事業(yè)單位檔案管理中電子檔案管理探討

高永欣

摘 要：檔案管理是事業(yè)單位管理工作中重要內(nèi)容之一，在信息技術(shù)及計(jì)算機(jī)技術(shù)不斷發(fā)展下，電子檔案管理在事業(yè)單位檔案管理工作中得到廣泛應(yīng)用，電子檔案能為工作人員實(shí)際帶來(lái)更多的便利。但是通過(guò)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，當(dāng)前部分事業(yè)單位在電子檔案管理工作中仍然存在一些問(wèn)題，致使管理工作的效果同預(yù)期目標(biāo)存在一定的偏差，本文對(duì)事業(yè)單位檔案管理中電子檔案管理現(xiàn)存問(wèn)題進(jìn)行分析，并提出幾點(diǎn)解決對(duì)策，以期為事業(yè)單位提供可供參考的建議。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位檔案管理；電子檔案管理；研究

電子檔案具有信息處理速度較快、查詢方便、存儲(chǔ)比較穩(wěn)定以及信息利用程度較高的特點(diǎn)，為此在事業(yè)單位檔案管理工作中應(yīng)用較為廣泛，其能夠?qū)鹘y(tǒng)紙質(zhì)檔案容易被篡改以及丟失的情況進(jìn)行規(guī)避，進(jìn)而使事業(yè)單位檔案管理工作效果有所提升。但是目前一些事業(yè)單位在實(shí)際管理過(guò)程中仍舊存在不同程度的問(wèn)題，使電子檔案的作用及價(jià)值無(wú)法得到充分發(fā)揮，為此采取何種有效措施對(duì)現(xiàn)存問(wèn)題進(jìn)行解決成為事業(yè)單位檔案當(dāng)前研究的重點(diǎn)內(nèi)容之一。

1 事業(yè)單位檔案管理中電子檔案管理現(xiàn)存問(wèn)題分析

第一，電子檔案安全隱患大。電子檔案借助計(jì)算機(jī)技術(shù)及信息技術(shù)完成數(shù)據(jù)信息的收集，傳輸以及歸檔等方面的工作，同以往紙質(zhì)檔案相比其具有信息收集、整理及存儲(chǔ)速度較快的特點(diǎn)，后期查詢較為方便。但是電子檔案仍然存在一定的安全問(wèn)題，如電子檔案在傳輸、接收以及后期保管過(guò)程中可能會(huì)遇到篡改，竊聽(tīng)以及病毒入侵的情況，上述情況導(dǎo)致電子檔案的準(zhǔn)確性及完整性無(wú)法得到保證，并且會(huì)泄露當(dāng)事人的一些個(gè)人信息。

第二，電子檔案管理人員專業(yè)水平及素質(zhì)亟待提升。管理人員在電子檔案管理工作中扮演者重要的角色，其專業(yè)水平及各方面能力對(duì)電子檔案管理效果有著至關(guān)重要的影響。但是當(dāng)前一些事業(yè)單位存在電子檔案管理人員數(shù)量不足、專業(yè)水平參差不齊及流動(dòng)性較強(qiáng)的問(wèn)題，人員數(shù)量不足導(dǎo)致每個(gè)管理人員的工作量過(guò)大，在實(shí)際管理過(guò)程中無(wú)法集中精力，在實(shí)際管理過(guò)程中人為錯(cuò)誤出現(xiàn)的機(jī)率增加，使電子檔案管理工作的落實(shí)效果有所降低，導(dǎo)致電子檔案管理工作無(wú)法取得預(yù)期效果。

