淺析機關事業單位技術人員人事檔案管理的現狀與對策建議

王雪亮

摘 要：技術人員人事檔案的保存依然以紙質檔案為主，檔案的整理也主要以傳統的手工模式為主，并未大規模采用現代化的電子信息技術手段建立電子檔案數據庫，因而導致成本高，效率低，錯誤率高，重復勞動現象嚴重的問題的產生。在檔案審核和基本信息認定方面，同樣沿用傳統的標準，導致技術人員的知識技能等信息更新不及時。

關鍵詞：人事檔案重要性；人事檔案管理；規范化管理；檔案管理的信息化建設

1 機關事業單位技術人員人事檔案管理現狀

黑龍江省機關事業單位現在的人事檔案管理辦法仍然依照傳統的模式管理，由主管的組織或人事部門統一進行管理，大多單位都是由負責人事的人員負責檔案管理工作，沒有設置專門的檔案管理人員。技術人員人事檔案的保存依然以紙質檔案為主，檔案的整理也主要以傳統的手工模式為主，并未大規模采用現代化的電子信息技術手段建立電子檔案數據庫，因而導致成本高，效率低，錯誤率高，重復勞動現象嚴重的問題的產生。在檔案審核和基本信息認定方面，同樣沿用傳統的標準，導致技術人員的知識技能等信息更新不及時。當前機關事業單位技術人員的人事檔案質量不高，其人事檔案材料空洞的、形式的多，細致的、實際性的少；反映個人經歷、學歷、工資、政治面貌等一般情況的多，反映個人道德品質、業務能力、技術專長的少；反映過去情況的多，反映當前情況的少。尤其是一些材料定性結論多，定量描述少；或者只講優點，避免缺點；內容空乏，個人總結和組織意見盡是套話，無法全面、公正的評價和反映一個人的情況。

對人事檔案重要性的認識淡薄。首先，檔案管理部門及工作人員對檔案的重要性認識不足。檔案管理工作常常被認為只是紙質材料的整理看管工作，只要材料不丟失，內容不泄露就算完成任務。有些技術人員不清楚哪些材料對自己有用，哪些對自己沒用，在沒有及時歸檔時，導致好多重要材料丟失。其次，檔案管理工作一向是一本一本的找，一本一本的查，導致檔案工作常常處于疲勞應付狀態，大大降低了人事部門的工作效率；其次，技術人員本人對檔案的重視不足。技術人員一般認為自己沒有晉升行政級別的空間，因而認為檔案對自己的作用不大，誤填漏填的現象就常有發生。

管理水平仍需提高。人事檔案管理工作是一項政治性、保密性、專業性很強的工作，看起來不是單位的主營業務，實際上卻對從業人員素質有很高的要求。對于人事檔案管理工作來說，是枯燥乏味的，以往由于對檔案管理的不重視，幾乎沒有專業人員，勢必導致在檔案管理中缺乏專業化的操作與管理，也在一定程度上限制了檔案管理的水平。

技術人員一般對職稱評定政策不是很了解，因此特別需要人事部門定期對他們進行提醒和建議，然而紙質檔案翻閱起來很繁瑣，導致檔案管理人員工作量增加，效率降低，時常不能及時提醒到年限評定職稱的技術人員，因而耽誤技術人員評定職稱。

檔案材料填寫不規范，內容不一致。技術人員人事檔案中最重要的內容包括“技術人員的年齡（出生年月）、工齡（參加工作時間）、黨齡（入黨時間），學歷學位、工作經歷以及現有職稱取得時間及聘任時間，發表論文的名稱及時間”。在《技術人員檔案》等需個人填寫的檔案材料中，經常出現以上重要基本信息填寫不規范、不同材料填寫的信息不一致的情況。檔案中重要信息有涂改造假現象。有些技術人員偽造工齡、偽造工作經歷，偽造學歷等現象頻發。檔案材料收集不完整、不齊全，與本人實際情況有出入。材料不齊全會對職稱認定工作造成麻煩。 檔案資料無論是從管理形式還是管理內容上來看，工作都顯得較為繁瑣和復雜多變，如果在采用人工和紙質化作業的話，勢必會跟不上形勢的變化，人事檔案的信息服務也處于被動、滯后的服務狀態，滿足不了機關事業單位發展的需求。

2 機關事業單位技術人員人事檔案管理的對策建議

要想實現檔案資料的規范化管理，提升檔案管理人員的專業素養和業務水平勢在必行。隨著檔案資料管理的地位與重要性的日趨提升，實現專業化的操作與管理就成為大勢所趨，形勢所迫。為此，在檔案管理人員的安排上，要把好關口，做好專業培訓，并經考核合格后上崗，最好選擇專業能力強，操作能力強，專業對口的人才。在工作中，要求檔案管理人員思想上必須重視自身的工作，正確的看待和認識檔案資料管理的重要性，與此同時引導他們樹立積極的工作態度和工作熱情，只有這樣他們才會努力工作，提升工作質量。

由于機關事業單位人事檔案管理工作的高度專業性和保密性，因此建議要為人事檔案設置專門的檔案貯存庫房，統一收集保管，嚴把檔案材料審核關，按照技術人員檔案管理規范，將所需材料收集齊全并歸檔，同時由于入檔材料的重要性、與個人利益的密切聯系，應引起足夠重視，任何需要借閱檔案材料的人員都需要經過嚴格完善的程序之后方可借閱復印件，并加蓋公章。

檔案資料的信息化建設是新形勢下檔案資料管理的必經之路。做好檔案管理信息化前期準備，即做好紙質檔案的完善工作，這是建立電子檔案數據庫的依據和基礎。檔案管理部門應制定規范的工作流程，及時做好材料的分類、掃描、錄入，做好技術人員基本信息的更新，實現信息整合、資源共享，提高檔案管理工作效率。檔案資料管理的信息化建設需要方方面面的支持，硬件設備是必備的基礎設施，需要采購齊全，比如電腦、打印機、復印機、掃描機、存儲器等。同時，還需要結合各單位技術人員自身特點，開發一款可以整合信息、實現資源共享，方便更新維護、可操作性強的信息管理系統軟件。檔案資料管理程序較為復雜，并且隨著管理規模和數量的增加，檔案資料在信息化構建的過程中還要加快各種設備之間的整合，發揮整合的力量。在開展信息化建設的同時，一定要提升檔案資料管理的規范化程度，確保檔案資料的安全。建立健全檔案管理業務流程和技術規范，細化電子檔案工作環節和步驟；制定必要的安全措施，特別對電子文件和電子檔案，確保電子檔案的安全性與完整性；統一檔案管理標準，在檔案的管理中，最為繁瑣的工作就是設備檔案進行分類和歸檔，所以建立統一的管理標準就可以減少相關的工作量，提升工作效率。

參考文獻

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