試論“猴子管理法則”在高校行政管理工作中的應(yīng)用

蔡鉞奇

摘要：和社會(huì)中許多其他領(lǐng)域一樣，高校行政管理工作中也存在資源錯(cuò)配、職責(zé)不清、效率不高等問(wèn)題。本文通過(guò)對(duì)高校管理實(shí)踐中“猴子管理法則”的情景再現(xiàn)，分析其產(chǎn)生原因并就“猴子管理法則”在高校行政管理中的應(yīng)用提出建議，為提升高校行政管理效率提供參考。

關(guān)鍵詞：猴子管理法則；高校行政管理；效率

近年來(lái)，由于高校擴(kuò)招及合并等原因，我國(guó)高校規(guī)模明顯擴(kuò)大，內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)人員迅速增多，高校行政管理存在職責(zé)不清、相互推諉等“行政病”。這種現(xiàn)象既存在于部門與部門之間，也存在于管理者與被管理者之間，不利于高校行政管理工作的有序開展，降低行政管理工作效率。造成這種現(xiàn)象的原因，筆者認(rèn)為，除了傳統(tǒng)認(rèn)為的組織結(jié)構(gòu)設(shè)置不合理等因素外，管理實(shí)踐中的“猴子管理法則”在很多時(shí)候也起到了重要作用。

一、高校行政管理工作的“猴子管理法則”問(wèn)題

1.“猴子管理法則”的含義

“猴子管理法則”是由威廉·安肯企管顧問(wèn)公司總裁威廉·安肯三世提出的一個(gè)有趣的管理理論。所謂“猴子”，是指“下一個(gè)動(dòng)作”。在工作中，無(wú)論是管理者還是下屬，誰(shuí)要進(jìn)行下一步工作，誰(shuí)就有了“猴子”。如果不把“誰(shuí)有猴子”、“由誰(shuí)來(lái)喂養(yǎng)猴子”的問(wèn)題講清楚，沒有人知道誰(shuí)該負(fù)責(zé)下一步行動(dòng)，甚至不知道下一個(gè)步驟是什么，結(jié)果只會(huì)是一事無(wú)成。

經(jīng)典的“猴子管理法則”出現(xiàn)在下面的場(chǎng)景中：在走道上碰到一位下屬，他說(shuō)：“我能不能和您談一談？我碰到了一個(gè)問(wèn)題。”于是你便站在走道上專心聽他細(xì)述問(wèn)題的來(lái)龍去脈，一站便是半個(gè)小時(shí)，既耽擱了原先你要做的事，也發(fā)現(xiàn)所獲得的信息只夠讓你決定要介入此事，但并不足以做出任何決策。于是你說(shuō)：“我現(xiàn)在沒時(shí)間和你討論，讓我考慮一下，回頭再找你談。”

若用“背上的猴子”理論來(lái)分析一下剛才發(fā)生的這一幕，可以發(fā)現(xiàn)，在你們兩人碰面之前，“猴子”在下屬的背上。兩人會(huì)面之后，“猴子”卻到了你的背上。一旦“猴子”成功地從下屬的背上跳到你的背上，“受下屬制約的時(shí)間”便一直持續(xù)到“猴子”回到真正的主人那兒接受“照顧”和“飼養(yǎng)”的那一刻。在接收這只“猴子”的同時(shí)，你也就自動(dòng)地站到了下屬的下屬位置上。而下屬為了確保你不會(huì)忘記這件事，在接下來(lái)這一天中，他甚至?xí)r(shí)不時(shí)將頭探進(jìn)你的辦公室，歡快地詢問(wèn)道：“領(lǐng)導(dǎo)，怎么樣了？”實(shí)際上，這已經(jīng)變成了下屬開始對(duì)領(lǐng)導(dǎo)實(shí)施監(jiān)督。更重要的是，在領(lǐng)導(dǎo)沒有作出決策之前，下屬也不會(huì)主動(dòng)開展下一步行動(dòng)。

