公文寫作中不規范現象及對策淺析

趙地梅

摘 要：公文是國家機關、社會團體、企事業單位在行政管理活動中，按照一定的程序和規范格式制定的傳遞信息和處理事務的工具。公文寫作的規范化體現公文的嚴肅性，直接影響公文所發揮的效用。該文以公文寫作中的不規范現象為切入點，提出了公文寫作不規范現象的一些對策，對提高公文寫作質量具有一定的現實意義。

關鍵詞：公文寫作 不規范 對策

中圖分類號：H152.3 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2017）07（c）-0238-02

1 公文寫作中的不規范現象

自2012年《黨政機關公文處理工作條例》頒發以來，國家機關、社會團體、企事業單位都高度重視公文寫作質量，有的地方專門開展“公文質量年”活動，旨在提高公文的質量。公文寫作中各種不規范現象卻頻頻出現，主要有：文種使用不規范，如臆造、濫用、錯用、缺少、混用文種現象；格式不正確；文字語言表達不準確等。

1.1 文種使用不規范

1.1.1 臆造文種

《條例》中明確規定了決議、決定、命令（令）等15種公文正式文種[2]，但在實際工作中，文書工作者常常把事務性文書“申請、說明、匯報”等當作公文來用，如《關于XXXX的申請》《關于XXX的工作匯報》《關于XXX的情況說明》，甚至把“規定、辦法、工作要點、方案”等當公文文種，如《XXXX工作方案》。

1.1.2 濫用文種

行文單位文書工作者對《條例》中15種文種的性質、功能、適用對象、適用內容等認識不清，對自身職權范圍、隸屬關系、行文目的認識不明，同時為貫徹中央“八項規定”，精簡公文，避免出現文山會海的要求下，濫用文種現象出現頻繁。本該使用正式文件，但是為精簡公文，不管行文關系、隸屬關系，一律采用便函。

1.1.3 錯用文種

行文過程中，常常遇到錯用文種的現象。本應該使用“請示”的，卻使用“報告”，如《學校關于XXX撥款的報告》，從行文中，我們知道是需請求上級機關批復撥款的呈請性公文，但是卻使用不需要批復的呈報性公文。行文單位對文種認識不清，卻苦苦等待上級機關的批復，這勢必影響公文的目的。兩個單位之間沒有行政上的隸屬關系，有些單位為奉承迎合受文單位而曲意降低本單位級別，抬高對方；平級單位，或不相隸屬單位，本該用“函”行文的，卻用“請示、報告”行文。如某專科學校的文書工作者對“函”與“請示”的定義、使用對象等不清楚，錯誤地擬了《XX學校關于與XXX學校合作辦學的請示》。另“通知、決定”和“通報”誤用，一般的人事任免應用“通知”，而非《關于XXX的任免決定》；獎懲人員本應用“決定”卻誤用成“通知”。在表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神或告知重要情況用“通報”，實際工作中，“批評錯誤”誤用為“通知”。

1.1.4 缺少文種

有時文書起草者在撰文時未注明文種，如《關于XXXX的說明》《關于XXX的調整》等，嚴重損害了公文的嚴謹性、嚴肅性、權威性，影響收文單位對來文的意圖的理解，不利于準確處理，造成誤會，影響工作。

1.1.5 混用文種

《條例》中對公文文種有明確的規定，一份公文只能使用一個文種。有些文書工作者不不按《條例》要求，出現《XXX關于XXX的請示報告》《XXX關于XXX的報告函》《XXX關于XXX的請示函》等混用兩種文種現象。收文單位收到以上3份公文，應該是按“請示”給批復，還是按“報告、函”呈報性公文處理不做批復，難以定奪。

1.2 公文格式不準確現象

標題擬寫不規范。一是文種的錯誤使用；二是標題事由不清，如《XXX關于XX專項教育培訓的請示》，從行文了解，此文中有關于教育培訓的安排，但重點是關于教育經費的請示，給辦文者造成理解偏差，不知如何批復；三是文不對題，如《關于做好國家體檢工作的通知》，此文實際上是某學校根據國家文體局相關要求做好畢業生體檢工作的體檢方案；四是標題不凝練，如“XX關于請求解決XX問題的請示”，給人啰嗦不凝練的感覺；五是標題中濫用頓號、引號、破折號。

