事業單位檔案管理中電子檔案管理探討

高永欣

摘 要：檔案管理是事業單位管理工作中重要內容之一，在信息技術及計算機技術不斷發展下，電子檔案管理在事業單位檔案管理工作中得到廣泛應用，電子檔案能為工作人員實際帶來更多的便利。但是通過調查發現，當前部分事業單位在電子檔案管理工作中仍然存在一些問題，致使管理工作的效果同預期目標存在一定的偏差，本文對事業單位檔案管理中電子檔案管理現存問題進行分析，并提出幾點解決對策，以期為事業單位提供可供參考的建議。

關鍵詞：事業單位檔案管理；電子檔案管理；研究

電子檔案具有信息處理速度較快、查詢方便、存儲比較穩定以及信息利用程度較高的特點，為此在事業單位檔案管理工作中應用較為廣泛，其能夠對傳統紙質檔案容易被篡改以及丟失的情況進行規避，進而使事業單位檔案管理工作效果有所提升。但是目前一些事業單位在實際管理過程中仍舊存在不同程度的問題，使電子檔案的作用及價值無法得到充分發揮，為此采取何種有效措施對現存問題進行解決成為事業單位檔案當前研究的重點內容之一。

1 事業單位檔案管理中電子檔案管理現存問題分析

第一，電子檔案安全隱患大。電子檔案借助計算機技術及信息技術完成數據信息的收集，傳輸以及歸檔等方面的工作，同以往紙質檔案相比其具有信息收集、整理及存儲速度較快的特點，后期查詢較為方便。但是電子檔案仍然存在一定的安全問題，如電子檔案在傳輸、接收以及后期保管過程中可能會遇到篡改，竊聽以及病毒入侵的情況，上述情況導致電子檔案的準確性及完整性無法得到保證，并且會泄露當事人的一些個人信息。

第二，電子檔案管理人員專業水平及素質亟待提升。管理人員在電子檔案管理工作中扮演者重要的角色，其專業水平及各方面能力對電子檔案管理效果有著至關重要的影響。但是當前一些事業單位存在電子檔案管理人員數量不足、專業水平參差不齊及流動性較強的問題，人員數量不足導致每個管理人員的工作量過大，在實際管理過程中無法集中精力，在實際管理過程中人為錯誤出現的機率增加，使電子檔案管理工作的落實效果有所降低，導致電子檔案管理工作無法取得預期效果。

第三，電子檔案管理工作規范性及合理性有待提高。當前電子檔案管理人員對存儲檔案的U盤，光盤以及移動硬盤等物質載體的管理工作未產生足夠的重視，存在隨意放置的情況。在一些較為重要的系統，數據以及文檔備份管理工作中僅是籠統的提出一些要求，未對哪些數據及文章需要備份以及使用何種物質載體進行明確，導致管理人員在實際工作中存在較大的隨意性，進而使電子檔案管理工作比較混亂，電子檔案的安全性及完整性無法得到保證。

2 提升事業單位檔案管理中電子檔案管理效果的對策

第一，提升電子檔案管理工作的安全性。為了解決電子檔案管理工作中的安全問題，事業單位需要對安全管理方面的工作產生足夠重視。在日常工作過程中需要定期對辦公軟件進行升級及維護，定期對電腦硬件進行檢修，如果發現問題應采取合理措施及時處理；在相關信息及數據傳輸或者輸入完成后需要及時進行保存，避免出現丟失的情況；充分重視網絡安全建設，在實際建設過程中可以對一些新式的技術進行合理應用，進而更好的實現提升網絡安全性的目標，減少病毒及黑客入侵的幾率，為電子檔案完整性及保密性提供更多的保障。

第二，加強電子檔案管理團隊的構建。為了更好的提升電子檔案管理工作的效果，事業單位需要對現有的管理隊伍進行不斷的擴增。一是重視人才選拔。在實際選拔過程中需要對應聘人員的專業知識、管理經驗以及綜合素質等進行綜合考量，選擇專業性強、有責任心、熱愛檔案事業的人員加入管理團隊中，充實隊伍力量。二是加強各時期的培訓。人員正式上崗前單位需要做好崗前培訓工作，讓其對事業單位當前電子檔案管理現狀及要求等進行了解和掌握，能有效提升工作效率；在后期實際管理過程中同樣需要做好專業培訓工作，通過專業培訓工作讓管理人員對當前一些新式的技術及管理方法進行學習，對自身專業水平進行提升，能夠將新技術及方法應用至電子檔案管理工作中，進而提升管理效率和效果。三是提高從業人員的薪酬。針對管理人員流動性較強的問題，事業單位需要根據自身經濟情況對管理人員的薪資構成進行合理調整，保證管理人員工作量與收益成正比，同時更多的是要加強對檔案從業人員的人文關懷，給予關心和幫助，增強他們的歸屬感，將有利于工作的順利開展。

第三，完善和創新電子檔案監督管理機制。合理的管理機制是保證各項管理工作順利開展及取得預期效果的重要手段，事業單位電子檔案管理工作同樣如此。當前我國多數事業單位均建立了電子檔案管理機制，但是在完整性及合理性等方面存在不同程度的差距，無法為實際管理工作提供更多的指導和依據。事業單位應根據自身管理工作中的實際需求及相關規定中的內容對電子檔案管理機制進行重新構建，在管理機制中需要對電子檔案文件制作，審核，歸檔以及后期管理等內容及具體要求進行明確說明，為工作人員及管理人員實際工作提供依據和支持，進而保證電子檔案管理工作有條不紊的進行。制定相應的監督管理機制，通過制度對管理人員的工作行為進行約束，避免工作過程中出現僥幸或者敷衍了事的情況；與此同時可以實行責任制度，將電子檔案管理工作的內容進行責任劃分，將每項管理工作落實到人頭上，提升電子檔案管理工作的落到實效，為事業單位展開后續工作奠定堅實的基礎。

第四，增加對電子檔案管理工作資金的投入。隨著時代和科學技術的不斷發展，一些新技術及設備應運而生，在各行業中管理工作中得到廣泛應用，對提升管理效率及效果有較大的積極作用，事業單位應適度加大對電子檔案管理工作資金的投入，能有效的引進及應用新技術新設備，進而能夠對電子檔案管理工作中現有的軟件及硬件設施進行更換，為電子檔案管理工作的開展提供更多的有利條件。

第五，構建規劃化的保管體系。電子檔案保管是檔案管理工作中的重要內容，一是對存儲電子檔案載體的質量及安全性進行嚴格檢查，避免使用質量有問題的物質載體進行存儲。二是對物質載體的存放環境進行合理選擇，禁止將其存放至強磁場中，同時需要對存放環境的溫濕度進行檢測，避免載體受潮。三是管理人員需要定期對電子檔案進行檢查，對其是否被盜取或者更改能及時發現，給予及時采取有效措施進行，保證電子檔案的完整性。四是定期對計算機進行病毒檢測，保證電子文件安全，減少丟失情況機率；同時，設置訪問權限，進而提升電子檔案的安全性。

3 結束語

本文對事業單位檔案管理中電子檔案管理存在的問題進行分析，并且提出提升電子檔案管理工作的安全性、加強電子檔案管理團隊的構建、完善和創新電子檔案監督管理機制、增加對電子檔案管理工作資金的投入以及構建規劃化的保管體系，從而保證電子檔案管理工作的效果，為事業單位日常工作提供更多的便利。

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