淺議檔案資源建設(shè)

陳嘉水

摘 要：檔案資源建設(shè)是檔案事業(yè)一項帶有根本性、具有戰(zhàn)略意義的工作。它是非常重要的。要從三個方面抓好、抓實。

關(guān)鍵詞：檔案資源；建設(shè)

檔案資源是指保障一個國家或社會檔案事業(yè)發(fā)展和檔案工作開展的各種社會條件以及由檔案事業(yè)和檔案工作自身對社會產(chǎn)生的各種作用和影響因素的總和。檔案資源建設(shè)是指檔案部門對本區(qū)域本部門的檔案信息資源進行合理配置、分工協(xié)調(diào)、形成檔案信息資源庫而開展的一系列創(chuàng)造性工作，是檔案工作永恒的主題，是一項需要長期堅持實施的工程。下面就檔案資源建設(shè)的問題，我談?wù)勛约旱捏w會。

1 檔案資源建設(shè)的重要性

檔案資源建設(shè)是檔案事業(yè)一項帶有根本性，具有戰(zhàn)略意義的工作，它關(guān)系到檔案事業(yè)能否固本強身和可持續(xù)發(fā)展，是我們做好檔案工作的前提和保證。檔案是在社會實踐活動中直接產(chǎn)生和形成的信息材料，具有原始性和真實性，是其它信息資源無法比擬的優(yōu)勢。在現(xiàn)實活動產(chǎn)生和形成的檔案中，依靠以國家檔案館為主體的檔案館網(wǎng)的檔案收集功能，拓寬延伸至社會各個層面的檔案收集，既包括政府行政工作中的檔案，也包括在經(jīng)濟、科技、文化等領(lǐng)域中產(chǎn)生的檔案，既包括官方語言書寫的檔案，也包括這個國家中的多種民族文字的檔案，既包括影像和聲音記錄材料。

檔案就是一種信息資源，是一種不可替代的信息資源。在我國，政府占有的信息資源大多數(shù)是檔案。檔案屬于原始信息，它是人類社會活動的原始記錄。這一特點使檔案具有非常高的真實可靠性，是其它派生出的信息資源所不具備的應(yīng)用價值，它實際上是其它信息資源的來源。檔案在國家信息資源中的重要地位告訴我們，一定意義上說，我國信息化發(fā)展新階段實際上可以說是檔案信息資源建設(shè)的新階段，是經(jīng)濟快速發(fā)展和民主政治對檔案館的新要求，檔案館的性質(zhì)和功能正在發(fā)生變化，這些變化需要大量豐富的檔案資源作基礎(chǔ)。隨著改革開放的深入和政務(wù)公開的推行，使得昔日封閉的政府檔案館重新定位，逐步走向民眾。隨著社會轉(zhuǎn)型、經(jīng)濟轉(zhuǎn)制，形成國家檔案資源的主體呈現(xiàn)出利益的多元化格局，國家檔案資源的歸屬與流向，特別是國家綜合檔案館作為“對國家和社會有保存價值”的檔案的最終流向的地位受到了挑戰(zhàn)。在加強國家檔案資源建設(shè)時，既要注重國家機構(gòu)、社會團體、學術(shù)機關(guān)的利用需求，更應(yīng)關(guān)注社會各階層、廣大群眾的利用需求，既要關(guān)注檔案作為政府管理活動的現(xiàn)實功利性價值，也要重視檔案作為傳承載體的歷史性價值。既要關(guān)注檔案的現(xiàn)實憑證作用，也要考慮到檔案的文化休閑作用。

檔案價值的實現(xiàn)，檔案工作目的的達成，檔案工作系統(tǒng)與外部環(huán)境的聯(lián)系與溝通，都與檔案資源的建設(shè)工作息息相關(guān)，所以加強檔案館檔案資源建設(shè)非常重要。

2 如何開展檔案資源建設(shè)

