編制單位、編制人、編制日期、保管期限、密級、頁數、總卷數、建設單位、施工單位、監理單位、設計單位、勘察單位、開工日期、竣工日期、占地面積、層數、建筑面積、預驗收情況、備注等內容，制成一個內容比較完整的統計表。（見圖1）

2、用Word制檔案封面

在同一盤符內新建一個Word文檔與之前Excel表的名稱一致。打開Word文檔——工具——信函與郵件——郵件合并——目錄——選取收件人——瀏覽——找著新建的Excel表——編輯收件人列表——選取目錄——其他項目——插入合并域（Excel表中的檔號、卷次、案卷題名、建設地址、建設日期、編制單位、編制人、編制日期、保管期限、密級）——調整檔案封面內容的字體和間距，與空白封面一致——預覽目錄——完成合并。這樣在Excel表錄入檔案信息時就已生成該卷檔案的封面內容，只要在打印機放上空白封面，打開Word文檔，就能打印出該卷檔案封面了，十分方便。（見圖2）

3、錄入檔案信息

城建檔案整理完成之后，打開Excel表，按照Excel表設置的內容認真錄入。每一個工程項目為一個檔號，每一卷檔案的信息內容填入相應的Excel表格內。在建設地址欄內可以把地址用超鏈接的形式鏈接衛星地圖，在瀏覽時可以使工程項目的坐落位置十分直觀，十分具體。還在計算機內分別建立每個建設單位、施工單位、監理單位、設計單位、勘察單位的具體信息內容，在相應的Excel表欄內用超鏈接形式把單位和信息內容鏈接起來。若這些單位已經建立網站，也可以將網址插入到Excel表欄內，以實現在網絡環境下的主頁訪問。工程項目是否預驗收，要在預驗收情況欄內填寫，并在備注欄內填寫檔案資料完整情況。這樣錄入檔案信息后，只要打開Excel表就能十分清楚地了解各項工程項目的檔案信息了，方便快捷，大大地提高了工作效率。（見圖3）

4、制作電子檔案并鏈接

把接收進館的紙質檔案資料進行分類、編排、折圖紙和剪切，接著蓋頁碼，然后編制卷內目錄，把卷內目錄和編排好的文書資料放進掃描儀進行掃描，生成PDF格式的文檔。一般設計部門設計的建筑藍圖是A0—A2號圖，普通掃描儀無法掃描，但現在設計圖紙是用軟件設計的，而且一般是CAD格式，只要把圖紙格式轉換為PDF格式，并用PDF編輯器把文書文檔和圖紙文檔編輯在一起，就可以制作成內容完整的電子檔案了。最后在Excel表案卷題名欄內有超鏈接形式把電子檔案鏈接起來，這樣在Excel表內就能打開相應的電子檔案了。（見圖4）

2 簡易管理系統的日常應用

1、查詢

在計算機Microsoft Excel表格中查詢信息是十分便捷的，按Ctrl+F鍵或者點擊查找功能，彈出對話框，在對話框內輸入關鍵字，點擊確定，就可以輕松實現信息檢索。例如：查詢碧桂園·鳳凰城【高州】二期119#樓的檔案時，打開Excel表——點擊查找——在對話框輸入新寶利豪庭——點擊選項——選擇工作薄——查找全部。這樣即可查找到119#樓的各卷檔案了；查閱檔案內的內容時，可以點擊該電子檔案進入，查閱檔案內的詳細內容，無需進入庫房提取紙質檔案。（見圖5）

2、打印

由于在Excel表錄入檔案信息時已經生成該卷檔案的封面內容了，只要在打印機放上空白封面，打開Word文檔，就能打印出該卷檔案封面，然后把該卷檔案釘裝成冊。如果要打印檔案內的文件時，只要打開電子檔案，選中該頁，按打印即可；圖紙也可以打印，選中該圖，點擊打印，在屬性中設置紙張大小，就能在普通打印機打印出來，十分簡便。

3、統計數據

開始時介紹每類城建檔案建一個Excel表，等于每個Excel表是一個小型的數據庫，每類檔案的電子臺賬就顯現出來，館藏情況一目了然。每年上級都要基層館（室）提供一些城市建設方面的統計數據，便于總結經驗和制定工作計劃。如果用人工統計的話，費時費力又不準確。基層館（室）可根據上級需要進入相應的Excel表內，利用Excel表具有的統計和篩選等功能，快速地統計出所需要的數據，既簡便又準確。

計算機中Microsoft Office和PDF編輯器是常用的辦公軟件，安裝造價低，可以在所有的計算機中運行，界面操作簡單，功能方便掌握，館（室）內的工作人員學習和掌握起來也十分容易。它適用于基層城建檔案館（室）成立初期，人力、財力跟不上和各項設施不夠完善時，作為近期管理城建檔案比較好的工具。

用Microsoft Office和PDF編輯器來構成的簡易管理系統，雖然在近期內可以節省人力和財力，但是這種管理模式還存在許多不足之處。單機應用管理，在數據存儲量方面就是一大難題，不用很長時間數據存儲將爆滿；而且這些管理活動只能在一臺計算機或者很小的局域網內上進行，不能異地管理和查詢；再加上檢索關鍵字詞辨認能力較差，在錄入信息時不能批量上傳等。所以這個簡易管理系統只能適用于基層城建檔案館（室）成立初期，在沒有經濟能力購買專業管理軟件的情況下，作為近期管理城建檔案的暫時性工具。

如果要實現城建檔案的數字化、信息化管理，有待政府部門在資金上的大力支持，有待吸收檔案和計算機專業技術人員和先進的管理經驗，有待運用高科技開發出更為優化的信息管理系統。只有在全社會的共同努力下，基層城建檔案館（室）才能更好地為當地的城市建設和經濟發展發揮重要的作用。