OA辦公系統在醫院文書檔案管理中的應用

劉小華

摘 要：當前我國醫改逐步深入推進，衛生醫療體制出現了翻天復地的變化，醫療衛生事業規范化和標準化不斷提升。醫院在應用OA辦公系統以后，可以讓院內全體員工利用網絡進行互聯，促進員工工作效率不斷提升。在醫院文書檔案管理中也要重視引入OA辦公系統，讓文書檔案得到有效管理，為今后的查詢利用提供方便。本文將簡述OA辦公系統在醫院文書檔案管理中應用的意義，并就其中的問題提出了具體可行的策略。

關鍵詞：OA辦公系統；醫院文書檔案；管理

近年來科技發展越來越快，醫院要重視利用各種高新技術，實現自身工作效率的不斷提升，讓醫院文書檔案管理得到進一步發展與完善。對此，將OA辦公系統應用到醫院文書檔案管理工作中具有重要作用。可以有效簡化工作流程，讓檔案管理人員從繁重的工作中解脫出來，能夠提升醫院事務效率。醫院方面要切實引起重視，針對OA辦公系統在文書檔案管理中應用的現狀，有針對性采取解決策略，讓文書檔案應有的價值體現出來。

1 OA辦公系統在醫院文書檔案管理中應用的意義

OA辦公系統功能較多，是一種重要的日常管理應用系統，具備便捷、安全、無紙化辦公等優勢，將其應用到醫院文書檔案管理工作中，可以有效提升工作效率。一是采集信息。OA辦公系統設置了掃描設備，檔案信息只需要通過掃描后就可以錄入到系統內，工作效率很高。二是信息化辦公。OA辦公系統內全部數據均以實現了電子化存入系統，建立了龐大的數據庫，能夠多用戶、多設備同時檢索，讓數據得到了共享。三是信息化工作流程。OA辦公系統可以發揮出管理流程建設的作用，在醫院文書檔案管理工作中應用以后，可以實現醫院工作流程的信息化，避免出現人為干擾的情況[1]。OA辦公系統是醫院文書檔案管理的一種有效手段，能夠防止資源發生浪費的情況，有效提升工作效率，實現各部門的有效協作與溝通，減少管理成本。此外還能夠讓醫院文書檔案管理更加規范化、科學化和制度化，并通過對醫院文書檔案的數字化轉化，實現了信息的共享，為今后的利用創造良好的條件。

2 OA辦公系統在醫院文書檔案管理中應用的問題

（一）對OA辦公系統重要性認識不到位

OA辦公系統是一種日常管理系統，能夠把全部電子文檔統一歸納到該平臺內，為檔案的利用提供便利，并促進了工作效率的提升。因為大部分醫院受到傳統理念的影響 ，錯誤認為只有紙質文件才具備較高的保存價值與法律意義。對此，醫院在應用OA辦公系統的時候，還不能完全從紙質文件上擺脫出來，尤其是一些醫院仍然以紙質文件為主。這樣在醫院文書檔案收集、歸納等工作上，不能將OA辦公系統的作用體現出來，導致文書檔案經常發生收集、整理不及時的問題，并出現了丟失、破損的情況。

（二）網絡平臺建設不完善

在OA辦公系統內主要利用網絡傳輸各種電子文件，需要建立完善的網絡平臺，確保簽批、發布與閱讀等工作順利進行。不過當前大多數醫院都忽視了網絡系統平臺的建設，也缺乏足夠的資金，造成網絡平臺難以穩定運行，一些珍貴文件在傳輸過程中經常發生丟失、簽批失敗等現象，不利于發揮出OA辦公系統在醫院文書檔案管理工作中的作用。

（三）OA辦公系統電子歸檔不及時

現階段很多醫院都加大了對OA辦公系統的應用力度，不過沒有建立起與之相應的電子歸檔制度，電子歸檔工作也沒有做到位[2]。一些文件歸檔仍然以紙質文件歸檔保存方式為主，這樣容易出現受潮、受損及丟失等問題，為醫院文書檔案管理帶來不良的影響，不能保證檔案資料的安全。