如何開展檔案館檔案資源建設(shè)，我認為有以下幾點：

1.抓源頭。就是抓機關(guān)、團體、企業(yè)、事業(yè)單位檔案室建設(shè)，健全歸檔制度，完善歸檔范圍，落實檔案集中統(tǒng)一管理原則，在繼續(xù)做好文書檔案管理的同時，將本單位產(chǎn)生的全部文件材料集中保存在綜合檔案室，進行立卷歸檔，提高各類文件材料整理歸檔的標準化、規(guī)范化水平，確保國家檔案資源在載體和門類上的齊全完整。

2.加大征集、接收力度。凡能征集和接收進館的檔案盡快征集、接收進館，從檔案形成的源頭抓起，擴大收集范圍、收集門類，拓寬收集渠道，對重大事件、重大活動、重點工程建設(shè)項目檔案的收集，可派人重點陪同。將各單位形成的紙質(zhì)檔案、照片、錄音、錄像和實物檔案等統(tǒng)統(tǒng)收集進館。重點收集反應(yīng)本地區(qū)民俗、民風、自然風貌和經(jīng)濟發(fā)展等地方特色檔案。檔案館可以開展寄存、代管檔案等業(yè)務(wù)。對一些重要檔案也可以實行征購，注意收集與人民群眾生活密切相關(guān)的檔案，如企業(yè)破產(chǎn)改制、人員下崗分流、社會醫(yī)療保障、住房制度改革、房屋拆遷改造以及公證檔案、工商登記檔案、婚姻登記檔案等。將收集范圍內(nèi)應(yīng)進館的到期檔案接收進館。及時接收撤銷合并單位、無安全保管條件單位的檔案和專項與階段性工作、專業(yè)普查工作等形成的檔案。加大對重大活動檔案形成、收集和管理的監(jiān)督力度。針對突發(fā)事件檔案形成和管理的特殊性，建立一套收集和管理的有效應(yīng)對機制。抓征集就是抓歷史檔案和珍貴文獻的征集。廣泛征集古往今來與當?shù)赜幸欢P(guān)系的事件和人物檔案。征集當?shù)孛撕偷胤教厣珯n案，多方征集散存社會上，具有保存價值和文化特色的歷史文獻，民間藝術(shù)和民風、民俗檔案資料和有歷史佐證作用的領(lǐng)導(dǎo)題詞、公務(wù)禮品、牌匾證杯、徽章印記、票據(jù)證件等的征集。

3.抓整合。

檔案資源整合的基本途徑主要是整理與組合。整理一方面是檔案的基礎(chǔ)性整理。傳統(tǒng)的收集模式收集進館的檔案，是在檔案人員業(yè)務(wù)指導(dǎo)下完成立卷工作的，它已經(jīng)過排列整理，所以只需要編目，而征集起來的檔案材料大多是雜亂的分散的堆積，可利用性較差，檔案部門必須進行整理編目，實現(xiàn)檔案材料的系統(tǒng)化。另一方面是檔案的智能化整理即在整理篇目的基礎(chǔ)上，根據(jù)社會需求，有針對性地組織信息，進行編纂加工，使其內(nèi)在價值得到提升。組合則是根據(jù)整合的目標，采取行政、技術(shù)等方面的措施，使檔案資源在結(jié)構(gòu)上趨于合理，在配置上趨于優(yōu)化。抓整合就是通過制度創(chuàng)新，把專門、專業(yè)檔案接收進館，實現(xiàn)檔案資源優(yōu)化組合。按照重點發(fā)展綜合檔案館的原則，合理確定國家檔案資源的歸屬和流向，積極整合本行政區(qū)域內(nèi)經(jīng)濟、科技、文化、社會等領(lǐng)域的檔案資源，加快實現(xiàn)不同層面、不同范圍檔案信息資源的共享，逐步建立以檔案行政管理部門為主導(dǎo)，各有關(guān)主管部門配合的國家檔案資源監(jiān)管新體制，實現(xiàn)國家檔案資源的優(yōu)化組合，真正把國家綜合檔案館建設(shè)成為檔案利用和研究的中心。

總之，各級檔案部門在創(chuàng)造性開展檔案資源建設(shè)工作中，應(yīng)確保檔案資源標準統(tǒng)一、數(shù)據(jù)規(guī)范，努力營造檔案信息資源共享環(huán)境，使檔案信息資源配置合理，推進檔案事業(yè)的全面發(fā)展。