大數據時代背景下的檔案管理研究

杜躍光

摘 要：隨著信息時代的到來，大數據的應用成為時代的象征。同時，在各個行業中也紛紛開始享受大數據帶來的便攜性，為未來的行業規劃和市場定位定下精準的目標。而對于檔案管理研究來說，應用大數據可謂是創新性管理。本文將以大數據時代為背景，探討研究有關檔案管理行業變化，并對實現高效化管理工作提供數據支持。

關鍵詞：大數據 背景 檔案管理 研究

引言

檔案管理工作看似簡單，實質是復雜、繁瑣的工作，一天的工作量相當大，主要的職責范圍包括對檔案的歸類、整理、檢查、查詢、等級、保管等諸多項工作。對于檔案管理人員來講，要對檔案的布局有清晰地了解，能夠在需要查詢時，精確地找到檔案所在分類區。但是，隨著信息化時代的到來，無紙化操作代替了繁瑣的工作類別，讓許多工作而言，大幅度提高了員工的工作效率。但對于檔案管理類來講，相比之前，難度增加、信息量變大。畢竟，大數據時代，人們對于信息的依賴度越來越強，對于檔案管理工作難度來講，自然而然的有所增加。因此，在大數據時代背景下找到一條符合檔案管理工作的路徑，看似簡單，實質卻很難。

一、數據時代背景下檔案管理的新要求

信息技術水平的提升，大數據被應用到各個行業領域里。而檔案管理作為信息收集歸納的一種，所表現出來的類型也多種多樣，如果使用一般軟件的話，必然要針對不同類型開發出不同的數據應用系統，這樣才能對檔案管理中的數據進行準確分析。再者，大數據的價值已經在各行業的應用中有所體現，特別是在相關數據管理工作中，更是表現出了出色的優勢。而在檔案管理工作領域，傳統的數據分析軟件并不能解決檔案管理中遇到的實際問題，如果想快速的對數據進行統計分析，必然要合理的利用大數據帶來的紅利，為檔案管理中的數據分析帶來便攜性。

（一）需要更新檔案管理觀念和流程

在檔案管理的工作中，一般由管理員對檔案資料進行歸納整理，并且依據相關分類方法進行標注，方便日后查詢檔案。而大數據時代的到來不僅沒有減輕管理員的工作負擔，反而使工作流程變得繁瑣復雜，管理員需要處理的檔案信息更多。如果依舊保持傳統的檔案整理方法，將會增加管理員的工作難度，而且，對于存在交叉信息的檔案，一般的整理方法是不能進行科學系統性的整理歸納。所以，要想利用大數據便捷檔案管理，就需要更新檔案管理理念，以及制定和完善檔案管理的流程步驟。

（二）需要多樣化的檔案保存形式

信息化程度加深，許多行業發展不再需要以紙作為媒介來保存材料，大部分以電子文檔等無紙化操作形式進行保存管理。但是，大數據時代的到來讓檔案管理面臨著新的挑戰，如何在數據時代背景下做好檔案管理工作，是當下最需要解決的難題。而檔案管理最主要的特點就是資料吩咐，數據信息大，處理整理難度較高，并且，還要對檔案進行細致化分類，這不僅耽誤時間，更增加管理員的工作量。而為了適應大數據時代給檔案管理帶來的改變，首先要改變檔案保存的形式，采用多樣化手段，合理應用關鍵詞，從而能夠實現對檔案管理進行分類，并且能夠在最短時間內查到。

（三）需要高素質的檔案管理人員

在大數據時代背景下，檔案管理人員所面臨的工作內容也要做全新的調整，這要求管理人員在業務能力和綜合素質上都要有所提升。而對于傳統檔案管理工作而言，在業務能力和素質上并沒有太大的要求，只是懂得檔案管理工作的流程就行。但是，隨著新時代的到來，檔案管理的工作內容發生了變化，需要通過信息軟件的輔助工具和管理類學問來幫助檔案進行分類、歸納、分析。這就需要技術人員具有較高的信息操作技能。換而言之，當下檔案管理地重要途徑是通過數據進行分類執行，而作為管理人員自然要對相關技能有所了解并掌握，以此來勝任新時代下的檔案管理工作。因此，在新技術的時代背景下，應注重高素質檔案管理人員的培養計劃，并加強管理人員的技能培養。

