郵件合并小技巧

河北師范大學信息技術學院 常朝輝 張攀峰

郵件合并小技巧

河北師范大學信息技術學院 常朝輝 張攀峰

在平時的工作和學習中，我們可能會遇到這樣一種情況：在Excel表格中存在著大量的數據，但是這些數據只有一個標題欄，現在需要將這些數據導入到一個新的空表中，而且每一頁包含的數據項是相同的且都必須包含標題欄，最簡單的方法就是郵件合并。

具體的操作步驟是：第一步，將Excel文件保存成“MicrosoftExcel97/2000/XP/2003(*.xls)”。第二步，將新的模板表格插入到Word中，調整好字體和行間距。第三步，選擇Word文檔菜單欄中的“引用”，就會出現“郵件”選項，點擊“郵件”，“打開數據源”，就會出現選擇框，選擇第一步保存的Excel文件，“打開”，出現圖1所示的框，點擊“確定”即可。

圖1

圖2

圖3

第四步，在第二步插入的模板表格中插入需要的信息。以第二步插入的表格為例，將光標放在“姓名”下邊的第一個表格中，點擊“插入合并域”，如圖2所示。

接下來就會出現圖3所示的選項框，此時選擇與模板表格中的標題相對應的選項即可，“插入”“關閉”，相應的選項就會出現在模板表格中。

值得注意的是：當模板表格中的一行填滿時，點擊“插入合并域”下邊的“插入Next域”，出現圖4所示的結果。

圖4

其他的空表格按照上述的操作填滿整個表就可以了，在最后一個表格里不用再插入Next域，如圖5所示。

圖5

接下來點擊“合并到新文檔”就可以了，結果如圖6所示。

圖6