淺談基層檔案業務指導工作中存在的問題與對策

文·郭麗霞

檔案業務指導工作是檔案行政管理部門的重要職能，也是檔案行政管理的一個重要手段和必不可少的環節，它對推動檔案事業向標準化和現代化發展，具有重要作用。新形勢下，檔案工作許多新特點，如檔案服務領域不斷擴大，檔案種類不斷增多，計算機及其他現代化管理技術逐漸應用到檔案新的領域，這對檔案業務指導工作提出了更高的要求。面對嚴峻挑戰，必須順應形勢，大膽創新，重新確立新的工作思路和指導方式，正確分析當前檔案業務監督指導工作的現狀，尋求應對挑戰的對策。

一、檔案業務指導工作的現狀和存在的問題

多年來，檔案業務監督指導工作積累了豐富的經驗，確立了一套行之有效的工作模式。但隨著檔案工作涉及的領域、內容和需求發生的重大變化，原有的一套工作經驗和模式日漸暴露出其不足之處。

（一）重微觀業務，輕宏觀管理，業務指導的路子越走越窄

長期以來，檔案業務監督指導工作多把機關、企事業單位、鎮（街道）檔案室的具體業務作為工作重點，把主要精力放在對檔案材料的收集、整理、分類、編目等諸多細節的微觀指導上，對制定實施本縣檔案事業長遠發展規劃和近期工作目標，統一檔案工作規章制度，試點推廣檔案工作的科學管理模式，完善建立檔案業務監督指導網絡，嘗試檔案工作新的領域和現代信息技術，研究檔案工作新的發展趨勢等宏觀管理工作重視不夠，做法不力。一方面，社區檔案、企業食品安全信用檔案、重點工程項目檔案、社會主義新農村檔案、民營企業檔案等檔案工作新領域和新事物層出不窮，而另一方面，卻面臨著檔案業務指導監督人員嚴重人手不足和知識老化、觀念陳舊等尷尬局面，宏觀管理與微觀指導嚴重脫節，業務指導的路子越走越窄，在一定程度上影響了檔案事業的平衡協調與和諧發展。

（二）重指導檢查，輕調查研究，業務指導陷入老框框舊模式

多年來，我縣檔案業務監督指導工作基本上是“兩手抓”，一手抓指導，一手抓檢查。通過指導，規范基層檔案室的業務操作技巧與立檔程序，提高檔案人員的業務水平；通過檢查，肯定工作成績，發現存在問題，提出整改意見，為下一步更好的指導工作提供反饋意見。以檢查促指導，以指導迎檢查，相輔相成，相得益彰，這已成為相當一段時期檔案監督指導工作普遍慣用的工作模式。但在實際工作中，這套模式卻存在著弱點，因為指導也好，檢查也罷，往往只是按照上級文件要求以及檔案業務指導人員的經驗開展工作，缺少事先的調查研究。有時情況不明，問題不清，只是一味地生搬硬套，帶有一定的盲目性和片面性。尤其是在社會發展日新月異的今天，檔案工作的新領域不斷拓展，檔案的所有制性質也在發生變化，新型檔案載體不斷涌現，如果檔案業務監督指導工作仍憑以往的經驗辦事，按一般的文件要求檢查，顯然已經無法適應新形勢新任務對檔案工作提出的新要求。所以必須大興調查研究之風，摸清情況，找準問題，對號入座，開創性地開展工作。

（三）重指導幫助，輕執法檢查，檔案工作缺乏監督約束機制

盡管《檔案法》頒布實施已經29年了，但對檔案業務監督指導工作來說，還不能自覺地拿起法律的武器依法行政，對違反檔案法規的行為和現象不能積極查處，檔案執法查處工作似乎“可有可無”，大家的思想還停留在僅僅是幫助機關、企事業單位、鎮（街道）加強文件材料的歸檔工作，指導基層檔案室搞好檔案業務規范化建設上。因而，檔案監督指導工作也產生了這樣的怪現象，對檔案工作開展的有聲有色的單位，我們檔案業務監督指導部門可以“評頭論足”，提出建議和意見；而對檔案工作開展不夠的單位，我們檔案業務監督指導部門卻只能“啞口無言”，束手無策。這種重指導幫助，輕執法檢查的傳統做法，削弱了檔案業務監督指導工作的職能，一些違反檔案法規的行為和現象不能得到有效的查處和及時制止，檔案工作的一些“死角”不能得到徹底清除，檔案工作勢必出現“剪刀差”，這不僅影響檔案事業的整體發展水平，也給國家檔案事業帶來不可彌補的損失。