2.高校行政管理中的“猴子管理法則”問(wèn)題

無(wú)獨(dú)有偶，高校行政管理中也存在著與企業(yè)界類似的“背上的猴子”問(wèn)題。不少高校各個(gè)部門之間的組織分工本身便存在定位模糊、功能重疊、權(quán)責(zé)不清等問(wèn)題，順理成章地成為“猴子管理法則”問(wèn)題的高發(fā)區(qū)。另外，由于高校行政管理人員規(guī)模龐大，人員隊(duì)伍素質(zhì)參差不齊，一些工作人員由于長(zhǎng)期以來(lái)形成的工作作風(fēng)和工作態(tài)度問(wèn)題，習(xí)慣性地將工作內(nèi)容“踢皮球”，致使“背上的猴子”在各個(gè)部門各個(gè)窗口之間“跳來(lái)跳去”，給前來(lái)辦事的師生造成了不必要的麻煩和困擾。

舉個(gè)真實(shí)的例子：某校新引進(jìn)國(guó)家“千人計(jì)劃”專家一名，行政辦公室工作人員在為他安排好工作室、辦公桌椅后，在安裝辦公電話時(shí)卻遇到了困難。學(xué)校總機(jī)方面宣稱，由于是新建辦公室，電話線路需要由學(xué)校基建處負(fù)責(zé)鋪設(shè)，基建處方面表示此事應(yīng)由后勤部門負(fù)責(zé)，而后勤部則認(rèn)為，總機(jī)應(yīng)該負(fù)責(zé)處理一切與電話有關(guān)的事務(wù)，此事不應(yīng)由后勤方面負(fù)責(zé)。行政辦公室工作人員兜兜轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)一圈下來(lái)，受了一肚子氣不說(shuō)，事情又回到了原點(diǎn)。最終事情的解決是在行政辦公室人員向?qū)W校領(lǐng)導(dǎo)直接打報(bào)告，在領(lǐng)導(dǎo)的親自關(guān)懷下，才由總機(jī)出面把電話安裝好，前前后后持續(xù)時(shí)間大約一個(gè)月之久。簡(jiǎn)簡(jiǎn)單單一件安裝電話的小事，卻最終將這只“猴子”甩到了學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的背上，才得以解決，但此事依然造成了不良的影響。事實(shí)上，“喂養(yǎng)安裝電話這只猴子”的“主人”無(wú)論應(yīng)該是總機(jī)、基建部還是后勤部，乃至行政辦公室工作人員，都不應(yīng)該是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)。

上述問(wèn)題的出現(xiàn)，部分原因在于學(xué)校組織架構(gòu)的職能劃分不清、定位模糊，但筆者認(rèn)為，在現(xiàn)有的組織體系既定的情況下，“猴子管理法則”起到了更為關(guān)鍵的作用。試想，如果沒有長(zhǎng)此以往領(lǐng)導(dǎo)縱容下屬各部門之間推諉、“踢皮球”、權(quán)責(zé)不清的先例，如果領(lǐng)導(dǎo)沒有成為“流浪猴收養(yǎng)者”，各部門怎么會(huì)養(yǎng)成這樣的習(xí)慣？管理者自愿給下屬“背猴子”，下屬自然也就沒有意愿和動(dòng)力去“喂養(yǎng)自己的猴子”，久而久之，這種“掉鏈子”的事情時(shí)常發(fā)生也就不足為奇了。

二、“猴子管理法則”在高校行政管理中的應(yīng)用

為了更高效率地工作，管理者應(yīng)該最大限度地減少受下屬支配的時(shí)間，增加個(gè)人支配時(shí)間中的自由支配時(shí)間，以便更好地處理上司和組織布置的任務(wù)。然而，大多數(shù)高校行政管理者并沒有意識(shí)到，他們把過(guò)多的時(shí)間花在了解決下屬甚至是下屬的下屬的問(wèn)題上。為了更好地應(yīng)用“猴子管理法則”在高校行政管理工作中，筆者認(rèn)為有以下方面需要注意：

