新形勢下基層業務部門是如何做好涉密檔案管理工作的

劉海燕+王運德

摘 要：在當今信息社會，信息技術在國民經濟和社會各領域廣泛應用，成為支撐經濟社會發展的重要基礎設施。國家檔案事業在信息技術應用的推動下帶來了深刻變化，信息技術成為檔案管理的有效手段，改善了公共服務，提高了工作效率。然而，作為一個涉密部門的業務檔案管理工作，不能回避的一個問題是信息時代涉密檔案的管理問題。

涉密檔案是一種特殊的檔案，它承載著記錄國家安全和單位敏感的涉密信息，對涉密檔案的管理工作是涉密工作部門的重中之重。 在當今信息社會，信息技術在國民經濟和社會各領域廣泛應用，成為支撐經濟社會發展的重要基礎設施。國家檔案事業在信息技術應用的推動下帶來了深刻變化，信息技術成為檔案管理的有效手段，改善了公共服務，提高了工作效率。然而，作為一個涉密部門的檔案管理工作，不能回避的一個問題是信息時代涉密檔案的管理問題。筆者從事檔案工作多年，從最初的普通文書檔案到現在的業務檔案，其管理工作的各個環節，無一不凝聚著檔案管理工作者對檔案工作的情懷和熱愛。下面，筆者結合自己的工作實際，就本單位如何管理涉密檔案談幾點認識：

1 配齊配強高素質的檔案管理工作人員是關鍵

盡管技術進步對信息環境的構建起著至關重要的作用，但是人仍然是決定因素。檔案工作人員素質的高低是管好涉密檔案的關鍵所在。涉密檔案管理者身份特殊，具有知密多、知密早、知密深的特點，有著比一般檔案管理者更重大的責任，所以，選好人用好人是做好這項工作的關鍵。 一要選拔政治素質過硬的人員。要有全心全意為人民服務的精神和高度的政治責任心，要有堅定的理想信念和愛崗敬業、無比忠誠的擔當精神。在涉密檔案的整理歸檔時，要把保守機密，全心全意投身本職工作作為自己神圣的職責和應盡的義務，作為終生的追求和必須的政治素養。能做到無論何時何地都能守口如瓶，確保萬無一失。每一件經手的事情都能有頭有尾，手續清楚，還要防止無形秘密的泄露。二要培養專業素質過硬、文化水平高的隊伍。檔案管理人員的業務素質，關系到檔案工作的質量和檔案事業的發展。它是一門專業性很強的學科，從收集、保管、利用等都有一整套的理論和方法，特別是對涉密檔案的管理，要求更高。所以，我們部門選定了熟知檔案法規和保密法規的人員從事檔案管理工作。定期組織他們參加學習和培訓，學習國家檔案法律、檔案行政法規和地方性檔案法規和規章制度，學習《保密法》、《保密守則》以及保密工作的制度和文件管理規定，學習涉密檔案的管理知識等，不斷提高檔案管理隊伍的素質，來適應對業務檔案管理工作的要求。同時，還要求人員要有較高的文化知識水平，能正確分析和總結檔案管理工作中出現的問題，從中掌握一些規律性的東西，指導和推進下步工作。

2 健全完善各項制度并抓好落實是保障

涉密檔案管理的工作不能一時松一時緊，也不能完全靠人的自覺性來工作，要有完善的制度做保障。由于筆者所在的單位是一個成立時間不是很長的涉密部門，人員新，工作新，一切沒有什么可以參照和遵循，所以，要做好這項工作，必須要不斷健全完善各項制度。經過幾年的實踐，我們從無到有，建立健全了《涉密檔案保密制度》、《涉密檔案交接制度》、《涉密檔案文件借查閱制度》等，用制度規范行為，用制度規范工作。工作中，我們要求業務工作開展到哪里，保密工作就做到哪里。檔案管理人員要“圍繞三個環節，做好嚴管文章”。一是密件形成和接收環節嚴。在密件形成和接收過程中，要做好密件接觸者和保存者的保密教育，努力做到密件形成不泄密，密件傳送不泄密，密件存放不泄密。要求單獨用密碼保險柜存入密件和檔案資料，交接時嚴守交接制度，嚴格交接手續，做好交接登記，還要求分管領導要做好審核和監督管理。二是密件的收集整理環節嚴。根據國家檔案局下發的《機關檔案工作條例》和省市區檔案局下發的歸檔文件管理規則，結合部門工作實際，收集齊全，并進行整理、分類、歸檔、立卷，進而裝盒上架。對國家規定不得歸檔的，不擅自歸檔。在設立保管期限上，嚴格按照《檔案法》中規定的條款確定保管期限，并注意學習檔案解密的相關規定屆時按要求解密。三是檔案管理利用環節嚴。涉密文件資料一經成為涉密檔案，管理和利用環節的工作就必須慎之又慎。要始終按照既確保國家機密又方便各項工作的原則，來開展涉密檔案的利用工作，這就要求檔案管理工作人員要緊繃保密這根弦，嚴守各項制度規定，不能為了人情省手續，省環節，防止造成泄密。在檔案利用過程中，要明確告知利用者必須承擔保密義務；要使每一個利用者始終處于檔案管理者的視線之中，做到“眼觀六路，耳聽八方”；要始終保持警醒的頭腦和敏銳的嗅覺，勤分析利用者的情況和利用效果；最后要在利用者離開之前，仔細檢查被利用案卷，督促利用登記制度的落實，以便能發現問題及時處理。對不符合知悉范圍的人員，必須按規定報經相關領導批準，才能查閱涉密案卷。

3 完善數字化系統防護是得力措施

信息時代的到來，使信息資源成為一種無形的資產，而檔案管理數字化、信息化越來越成為一種必然趨勢，也對涉密檔案的管理帶來了新挑戰。作為涉密工作部門，我們在管理上多措并用，在技術上多手設防，完成了從紙質檔案到數字檔案的轉變。一是加強對密件載體的管理。現在的文件從初稿形成開始都是電子稿，所以加強涉密文件儲存方式的管理至關重要。我們首先配備了足夠的涉密微機和U 盤、刻錄機等專門的涉密媒體介質，將各種文字、圖表、聲像等通過掃描、錄入等方式存儲到計算機和數據庫中，由專人管理，專人查詢，完成了檔案管理數字化的關鍵動作。二是將整理歸檔后的文件實現電子檢索管理。針對紙制檔案不好查閱的特點，利用專門的軟件錄入查詢目錄，來實現電子檢索，大大提高了查閱的效率。三是建立針對管理對象的信息數據查詢系統。根據部門業務特點，將所管理工作對象的個人詳細信息，逐人錄入涉密電腦，建立信息查詢數據庫，并對工作對象的變動信息及時更新和完善。利用者如需查詢某個人的基本情況，只需輸入人員名字，就可以實現檢索打印，并能兼具簡單的統計功能。這個系統基本上實現了以機代人的檢索工作，提高了工作效率，增強了實用性。另外，我們還對涉密檔案電子數據進行定期檢查，確保數據的可靠性與長期可讀性；對數字信息進行備份，建立非常規狀態下數據恢復機制，確保數字信息檔案的絕對安全。

總之，管檔用檔意義重大，涉密檔案更是如此。作為基層的涉密單位，我們要以《檔案法》和《保密法》為遵循，研究探索實踐檔案管理工作中一些行之有效的好做法，為進一步促進檔案事業的發展，推動本部門的檔案管理工作再上新臺階做出最大的努力！