沒有專業(yè)管理軟件下如何管理城建檔案

陳廣

摘 要：基層城建檔案館（室）由于人力和財(cái)力等因素限制，還沒有配備專業(yè)的城建檔案管理軟件，但又要適應(yīng)當(dāng)前城市建設(shè)發(fā)展的需求，在這種情況下可選擇計(jì)算機(jī)中Microsoft Office和PDF編輯器來構(gòu)建一個(gè)簡(jiǎn)易的單機(jī)檔案管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)近期城建檔案快速查詢和利用服務(wù)。

關(guān)鍵詞：城建檔案；Microsoft Office；PDF；管理

現(xiàn)在各地隨著城市建設(shè)、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、城鄉(xiāng)一體化建設(shè)的高速發(fā)展，城建檔案與日俱增，如何管理和快速查找檔案呢？業(yè)內(nèi)人士都知道是用專業(yè)的檔案信息管理系統(tǒng)來管理，但是對(duì)于某些經(jīng)濟(jì)欠發(fā)達(dá)的小縣（市）來說，短期內(nèi)要政府采購幾十萬元乃至上百萬元的軟件和大型的數(shù)碼工程一體機(jī)幾乎是不可能的事情，加上地方工資水平低，很難留得住計(jì)算機(jī)專業(yè)技術(shù)人員。在城建檔案數(shù)字化、信息化建設(shè)中，基層館（室）沒有人力和財(cái)力，基礎(chǔ)實(shí)力薄弱。在檔案量不斷增加和沒有軟件管理的情況下，一些問題日益顯現(xiàn)，例如：用人工查找檔案時(shí)間過長(zhǎng)，工作效率低；沒有檔案信息管理數(shù)據(jù)庫，不能為上級(jí)制定工作計(jì)劃提供統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)；如何制作完整的電子檔案；紙質(zhì)檔案和電子檔案如何有效一起管理……這些問題給管理帶來了諸多不便，也不能為當(dāng)?shù)爻青l(xiāng)建設(shè)發(fā)展發(fā)揮城建檔案應(yīng)有的作用。基層館（室）在這樣沒有人力和財(cái)力，又不具備信息管理軟件，又要適應(yīng)當(dāng)前城市建設(shè)發(fā)展需求的情況下，選擇計(jì)算機(jī)中Microsoft Office和PDF編輯器來構(gòu)建一個(gè)簡(jiǎn)易的單機(jī)檔案管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)近期城建檔案快速查詢和利用服務(wù)，是一種既便捷又經(jīng)濟(jì)的好方法。

1 構(gòu)建簡(jiǎn)易管理系統(tǒng)

1、用Excel制表

每類城建檔案建一個(gè)Excel表格，每行標(biāo)序號(hào)，每列錄入信息為：序號(hào)、檔號(hào)、卷次、案卷題名、建設(shè)地址、建設(shè)日期、編制單位、編制人、編制日期、保管期限、密級(jí)、頁數(shù)、總卷數(shù)、建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位、設(shè)計(jì)單位、勘察單位、開工日期、竣工日期、占地面積、層數(shù)、建筑面積、預(yù)驗(yàn)收情況、備注等內(nèi)容，制成一個(gè)內(nèi)容比較完整的統(tǒng)計(jì)表。（見圖1）

2、用Word制檔案封面

在同一盤符內(nèi)新建一個(gè)Word文檔與之前Excel表的名稱一致。打開Word文檔——工具——信函與郵件——郵件合并——目錄——選取收件人——瀏覽——找著新建的Excel表——編輯收件人列表——選取目錄——其他項(xiàng)目——插入合并域（Excel表中的檔號(hào)、卷次、案卷題名、建設(shè)地址、建設(shè)日期、編制單位、編制人、編制日期、保管期限、密級(jí)）——調(diào)整檔案封面內(nèi)容的字體和間距，與空白封面一致——預(yù)覽目錄——完成合并。這樣在Excel表錄入檔案信息時(shí)就已生成該卷檔案的封面內(nèi)容，只要在打印機(jī)放上空白封面，打開Word文檔，就能打印出該卷檔案封面了，十分方便。（見圖2）

3、錄入檔案信息

城建檔案整理完成之后，打開Excel表，按照Excel表設(shè)置的內(nèi)容認(rèn)真錄入。每一個(gè)工程項(xiàng)目為一個(gè)檔號(hào)，每一卷檔案的信息內(nèi)容填入相應(yīng)的Excel表格內(nèi)。在建設(shè)地址欄內(nèi)可以把地址用超鏈接的形式鏈接衛(wèi)星地圖，在瀏覽時(shí)可以使工程項(xiàng)目的坐落位置十分直觀，十分具體。還在計(jì)算機(jī)內(nèi)分別建立每個(gè)建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位、設(shè)計(jì)單位、勘察單位的具體信息內(nèi)容，在相應(yīng)的Excel表欄內(nèi)用超鏈接形式把單位和信息內(nèi)容鏈接起來。若這些單位已經(jīng)建立網(wǎng)站，也可以將網(wǎng)址插入到Excel表欄內(nèi)，以實(shí)現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的主頁訪問。工程項(xiàng)目是否預(yù)驗(yàn)收，要在預(yù)驗(yàn)收情況欄內(nèi)填寫，并在備注欄內(nèi)填寫檔案資料完整情況。這樣錄入檔案信息后，只要打開Excel表就能十分清楚地了解各項(xiàng)工程項(xiàng)目的檔案信息了，方便快捷，大大地提高了工作效率。（見圖3）