第三，電子檔案管理工作規(guī)范性及合理性有待提高。當(dāng)前電子檔案管理人員對(duì)存儲(chǔ)檔案的U盤(pán)，光盤(pán)以及移動(dòng)硬盤(pán)等物質(zhì)載體的管理工作未產(chǎn)生足夠的重視，存在隨意放置的情況。在一些較為重要的系統(tǒng)，數(shù)據(jù)以及文檔備份管理工作中僅是籠統(tǒng)的提出一些要求，未對(duì)哪些數(shù)據(jù)及文章需要備份以及使用何種物質(zhì)載體進(jìn)行明確，導(dǎo)致管理人員在實(shí)際工作中存在較大的隨意性，進(jìn)而使電子檔案管理工作比較混亂，電子檔案的安全性及完整性無(wú)法得到保證。

2 提升事業(yè)單位檔案管理中電子檔案管理效果的對(duì)策

第一，提升電子檔案管理工作的安全性。為了解決電子檔案管理工作中的安全問(wèn)題，事業(yè)單位需要對(duì)安全管理方面的工作產(chǎn)生足夠重視。在日常工作過(guò)程中需要定期對(duì)辦公軟件進(jìn)行升級(jí)及維護(hù)，定期對(duì)電腦硬件進(jìn)行檢修，如果發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)采取合理措施及時(shí)處理；在相關(guān)信息及數(shù)據(jù)傳輸或者輸入完成后需要及時(shí)進(jìn)行保存，避免出現(xiàn)丟失的情況；充分重視網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)，在實(shí)際建設(shè)過(guò)程中可以對(duì)一些新式的技術(shù)進(jìn)行合理應(yīng)用，進(jìn)而更好的實(shí)現(xiàn)提升網(wǎng)絡(luò)安全性的目標(biāo)，減少病毒及黑客入侵的幾率，為電子檔案完整性及保密性提供更多的保障。

第二，加強(qiáng)電子檔案管理團(tuán)隊(duì)的構(gòu)建。為了更好的提升電子檔案管理工作的效果，事業(yè)單位需要對(duì)現(xiàn)有的管理隊(duì)伍進(jìn)行不斷的擴(kuò)增。一是重視人才選拔。在實(shí)際選拔過(guò)程中需要對(duì)應(yīng)聘人員的專業(yè)知識(shí)、管理經(jīng)驗(yàn)以及綜合素質(zhì)等進(jìn)行綜合考量，選擇專業(yè)性強(qiáng)、有責(zé)任心、熱愛(ài)檔案事業(yè)的人員加入管理團(tuán)隊(duì)中，充實(shí)隊(duì)伍力量。二是加強(qiáng)各時(shí)期的培訓(xùn)。人員正式上崗前單位需要做好崗前培訓(xùn)工作，讓其對(duì)事業(yè)單位當(dāng)前電子檔案管理現(xiàn)狀及要求等進(jìn)行了解和掌握，能有效提升工作效率；在后期實(shí)際管理過(guò)程中同樣需要做好專業(yè)培訓(xùn)工作，通過(guò)專業(yè)培訓(xùn)工作讓管理人員對(duì)當(dāng)前一些新式的技術(shù)及管理方法進(jìn)行學(xué)習(xí)，對(duì)自身專業(yè)水平進(jìn)行提升，能夠?qū)⑿录夹g(shù)及方法應(yīng)用至電子檔案管理工作中，進(jìn)而提升管理效率和效果。三是提高從業(yè)人員的薪酬。針對(duì)管理人員流動(dòng)性較強(qiáng)的問(wèn)題，事業(yè)單位需要根據(jù)自身經(jīng)濟(jì)情況對(duì)管理人員的薪資構(gòu)成進(jìn)行合理調(diào)整，保證管理人員工作量與收益成正比，同時(shí)更多的是要加強(qiáng)對(duì)檔案從業(yè)人員的人文關(guān)懷，給予關(guān)心和幫助，增強(qiáng)他們的歸屬感，將有利于工作的順利開(kāi)展。

