事業單位檔案信息化建設工作的探討

張寧

摘 要：在當前市場經濟環境下，我國事業單位取得了較快的發展。事業單位檔案管理作為事業單位最基礎性的管理工作，在當前事業單位信息化建設進程不斷加快的新形勢下，事業單位檔案信息化建設工作也取得了較好的成效，事業單位檔案信息資源的利用率有了明顯的提升，檔案信息傳輸實現了社會化和遠程化，檔案信息檢索更為便利，有效的推動了事業單位各項改革工作的不斷深入。文中分析了事業單位檔案信息化建設的必要性，并進一步對提高事業單位檔案信息化建設工作質量的策略進行了具體闡述。

關鍵詞：事業單位；檔案信息化建設；檔案制度；利用率；信息安全

當前我國事業單位在快速發展過程中，檔案數量越來越龐大，這也使傳統的檔案管理方式已無法滿足事業單位發展的需求，事業單位檔案信息化已成為檔案管理工作的必然發展趨勢。通過提高事業單位檔案信息化建設水平，可以實現對檔案資源的有效開發利用，全面提高事業單位檔案管理的水平，使檔案工作能夠更好的服務于事業單位的各項工作，推動事業單位的健康、有序發展。

1 事業單位檔案信息化建設的必要性

（一）提升事業單位的公共形象

在當前事業單位檔案信息化建設過程中，主要針對于大量的電子信息文件進行管理和儲存，有效的提高電子檔案信息的利用。事業單位檔案信息化建設，打破了傳統的檔案管理和存儲的模式，檔案信息利用率大幅度提升，而且電子檔案不僅更利于檔案信息查詢和利用，而且有利于在網站上對檔案進行公開發布，將與百姓具有密切關系的可以公開的檔案文件在網上發布，為公眾提供查詢的便利，提高政務處理透明的度。另外，還可以借助于電子政務系統來實現檔案信息的公開，從而為事業單位樹立良好的公共形象。

（二）挖掘和拓展事業單位檔案價值

檔案在事業單位發展過程中發揮著非常重要的作用。通過加強事業單位檔案信息化建設，可以在使用檔案信息過程中不受時間和空間的制約，檔案信息睥查詢和檢索更具便捷性，有利于檔案信息利用率的全面提升。進一步深入的挖掘事業單位檔案的價值，使其更好的為事業單位的發展和建設服務。

（三）改進傳統的檔案管理模式

通過事業單位的檔案信息化建設，能夠對傳統的檔案信息管理模式進行改進。改變傳統的人工錄入、紙質媒介的檔案管理模式，拓展檔案管理的職能。傳統的檔案管理只能實現檔案信息的運輸和保存，通過檔案信息化建設能夠實現檔案信息資源的管理、存儲和采集。

2 提高事業單位檔案信息化建設工作質量的措施

（一）加大事業單位檔案信息化建設力度

為了全面落實事業單位中的檔案信息化建設管理，其主要前提是要提高對檔案信息化建設的重視程度，并且加大檔案信息化建設力度，加強相關管理人員對于信息化建設了解，以此提升對檔案信息化建設的重視程度。事業單位中的檔案管理人員只有充分認識到信息化建設的必要性，才會真正實現檔案管理的信息化，在此基礎上提高檔案管理的效率，為事業單位的經濟發展奠定基礎[3]。除此之外，事業單位要加強對檔案管理人員的培訓力度，定期對其進行培訓，不僅要加強專業技術，還要提升其信息技術，提升檔案管人員的信息技術水平，只有在保證檔案管理人員計算機水平的基礎上，才能夠真正對事業單位檔案管理信息化建設的實現進行保障。另外，事業單位要加強相關管理人員在信息獲取以及信息鑒定方面的能力，保證檔案管理人員在工作崗位中能夠充分發揮自身價值，以此保證事業單位中的檔案信息化建設的貫徹落實。

（二）建立嚴格的事業單位檔案管理制度

事業單位檔案信息化建設工作的順利開展，還需要建立嚴格的管理制度，才能夠為信息化建設工作的有效開展提供有利的依據。所以應該根據事業單位的實際情況以及檔案管理的注意事項，制定科學合理的管理制度，確保檔案信息化開展的過程中能夠有據可依。保證每個環節之間的有效銜接，明確各個崗位的職責。熟悉國家的法律法規，深入研究檔案管理法則，在管理制度的約束下，工作人員才能夠依法管理，按章辦事，避免違規行為的發生，從而確保檔案信息化建設工作的有效開展。

（三）完善檔案信息化建設體系

事業單位檔案信息化建設工作的開展還需要完善的體系建設，有別于傳統檔案管理體系。從檔案信息資源的收集、分類、整理及歸檔，都需要有一套完整的體系流程，確保整個流程的順利運行。保證資金的充足供應，從硬件設備的配置到系統軟件的完善，都需要一定的資金保障。在體系建設過程中，還要加強對檔案信息資源的開發利用，從而最大限度的發揮檔案信息化建設的價值，為促進事業單位的發展創造有利的條件。

（四）組建檔案信息局域網，提高檔案的綜合利用率

首先，在事業單位檔案室內部應該建立一個封閉的局域網，設立專門的電子檔案閱檔室，增加多臺計算機為檔案利用終端機供閱檔用。查檔人員辦理相關手續后，只要輕點鼠標，就可以在授權范圍內查閱相關資料。這樣不僅可以提高檔案查閱的速度，同時也可以防止紙質檔案的涂改，有利于檔案的安全和保密。其次是建立檔案信息專網系統，此系統可供相關業務部門使用，授權人員根據工作需要，只要登錄檔案信息專網，就可在授權范圍內查閱所需要的干部電子檔案，干部的年齡、工齡、黨齡、工作經歷、學歷、職務、工資、獎懲等個人信息將得到全面真實的反映，干部檔案利用率將得到很大的提高。在專網的管理上，要明確使用權，界定哪些人可以使用，用戶必須通過用戶名、密碼，待管理員審核批準后方可登錄使用。

（五）保證檔案信息安全

安全防護體系的建立是檔案信息化建設的重要保障，由于網絡具有開放性的特點，所以檔案信息化管理也容易受到網絡安全的影響，主要是病毒入侵、黑客攻擊以及硬件系統的損壞。所以應該有針對性的制定安全防護措施，針對病毒和黑客的威脅，應該建立安全防護系統，例如防火墻以及殺毒軟件，定期更新防御軟件。對于硬件設備的損壞，應該加強對硬件設備的檢查維護，定期對硬件設備進行檢查，發現問題及時解決。同時還應該建立檔案的閱讀和更改權限，針對級別的不同給予不同的權限，最大程度的確保檔案信息的安全性。

3 結束語

在當前事業單位檔案工作中，通過引入信息技術，有效的提高了檔案的信息化水平，加快推動事業單位檔案工作的數字化和網絡化發展。因此在實際工作中，事業單位需要進一步提高對檔案信息化建設工作的重視度，完善檔案信息化管理制度和檔案信息化建設體系，全面提升檔案管理人員的綜合素質，為事業單位檔案信息化建設水平的提升創造良好的條件。

參考文獻

[1]宋桂榮.事業單位檔案管理信息化建設探討[J].現代商貿工業，2014，22.

[2]李劍峰.事業單位檔案信息化管理建設的方法分析[J].赤子（上中旬），2014，15.

[3]潘亞麗.信息化時代機關事業單位檔案管理的創新[J].辦公室業務，2015，07.