（四）重基礎業務，輕開發利用，檔案事業不能持續發展

目前，檔案業務監督指導工作中尚存在著重視基礎業務建設，輕視信息開發利用的普遍現象。在我們業務指導人員看來，一個單位的檔案業務基礎夯實了，綜合檔案室建起來了，達到某個等次了，那么對這個單位的業務指導就可以放松了。在實際工作中，我們指導上常把建好幾個綜合檔案室，指導多少家單位檔案工作達到省級目標管理認定等次來作為考核自身工作的主要依據。當然，在機關、企事業單位開展目標管理認定的過程中有開發利用的要求，但比重不大，要求不高，效果不好，信息資源開發的深度遠遠不能滿足單位實際工作的需要，往往是為達標認定而量身定做。對檔案開發利用的指導不力與引導不夠，直接或間接地影響了基礎檔案人員的檔案意識與檔案事業的可持續性發展。

二、檔案業務指導工作的對策

（一）思想觀念要轉變

新形勢下，檔案業務監督指導人員在思想觀念上要實現五個轉變。一要轉變作風，增強業務指導工作的實效性。要經常深入實際，加強調查研究，掌握被指導單位的情況，及時發現工作中的亮點，總結和推廣先進經驗；二要轉變指導就是幫助的舊思想，逐步樹立執法監督的新觀念；三要轉變面面俱到的舊做法，逐步強化宏觀指導的現代管理意識；四要轉變“眉毛胡子一把抓”的工作局面，要及時發現新情況、新問題，抓住重點、難點，加強研討，提出工作對策；五要勇于創新，不斷探索業務指導工作的新思路、新方法。要善于從不合時宜的觀念、做法中解放出來，敢于突破傳統模式，與時俱進，開創符合檔案事業發展規律的檔案工作業務指導的新路子。

（二）工作重點要轉變

新形勢下檔案業務監督指導面越來越寬，難度越來越大，社會對檔案業務監督指導的要求越來越高，要改變現狀，必須實現工作對象與工作內容兩方面的戰略轉移。在工作對象方面，要把重點放在新領域，更多的面向社會政治經濟生活的主戰場，幫他們理順檔案工作機制；重點抓好民營企業檔案、社區檔案、食品安全信用檔案、重點工程項目建設檔案；重點抓好館室一體化系統的安裝利用工作，跟上電子政務建設步伐；重點抓好農業、農村檔案工作，積極為社會主義新農村建設服務。在工作內容方面，要把重點放在檔案信息資源的開發利用上，引導和指導基層單位檔案室在檔案提供利用、編沿等方面大做文章，為各級黨委、政府決策提供深層次、高質量的檔案信息產品，更好的為我縣經濟社會發展服務。

（三）工作方式要轉變

一直以來業務指導以面對面、手把手式的指導方法為主，到一個立檔單位，名為指導工作，實為“打工”，從材料收集歸檔整理到裝訂、編目等全部包攬下來。這種大包攬的工作方式弊端不少，一是增長了基層檔案人員的依賴心理，不利于基層檔案人員的成長；二是這種方式工作效率低，指導面窄；三是業務指導人員整天忙于到各個單位指導，這種指導方法工作量大，時間耗費長，業務指導的工作精力主要就花費在對這些機關單位檔案的日常管理中。應重點從以下幾個方面提出對策，一建立與司法部門的聯系制度，依法查處檔案違法現象與行為；二年檢普查納入當地政府或行業綜合考核指標；三組織協作組開展檔案業務交流，推廣先進經驗和具體做法；四開展創先爭優活動，樹立典型，推廣典型，以點帶面，逐步推開。

（四）檔案指導人員素質要轉變

目前大多數從事檔案業務指導工作的人員，往往檔案業務知識比較精，而計算機等現代化知識相對薄弱，對計算機有基本的操作能力已屬不錯，要靈活運用和維護檔案軟件系統，有相當大的難度，所以這對檔案人員來說也是一個大的挑戰，如果只具有檔案業務知識卻沒有相應的計算機知識，要做好當今的檔案業務指導工作就會顯得力不從心，久而久之就會難以適應檔案現代化發展的需要。因此要做好新形勢下的檔案業務指導工作，需要檔案業務人員跟上時代發展的步伐，努力學習，不斷進取。既要學習專業知識，更要掌握日新月異的現代化知識，熟練掌握計算機管理方法，不斷更新知識，以適應時代發展的需要。

檔案工作隨著時代的發展也在不斷發展變化，我們檔案業務指導人員只有不斷努力學習，不斷更新知識，不斷提高自身素質，根據新時期的工作特色及時改變工作方法，才能與時俱進地更好適應時代的變化，才能站在時代發展的峰口浪尖不落后于時代的發展，也才能真正更好地做好每個時代的檔案工作，不斷促進檔案事業的發展。