1.應(yīng)用場(chǎng)景

①在組織機(jī)構(gòu)設(shè)置合理的高校：在處理部門之間相互推諉責(zé)任的問(wèn)題時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)堅(jiān)持“猴子”屬于誰(shuí)，誰(shuí)就要自始至終負(fù)責(zé)“喂養(yǎng)”，不能推給別人；領(lǐng)導(dǎo)可以給下屬指明方向，可以提出宏觀建議，但“猴子”還是下屬的，如果領(lǐng)導(dǎo)沒有及時(shí)給予答復(fù)，下屬應(yīng)主動(dòng)詢問(wèn)。

②在組織機(jī)構(gòu)設(shè)置不合理的高校：領(lǐng)導(dǎo)班子應(yīng)首先根據(jù)權(quán)責(zé)對(duì)應(yīng)、責(zé)任清晰的原則，設(shè)置出更合理、最好是責(zé)任明確到個(gè)人的組織架構(gòu)，之后可參照①執(zhí)行。

2.應(yīng)用要點(diǎn)

①管理者不要一次性給下屬太多的“猴子”，與其分派太多的“猴子”不管結(jié)果，不如對(duì)每只關(guān)注的“猴子”都制定詳細(xì)的喂養(yǎng)計(jì)劃（約定溝通的時(shí)間、頻率和內(nèi)容）。

②管理者要與下屬面對(duì)面確認(rèn)“猴子”數(shù)量、“喂養(yǎng)”時(shí)間、輕重緩急，以確保最佳的“猴子”還很活躍，并適時(shí)放棄無(wú)效的“猴子”。

③如有沖突發(fā)生，預(yù)定“喂養(yǎng)猴子”的時(shí)間可在任何一方的倡議下做出更改，但不應(yīng)被視為延誤；同理，事情毫無(wú)進(jìn)展亦不能成為重新安排“喂食”時(shí)間的借口。

④各部門管理者不僅應(yīng)時(shí)刻防止“猴子”爬到自己的背上，也應(yīng)特別注意防止“猴子”在下屬之間流動(dòng)，造成部門內(nèi)部“喂養(yǎng)”責(zé)任的失序。

3.應(yīng)用細(xì)節(jié)

①管理者把“猴子”交給下屬“喂養(yǎng)”之后，要隨時(shí)關(guān)注“猴子”的狀況，不能把“猴子”餓死。

②管理者不宜過(guò)細(xì)、過(guò)于頻繁地后續(xù)追蹤、干擾下屬對(duì)“猴子”的“喂養(yǎng)”。

③管理者與下屬應(yīng)盡可能面對(duì)面地交流，或者使用電話，不宜使用信件或電郵。

總而言之，筆者認(rèn)為在高校這種典型的金字塔形的組織結(jié)構(gòu)體系之中，除了部分組織機(jī)構(gòu)設(shè)置的不合理的原因之外，“猴子管理法則”的應(yīng)用缺乏或者不當(dāng)也是高校行政管理體系缺乏效率的關(guān)鍵性原因之一。筆者建議，學(xué)校（學(xué)院）領(lǐng)導(dǎo)作為掌握了相當(dāng)決策權(quán)力的管理者，可以把更多時(shí)間、精力放在宏觀業(yè)務(wù)創(chuàng)新、組織整體發(fā)展的高端層面上，對(duì)于交給下屬去做的事情，應(yīng)讓他們自己學(xué)著做決定，并為自己的決定負(fù)責(zé)。訓(xùn)練下屬獨(dú)立思考問(wèn)題的能力和勇于承擔(dān)責(zé)任的行事風(fēng)格，是管理者走向“超級(jí)訓(xùn)猴師”的必經(jīng)之路。