新時(shí)期加強(qiáng)人事檔案管理信息化工作的思考

羅明媚

摘 要：隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，在當(dāng)前人事檔案管理工作中信息技術(shù)得以廣泛應(yīng)用，這在一定程度上提升了人事檔案管理信息化的水平。文中分析了人事檔案管理信息化的意義，并對(duì)新時(shí)期加強(qiáng)人事檔案管理信息化工作的措施進(jìn)行了具體闡述。

關(guān)鍵詞：人事檔案；管理信息化；意義；措施

在當(dāng)前人事檔案管理工作中，通過(guò)運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)來(lái)對(duì)人事檔案信息資源進(jìn)行有效處理，可以有效的提高人事檔案管理的效率，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資源的共享。在人事檔案管理信息化工作中，通過(guò)充分的利用硬件設(shè)備和軟件資源，加快推進(jìn)人事檔案管理的數(shù)字化、信息化和網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)人事檔案資源的有效共享，為人事檔案管理工作的有序開(kāi)展打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

1 加強(qiáng)人事檔案管理信息化重要意義

（一）有利于提升人事檔案工作的服務(wù)水平

在人事檔案管理信息化工作中，主要是利用計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)完成人事檔案資料的輸入及存儲(chǔ)。而且電子檔案不僅有效的避免了傳統(tǒng)紙質(zhì)人事檔案在查找使用過(guò)程中易損毀的現(xiàn)象，而且在使用過(guò)程中不受時(shí)間和空間制約，為人事管理工作提供了更多的便利，檔案管理成本也有所降低，有效的提高了人事檔案信息的利用率，更便于查找員工資料，人事檔案管理工作的服務(wù)水平得以大幅度提升。

（二）有利于人事檔案管理工作效率的提升

人事檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)，有效的改變了人事檔案管理工作的模式，通過(guò)利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，人事檔案信息資源可以在計(jì)算機(jī)硬盤(pán)中進(jìn)行永久性保存，有效的提高人事檔案管理工作的效率，而且為人事部門(mén)對(duì)員工的管理提供了更多的便利，能夠更快速、準(zhǔn)確的查找到所需要的人事信息。

（三）保證了人事檔案管理的真實(shí)性

傳統(tǒng)的人事檔案管理工作，由于在人事檔案資料不斷的使用和查閱過(guò)程中極易發(fā)生丟失或是損壞，從而對(duì)人事檔案資料的完整性和真實(shí)性帶來(lái)較大的影響，影響人事檔案信息的利用價(jià)值。但在人事檔案管理信息化工作中，電子人事檔案可以為檔案使用者提供便利的查詢和利用服務(wù)，有效的保證了人事檔案信息真實(shí)性，而且能夠根據(jù)員工的實(shí)際情況隨時(shí)對(duì)人事檔案信息進(jìn)行補(bǔ)充，使人事檔案信息更具完整性和時(shí)效性。

2 新時(shí)期加強(qiáng)人事檔案管理信息化的具體措施

（一）創(chuàng)新人事檔案管理理念

在當(dāng)前人事檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中，需要加快轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案管理理念。人事檔案管理部門(mén)需要充分的認(rèn)識(shí)到人事檔案信息化建設(shè)的重要性，并給予積極的支持。在實(shí)際工作中，為了能夠更好的提高人事檔案管理信息化的水平，各部門(mén)之間需要建立良好的溝通和交流機(jī)制，全面提升人事檔案管理工作的效率。同時(shí)還要進(jìn)一步完善人事檔案管理信息化體系，加快對(duì)人事檔案管理信息化的宣傳力度，使檔案管理人員樹(shù)立良好的信息化意識(shí)，從而在實(shí)際工作中能夠努力提高人事檔案檔案管理信息化質(zhì)量和水平。

（二）采用集中統(tǒng)一的管理體制

當(dāng)前人事檔案的管理體制較為松散，使得大量的信息資源存在重復(fù)輸入、信息重復(fù)錄入等情況，信息資源沒(méi)有得到充分利用。這不僅影響了檔案信息資源重要作用的有效發(fā)揮，而且影響了人事檔案信息的有效利用。因此，在當(dāng)前人事檔案管理信息化建設(shè)工作中，需要對(duì)人事檔案信息進(jìn)行集中采集和重審，構(gòu)建統(tǒng)一的人事檔案管理信息化體制，依托于現(xiàn)代信息技術(shù)，構(gòu)建人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，加快對(duì)人事檔案信息資源進(jìn)行整合，推動(dòng)人事檔案信息資源的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資源的共享。