二、數據時代背景下檔案管理的發展

（一）檔案管理成本會明顯降低，效率會顯著提升

大數據的時代，各行業應將充分利用大數據帶來的優勢，去分析發展各自行業客戶的定位和需求。而針對檔案管理人員來講，大數據的應用則將有效提升對數據信息處理的能力，因此，工作效率也得到大幅度改善。而在新時代背景下，數據處理軟件的應用將在檔案管理工作中發揮巨大作用，特別是在傳統檔案管理方面，節省了人力成本、管理成本，提升了管理工作的效率。當然，大數據時代背景下也增加了檔案管理工作的壓力，如果依舊保持傳統紙質方式進行檔案保存，不僅對資源和空間的浪費，更是增加了管理工作的成本，因此，大數據時代下，數據信息處理軟件的初見，將給檔案管理行業帶來全新的發展，對工作中產生的管理成本有明顯的降低，工作效率也大幅改觀。

（二）檔案保存質量會出現很大進步

對于以紙質媒介作為檔案保存的傳統方式，在面臨非自然災害或人為因素災害面前不堪一擊，甚至由于檔案具有耐燒性，一旦遇到明火，有可能造成整個檔案屋毀之一旦。另外，紙質保存具有時間限制，時間一長，有可能造成檔案字跡不清晰，智障變黃老化的問題，從而給檔案的查詢整理歸納工作帶來麻煩。而在大數據時代下，檔案管理保存質量獎依據信息軟件為主，并在數量和存儲能力上都比傳統儲存方式可靠，從抗災能力上有較大的提升。

三、數據時代背景下關于優化檔案管理的策略

數據時代背景下，檔案管理工作出現了新的發展需求，如何抓住大數據時代下檔案管理工作的發展機遇，將成為檔案管理工作者主要考慮的問題。因此，對管理人才培養方案、人才結構調整和信息數據安全等問題提出了全新的要求。

（一）專業大數據檔案管理人才培養

行業競爭優勢的關鍵在于人才，而在大數據背景下，檔案管理工作同樣需要大量的人才。而從目前的現狀來看，檔案管理人員習慣用傳統的檔案管理技巧，缺少大數據時代背景下的新思維，新技能，故而整個行業的效率將很難得到提升。因此，在大數據時代背景下實現對檔案管理的系統更新、對專業人才的培養是必須要完成的任務。為此，需要通過三點來實現。

第一點，高校途徑。如今，校企合資成為高校人才培養的發展方向，而在檔案管理領域，許多高校也應政府要求可開設信息化檔案管理等學科內容，確保檔案管理行業新鮮血液的供應。

第二點，人才引入途徑。大數據時代的興起，檔案管理行業的高端人才稀缺，這成為該行業最大的心病。為了應對這樣的狀況，可以先從國外引入人才，由專門的管理人才實現對當下管理人才的技能培養，以應對新時代下的行業技能需求。

第三點，人才培養途徑。由于人才培養是行業發展的關鍵，因此在人才培養方面應加大資金的投入力度，大力發掘具有潛力的人并著重培養。以龐大的資金支持作為人才培養的保障，將會改變檔案管理行業人才緊缺的問題。

（二）調整檔案管理人才結構

由于檔案管理工作歷史悠久，從人才結構來考慮，以經驗豐富，年紀大的人為主，缺少年輕人的投入，這不利于檔案管理工作在新時代下對人才的需求。因此，為了讓檔案管理工作具有更好地發展空間，必須調整檔案管理的人才結構，為新時代下的檔案管理行業注入新的血液，以改變行業的老齡化管理人員的占比，從而調整管理格局，實現高技術、高經驗并存的管理局面，逐步形成以年輕人為主，中老年為輔的行業人才結構。

（三）提高檔案管理數據安全性

大數據時代下，檔案管理的工作成本降低，工作效率得到較大改善，但同時也面臨著數據被盜的風險。因此，新時代下需要提高檔案管理數據的安全性，確保每一項數據在嚴密的監控下，嚴格防范具有病毒風險或內存硬件受損的狀況出現。所以，新時代背景下，檔案管理最大的威脅在于信息安全問題上。為此，就需要專業的技術人才針對未來所要面臨的信息風險制定相應的衣服昂策略，從而防止危險因素介入到檔案管理工作的信息數據中。而政府部門也為檔案管理工作提供制度保障，為數據安全工程提供依據。

四、結束語

大數據時代的到來，讓檔案管理工作的重點轉移到信息管理上，從行業發展來看，這是檔案管理領域發展的機遇，同時也是一次挑戰。如何處理好大數據時代下對檔案管理工作的新需求，如何調整行業的人才結構，是檔案管理領域需要考慮的問題。同時，大數據背景下的檔案管理，面臨最大的威脅是信息數據安全，因此，加強數據安全性，是確保檔案管理在大數據時代下工作的重要前提。

參考文獻

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