主送機關擬寫不規范。一是缺主送機關；二是只能是一個主送機關的，卻采用多個機關；三是主送機關，只寫主送給領導個人。

發文文號擬寫錯誤。一是單位簡稱不符合規范；二是文號括號應用六角符號“〔〕”，在行文工作中，文書往往不注意誤用“[ ]”和“【】”。

附件擬寫不規范。公文附件是用于補充公文正文的內容，位于正文和發文機關署名之前，把附件二字放在與正文隔開一行左起空兩字的位置，然后添加名稱以及全角冒號，名稱之后不用加任何標點符號[3]。但是在實際公文寫作中，頻頻出現附件標題與正文中的標注附件標題不一致，應為正文的誤為附件的現象。

版記格式錯誤。一是版記標注在奇數頁。二是版記編排在附件之前。三是版記中主送機關、抄送機關、印發日期編排錯誤。

1.3 文字語言表達不準確

文字用語不嚴謹、不準確，有的使用口語、網絡語言等不規范語言，有的對詞語、語句含義的理解不準確，形成病句，影響公文的邏輯表達；有的標點運用不準確，標題、文中誤用頓號、書名號、破折號等；語言繁復不夠簡潔，影響辦文者對公文的理解，降低公文質量。

2 公文寫作不規范對策

2.1 強化理論認識

公文寫作過程中出現的不規范，是對《條例》等理論知識認識不夠；沒有認真研究相關寫作理論知識，往往隨心而欲，以經驗代替理論。對公文寫作缺乏重視，對公文的嚴肅性、權威性認識不夠。因此，從事公文寫作工作者應該強化《條例》等理論知識學習，將理論與實際相結合，把理論運用到實際工作中，堅持“多學、多看、多練、多思”，在反復的訓練中，逐步規范公文寫作。

2.2 提高業務能力

文書工作者業務能力不強，缺乏專業的知識背景，而文秘專業、中文專業背景畢業的人才從事公文寫作工作的少，這導致了公文寫作隊伍中缺乏專業人才。另外，公文寫作是一份專業性、長期性、及時性、艱苦性的工作，新的同志往往專業不對口，又有畏難情緒，不愿干，趕鴨子上架而為之，公文質量不高。存在很多部門都缺乏公文寫作的人才，但又很難找到所需公文寫作人才的現象，從而公文整體的質量勢必受影響。因此，公文寫作者應該主動學習，提高自身的業務水平；用人單位應該組織公文寫作相關培訓，以培訓促學習，同時可以開展公文寫作周活動，以賽促公文質量。

2.3 摒棄領導效應

在實際工作中，存在領導干部對公文的不熟悉，偶爾出現錯誤指示的現象，本應該用“請示”的，領導常常給文書起草者說給上級機關寫個“報告”，或者應該給上級機關報告事項的，往往要求文書給上級機關寫個“匯報”，秘書工作者往往礙于“領導說了算”，不知變通，或者是明知道錯誤而不加改正。不僅領導干部要轉變思想觀念，同時從事公文寫作者也要轉變思想，要轉變“領導說了算”現象，在實際工作中，要端正態度，發現錯誤應該及時糾正。

3 結語

公文寫作的不規范，不僅影響公文的質量，還會妨礙公文辦理和執行工作，甚至有損發文單位的形象。因此各發文單位、從事公文寫作者應該轉變觀念，高度重視公文寫作，加強理論學習，培養過硬的公文業務本領，不斷提高公文寫作水平和質量。

參考文獻

[1] 魏文濤.從錯用文種談規范公文寫作[J].山東農業工程學院學報，2016，33（6）：34-35.

[2] 李云端.公文寫作常見錯誤和對策分析[J].創新教育，2014（10）：126-127.

[3] 于立萍.淺談公文格式中常見的錯誤[J].科技展望，2015（1）：33-34.