4、制作電子檔案并鏈接

把接收進(jìn)館的紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行分類、編排、折圖紙和剪切，接著蓋頁碼，然后編制卷內(nèi)目錄，把卷內(nèi)目錄和編排好的文書資料放進(jìn)掃描儀進(jìn)行掃描，生成PDF格式的文檔。一般設(shè)計(jì)部門設(shè)計(jì)的建筑藍(lán)圖是A0—A2號(hào)圖，普通掃描儀無法掃描，但現(xiàn)在設(shè)計(jì)圖紙是用軟件設(shè)計(jì)的，而且一般是CAD格式，只要把圖紙格式轉(zhuǎn)換為PDF格式，并用PDF編輯器把文書文檔和圖紙文檔編輯在一起，就可以制作成內(nèi)容完整的電子檔案了。最后在Excel表案卷題名欄內(nèi)有超鏈接形式把電子檔案鏈接起來，這樣在Excel表內(nèi)就能打開相應(yīng)的電子檔案了。（見圖4）

2 簡(jiǎn)易管理系統(tǒng)的日常應(yīng)用

1、查詢

在計(jì)算機(jī)Microsoft Excel表格中查詢信息是十分便捷的，按Ctrl+F鍵或者點(diǎn)擊查找功能，彈出對(duì)話框，在對(duì)話框內(nèi)輸入關(guān)鍵字，點(diǎn)擊確定，就可以輕松實(shí)現(xiàn)信息檢索。例如：查詢碧桂園·鳳凰城【高州】二期119#樓的檔案時(shí)，打開Excel表——點(diǎn)擊查找——在對(duì)話框輸入新寶利豪庭——點(diǎn)擊選項(xiàng)——選擇工作薄——查找全部。這樣即可查找到119#樓的各卷檔案了；查閱檔案內(nèi)的內(nèi)容時(shí)，可以點(diǎn)擊該電子檔案進(jìn)入，查閱檔案內(nèi)的詳細(xì)內(nèi)容，無需進(jìn)入庫房提取紙質(zhì)檔案。（見圖5）

2、打印

由于在Excel表錄入檔案信息時(shí)已經(jīng)生成該卷檔案的封面內(nèi)容了，只要在打印機(jī)放上空白封面，打開Word文檔，就能打印出該卷檔案封面，然后把該卷檔案釘裝成冊(cè)。如果要打印檔案內(nèi)的文件時(shí)，只要打開電子檔案，選中該頁，按打印即可；圖紙也可以打印，選中該圖，點(diǎn)擊打印，在屬性中設(shè)置紙張大小，就能在普通打印機(jī)打印出來，十分簡(jiǎn)便。

3、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)

開始時(shí)介紹每類城建檔案建一個(gè)Excel表，等于每個(gè)Excel表是一個(gè)小型的數(shù)據(jù)庫，每類檔案的電子臺(tái)賬就顯現(xiàn)出來，館藏情況一目了然。每年上級(jí)都要基層館（室）提供一些城市建設(shè)方面的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，便于總結(jié)經(jīng)驗(yàn)和制定工作計(jì)劃。如果用人工統(tǒng)計(jì)的話，費(fèi)時(shí)費(fèi)力又不準(zhǔn)確?；鶎羽^（室）可根據(jù)上級(jí)需要進(jìn)入相應(yīng)的Excel表內(nèi)，利用Excel表具有的統(tǒng)計(jì)和篩選等功能，快速地統(tǒng)計(jì)出所需要的數(shù)據(jù)，既簡(jiǎn)便又準(zhǔn)確。

計(jì)算機(jī)中Microsoft Office和PDF編輯器是常用的辦公軟件，安裝造價(jià)低，可以在所有的計(jì)算機(jī)中運(yùn)行，界面操作簡(jiǎn)單，功能方便掌握，館（室）內(nèi)的工作人員學(xué)習(xí)和掌握起來也十分容易。它適用于基層城建檔案館（室）成立初期，人力、財(cái)力跟不上和各項(xiàng)設(shè)施不夠完善時(shí)，作為近期管理城建檔案比較好的工具。

用Microsoft Office和PDF編輯器來構(gòu)成的簡(jiǎn)易管理系統(tǒng)，雖然在近期內(nèi)可以節(jié)省人力和財(cái)力，但是這種管理模式還存在許多不足之處。單機(jī)應(yīng)用管理，在數(shù)據(jù)存儲(chǔ)量方面就是一大難題，不用很長(zhǎng)時(shí)間數(shù)據(jù)存儲(chǔ)將爆滿；而且這些管理活動(dòng)只能在一臺(tái)計(jì)算機(jī)或者很小的局域網(wǎng)內(nèi)上進(jìn)行，不能異地管理和查詢；再加上檢索關(guān)鍵字詞辨認(rèn)能力較差，在錄入信息時(shí)不能批量上傳等。所以這個(gè)簡(jiǎn)易管理系統(tǒng)只能適用于基層城建檔案館（室）成立初期，在沒有經(jīng)濟(jì)能力購買專業(yè)管理軟件的情況下，作為近期管理城建檔案的暫時(shí)性工具。

如果要實(shí)現(xiàn)城建檔案的數(shù)字化、信息化管理，有待政府部門在資金上的大力支持，有待吸收檔案和計(jì)算機(jī)專業(yè)技術(shù)人員和先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)，有待運(yùn)用高科技開發(fā)出更為優(yōu)化的信息管理系統(tǒng)。只有在全社會(huì)的共同努力下，基層城建檔案館（室）才能更好地為當(dāng)?shù)氐某鞘薪ㄔO(shè)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展發(fā)揮重要的作用。