第三，完善和創(chuàng)新電子檔案監(jiān)督管理機(jī)制。合理的管理機(jī)制是保證各項(xiàng)管理工作順利開(kāi)展及取得預(yù)期效果的重要手段，事業(yè)單位電子檔案管理工作同樣如此。當(dāng)前我國(guó)多數(shù)事業(yè)單位均建立了電子檔案管理機(jī)制，但是在完整性及合理性等方面存在不同程度的差距，無(wú)法為實(shí)際管理工作提供更多的指導(dǎo)和依據(jù)。事業(yè)單位應(yīng)根據(jù)自身管理工作中的實(shí)際需求及相關(guān)規(guī)定中的內(nèi)容對(duì)電子檔案管理機(jī)制進(jìn)行重新構(gòu)建，在管理機(jī)制中需要對(duì)電子檔案文件制作，審核，歸檔以及后期管理等內(nèi)容及具體要求進(jìn)行明確說(shuō)明，為工作人員及管理人員實(shí)際工作提供依據(jù)和支持，進(jìn)而保證電子檔案管理工作有條不紊的進(jìn)行。制定相應(yīng)的監(jiān)督管理機(jī)制，通過(guò)制度對(duì)管理人員的工作行為進(jìn)行約束，避免工作過(guò)程中出現(xiàn)僥幸或者敷衍了事的情況；與此同時(shí)可以實(shí)行責(zé)任制度，將電子檔案管理工作的內(nèi)容進(jìn)行責(zé)任劃分，將每項(xiàng)管理工作落實(shí)到人頭上，提升電子檔案管理工作的落到實(shí)效，為事業(yè)單位展開(kāi)后續(xù)工作奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

第四，增加對(duì)電子檔案管理工作資金的投入。隨著時(shí)代和科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，一些新技術(shù)及設(shè)備應(yīng)運(yùn)而生，在各行業(yè)中管理工作中得到廣泛應(yīng)用，對(duì)提升管理效率及效果有較大的積極作用，事業(yè)單位應(yīng)適度加大對(duì)電子檔案管理工作資金的投入，能有效的引進(jìn)及應(yīng)用新技術(shù)新設(shè)備，進(jìn)而能夠?qū)﹄娮訖n案管理工作中現(xiàn)有的軟件及硬件設(shè)施進(jìn)行更換，為電子檔案管理工作的開(kāi)展提供更多的有利條件。

第五，構(gòu)建規(guī)劃化的保管體系。電子檔案保管是檔案管理工作中的重要內(nèi)容，一是對(duì)存儲(chǔ)電子檔案載體的質(zhì)量及安全性進(jìn)行嚴(yán)格檢查，避免使用質(zhì)量有問(wèn)題的物質(zhì)載體進(jìn)行存儲(chǔ)。二是對(duì)物質(zhì)載體的存放環(huán)境進(jìn)行合理選擇，禁止將其存放至強(qiáng)磁場(chǎng)中，同時(shí)需要對(duì)存放環(huán)境的溫濕度進(jìn)行檢測(cè)，避免載體受潮。三是管理人員需要定期對(duì)電子檔案進(jìn)行檢查，對(duì)其是否被盜取或者更改能及時(shí)發(fā)現(xiàn)，給予及時(shí)采取有效措施進(jìn)行，保證電子檔案的完整性。四是定期對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行病毒檢測(cè)，保證電子文件安全，減少丟失情況機(jī)率；同時(shí)，設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，進(jìn)而提升電子檔案的安全性。

3 結(jié)束語(yǔ)

本文對(duì)事業(yè)單位檔案管理中電子檔案管理存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，并且提出提升電子檔案管理工作的安全性、加強(qiáng)電子檔案管理團(tuán)隊(duì)的構(gòu)建、完善和創(chuàng)新電子檔案監(jiān)督管理機(jī)制、增加對(duì)電子檔案管理工作資金的投入以及構(gòu)建規(guī)劃化的保管體系，從而保證電子檔案管理工作的效果，為事業(yè)單位日常工作提供更多的便利。

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