（三）加大人事檔案管理信息化的投資力度

在人事檔案管理中，我們必須整合職業(yè)需求，重新整理收集標(biāo)準(zhǔn)、范疇和分類，有目的的擴(kuò)充信息內(nèi)容。在檔案管理中，通過(guò)反映當(dāng)事人素質(zhì)、綜合能力和權(quán)威部門(mén)的考核資料，做好相關(guān)單位的用人記錄。在這個(gè)過(guò)程中，資金投入作為重要的內(nèi)容，需要進(jìn)一步拓展資金渠道，為人事檔案管理信息化建設(shè)提供足夠的資金支持，全面提高人事檔案管理信息化的水平。同時(shí)，還需要有效的激發(fā)內(nèi)部員工的潛能，鼓勵(lì)其進(jìn)行技術(shù)創(chuàng)新，加快推進(jìn)人事檔案管理相關(guān)軟件的開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)工作，為人事檔案管理信息化建設(shè)起到了積極的促進(jìn)作用。

（四）建立人事檔案管理業(yè)務(wù)系統(tǒng)

建立人事檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)，是人事基本資料收集的基礎(chǔ)，人事資料在收集完成后，應(yīng)錄入相應(yīng)的開(kāi)發(fā)軟件，進(jìn)行保存及分析應(yīng)用。通過(guò)開(kāi)發(fā)并建立完善的人事檔案管理業(yè)務(wù)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的數(shù)字化、信息化及網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展。作為一個(gè)分布式的應(yīng)用系統(tǒng)，人事檔案管理業(yè)務(wù)系統(tǒng)需要具有多種語(yǔ)言，具備在不同開(kāi)發(fā)模式下運(yùn)行的功能，因此該系統(tǒng)的程序較為復(fù)雜，為了保證系統(tǒng)安全可靠的運(yùn)行，系統(tǒng)中設(shè)置了相應(yīng)的數(shù)據(jù)備份服務(wù)器，為實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的科學(xué)決策，人事檔案管理系統(tǒng)的功能也進(jìn)行了詳細(xì)的劃分，系統(tǒng)對(duì)訪問(wèn)人員進(jìn)行了精確的劃分與設(shè)定，保證了系統(tǒng)信息的安全，根據(jù)工作的具體需要，對(duì)系統(tǒng)使用者進(jìn)行系統(tǒng)的分類，這不僅提高了人事資料的使用效率，更實(shí)現(xiàn)了人事資料的保密要求，通過(guò)對(duì)系統(tǒng)使用者的分類與規(guī)范，在人事資料查找過(guò)程中更加的快捷方便，實(shí)現(xiàn)了有針對(duì)性的查找與管理。

（五）強(qiáng)化人事檔案管理人才隊(duì)伍的建設(shè)

信息化發(fā)展是提升人事檔案管理工作效率的重要手段，但企人事檔案管理工作信息化的發(fā)展依賴于人的建設(shè)與完善，因此，應(yīng)注重人事檔案管理人才隊(duì)伍的培養(yǎng)，人事檔案管理部門(mén)應(yīng)本著以人為本的工作原則，重視對(duì)人事檔案管理人員的培訓(xùn)和再教育工作。在具體工作中可以通過(guò)邀請(qǐng)領(lǐng)域內(nèi)專家開(kāi)設(shè)講座的方式，組織員工參與，通過(guò)培訓(xùn)，提升人事檔案管理人員的工作能力。在開(kāi)展培訓(xùn)的過(guò)程中，應(yīng)從管理及技術(shù)的具體應(yīng)用兩個(gè)方面進(jìn)行設(shè)計(jì)，將業(yè)內(nèi)最新知識(shí)及技能傳授給檔案管理人員，幫助人事檔案管理人員掌握最新的技術(shù)，全面提升人事檔案管理人員專業(yè)技能，使其能夠更好的適應(yīng)檔案管理信息化建設(shè)的需要。人事檔案管理工作的發(fā)展趨勢(shì)以現(xiàn)代化發(fā)展為主，人事檔案工作者要適應(yīng)工作要求，必須具備較高的計(jì)算機(jī)操作水平，具備應(yīng)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行信息的加工、存儲(chǔ)、傳遞檔案信息的功能，因此需要打造一支專業(yè)化人事檔案管理人才隊(duì)伍，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理工作的高效性。

3 結(jié)束語(yǔ)

在當(dāng)前新時(shí)期，信息技術(shù)在各行各業(yè)得以廣泛應(yīng)用，在檔案管理工作中引入信息化技術(shù)，可以有效的提高檔案管理水平。在人事檔案管理工作中，需要加強(qiáng)人事檔案管理信息化建設(shè)，充分的利用現(xiàn)代化技術(shù)和先進(jìn)的管理理念，全面提高人事檔案管理信息化的水平。因此需要在實(shí)際工作中，通過(guò)采取切實(shí)可行的措施加快推進(jìn)人事檔案現(xiàn)代化的建設(shè)步伐，為人事檔案工作的有序發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

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