新形勢下檔案管理工作的規范化之我見

文·陳進 杜小龍

新形勢下檔案管理工作的規范化之我見

文·陳進 杜小龍

在新形勢下，事業單位的檔案管理工作產生了一些新變化，讓檔案管理工作的規范化發展面臨較大挑戰。如何實現檔案管理工作的規范化，促使檔案管理工作符合現代化發展需求，保證檔案管理效率的穩定提升，成為目前檔案事業發展的又一個重要節點。

一、新形勢下檔案管理工作的問題

（一）檔案管理體系的缺乏

隨著現代社會經濟水平的提升，各個單位的管理制度以及管理職能都得以完善，促進了各個崗位管理職能的充分發揮。但是，在檔案管理工作執行過程中，由于缺乏完善的管理體系，無法符合現代化發展需求，不能充分發揮引導作用，導致檔案創新發展體系得不到有效利用。同時，由于沒有完善的執行體系，導致檔案管理工作人員在工作中操作不規范，對檔案資源的使用上也存在一定的隨意性。而且，各個單位、各個行業將經濟效益作為主體，對檔案管理工作不夠重視，這種檔案意識的缺乏，導致檔案管理工作效率較低下，精力投入比重減弱。另外，受資源配置制約要素的影響，檔案人員的責任意識不強，慣性地沿用傳統的檔案管理模式，致使檔案信息管理工作的執行無法符合現代社會發展的需要，減緩了檔案工作創新性發展的趨勢。

（二）檔案管理措施的落后

使用先進技術實現實體管理工作，是現代化社會的主要發展趨勢和要求。隨著計算機技術、信息技術等現代化技術的使用和發展，將影響到社會及工作的有效執行力。但是，在先進技術已普遍使用的形勢下，檔案管理對策則依然比較落后，使用的信息化管理手段也不夠規范，沒有為檔案信息建立合適的檔案網絡管理平臺，檔案信息化發展水平還比較滯后。通常情況下，還在使用手工登記、紙質管理，不僅使檔案信息得不到有效管理和控制，也達不到檔案資源的有效利用和共享，從而影響了管理工作效率的有效提升。在這種管理趨勢下，制約了檔案管理工作與信息技術的融合發展[1]。

（三）檔案管理人員資質的弱化

在檔案管理工作中，由于一些檔案管理人員自身素質較低，管理能力與業務水平較差，對檔案管理目標的了解掌握還只在淺表層和形式上，因此面對傳統檔案資料的收集、整理、儲存、管理、利用等工作，已是感到壓力巨大，更無法對其實施規范性管理了。在這種傳統執行工作中，工作人員無法獲得與投入比相適應的檔案管理效果，不僅使管理人員無法從中獲取認同感，也無法促使工作效率的有效提升，導致檔案管理工作無法規范運行，使檔案工作與現代化發展要求之間存在較大差異。

二、新形勢下檔案管理工作的規范對策

（一）健全檔案管理工作制度

為了實現檔案管理工作的規范化運行，需要為其建立完善的檔案管理制度。檔案管理工作執行期間，規范性目標的建立需要按照相關的工作制度有效執行，促進檔案管理工作體系的完好發展。因此，需要加強職責權利的清晰性與權責性，以保證管理工作人員執行期間能夠充分落實。實現完善的規章制度，能夠對檔案管理工作進行制約與指導。具體執行工作中，需要明確檔案管理工作人員的崗位職責和工作任務，并按照執行的相關制度，促進管理水平的穩定提升[2]。在檔案管理工作中，基于完善的規章制度，還需要保證制定的制度與發展目標相符合，促進規章制度的完好發展，這不僅能實現檔案管理工作的嚴格操作以及有效發展，還能在工作執行期間，認識到制度發揮的重要性，以促進檔案管理工作的規范化實施。基于以上的分析和闡述合理發現，檔案管理工作并不是單純的紙質形式，為了使其能夠深度利用，一定要將制度滲透到檔案建設、檔案管理工作中，保證其價值的充分體現。

（二）加強檔案管理技術手段

隨著現代化社會的進步和發展，利用傳統的方式進行檔案管理工作已出現較大限制，無法促進檔案管理工作的規范化實施和管理水平的穩步提升。其主要原因是檔案種類比較多，管理工作中存在較大差異，無法實現規范化管理[3]。傳統的管理方式多為人工執行，在執行期間將消耗大量的人力、物力，且無法為其提供充足的投資。在這種方式下，需要充分發揮現代化執行手段，將計算機技術引入到檔案管理工作中去，實現規范性發展。新技術的使用能夠促進檔案管理工作的執行，保證工作效率的提升。所以，在執行期間，管理人員要不斷學習，認識到新時期檔案管理工作的執行要求和存在問題。為了使檔案管理工作與現代技術相互融合，還需要基于自身的發展需求，為其建立檔案信息管理系統，保證現代化技術得以充分發揮。在管理工作中，為了將現代化技術充分引入，還需要實現安全性管理，加強檔案管理的保密性和規范性，減少管理工作中產生的泄漏、遺失等現象。所以說，在工作執行期間，需要形成和建立保密系統，對電子檔案管理系統定期維護，保證使用期間的功能充分發揮，為檔案的安全使用提供保障。

（三）提升檔案管理人員水平

檔案人員是檔案工作執行期間的主體責任人，對檔案管理工作進行負責。因為工作人員的專業素質與自身能力高低，直接影響到檔案管理規范化程度，所以，需要保證檔案管理工作人員自身素質與發展水平的穩定提升，保證能夠為檔案管理工作人員提供有效的基礎條件[4]。在具體執行過程中，可以從兩方面考慮，一是檔案管理人員招聘時，需要把握嚴格性，對檔案管理工作人員的基本檔案以及實際掌握的能力進行分析，保證依靠他們的能力能夠充分應對檔案管理工作中存在的問題，進而養成較高的敬業精神和心理素質。二是需要對檔案管理人員進行定期培訓，保證工作人員的業務能力和自身素質都能不斷提升。執行期間，可以充分利用現代化先進手段，使管理方式符合現代化發展需要。同時，為其制定科學、合理、有效的學習計劃，保證在工作執行期間，能夠對其進行指導，促進自身實踐能力的穩步上升，確保檔案管理工作實現規范化發展。

在新形勢下，為了促進檔案管理工作的規范化發展，一定要實現檔案管理工作規章制度的規范性、技術手段的先進性、人員素質的穩定性，以能促進檔案管理工作效率的穩定提升和檔案管理規范化的正常運行。

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[1]周虹.淺析新形勢下檔案管理工作的規范化[J].科協論壇：下半月，2011（9）:141-142.

[2]楊燕.淺析新形勢下檔案管理工作的規范化[J].中國高新技術企業（中旬刊），2015（2）:173-174.

[3]李文勇，阮禮銀，馬振華等.新形勢下檔案管理工作的規范化[J].中外企業文化（下旬刊），2014（12）:65-65.

[4]富靖蘋.淺析新形勢下檔案管理工作的規范化[J].黑龍江科技信息，2012（25）:112-112.

（作者單位：濰坊市市直機關醫院）