（四）檔案管理人員綜合素質不高

在醫院文書檔案管理工作中，為充分發揮出OA辦公系統的作用，需要安排專業的網絡技術人員。不過從當前很多醫院實際情況來看，開發與維護工作一般由外包團隊負責。對外包軟件公司而言，其提供的網絡工程師懂技術，專業水平較高，但是未掌握相應的醫療知識，不能保證醫院文書檔案管理的順利進行。同時一些負責OA辦公系統的檔案管理人員大多為其他崗位轉崗而來，缺乏足夠的專業檔案管理知識，不懂得計算機操作技能，無法有效提升OA辦公系統的使用效率。

3 OA辦公系統在醫院文書檔案管理中應用的策略

（一）充分認識到OA辦公系統的重要性

當前國家非常重視檔案電子信息化管理工作，并制定并實施了很多管理方法。對于醫院文書檔案管理工作而言，也要嚴格執行國家的相關規定與要求，加快文書檔案管理信息化建設。醫院要在引入OA辦公系統以后，需要做好宣傳工作，讓各工作人員盡快轉變思想觀念，充分認識到其重要性，能夠主動規范工作行為[3]。通過正確使用OA辦公系統，做好電子歸檔工作，將OA辦公系統在醫院文書檔案管理中的作用真正體現出來，促進管理工作效率不斷提升。

（二）增加資金投入，支持網絡平臺建設

要想提升醫院信息化水平，必須要有完整的軟硬件配套設施。在開展醫院文書檔案管理工作的時候，為將OA辦公系統安全、高效等作用發揮出來，需要醫院不斷增加資金投入力度，盡快建立起完整的網絡平臺。要將OA辦公系統的共享作用發揮出來，通過網絡進行傳輸，保證網絡平臺的可靠性與穩定性，這樣在信息提交、信息存儲、檢索系統及資源共享上，將OA辦公系統高效的作用發揮出來，讓檔案管理部門與其他部門加強溝通與協作。

（三）進一步健全電子歸檔制度

醫院要高度重視電子歸檔工作，妥善解決起重工存在的問題，結合文書檔案管理工作實際情況，建立起科學合理、行之有效的電子歸檔制度。制度要將電子歸檔的存儲設備、操作流程、歸檔管理負責人等包含在內，確保在發生問題與錯誤以后，能夠將相關責任人確定下來。要從細節之處入手，將電子歸檔制度落到實處，這樣才能有效讓醫院文書檔案更加安全、完整和真實，為醫院各項醫療活動的開展提供更加優質的服務。

（四）提升工作人員的素質與能力

醫院要想保證OA辦公系統開發與維護效果，需要安排專職人員負責這項工作。對于網絡工程師來說，醫院要為其提供醫療相關理論與知識的培訓機會，確保其在運用OA辦公系統的時候，開發與維護工作更加符合醫院實際情況[4]。同時醫院要安排專職人員負責管理OA辦公系統，需要其掌握足夠的網絡知識，并懂得檔案管理方法。檔案管理人員不僅要掌握豐富的檔案管理知識與技能，還要懂得正確的計算機網絡操作方法，學習基本的醫療知識。醫院在安排專職人員之后，還要加強對他們的OA辦公系統業務培訓工作，通過及時更新相關知識與技能，不斷提升系統開發維護能力，保證文書檔案得到高效管理。

4 結語

總之，文書檔案管理是醫院管理工作中的重要內容，需要不斷提升電子化和信息化水平。在醫院文書檔案管理中要充分發揮出OA辦公系統的作用，讓文書檔案管理工作的安全性、及時性與有效性得到提升。對此，醫院要引起足夠的重視，不斷完善各項軟硬件設施，加大對管理人員的培訓力度，為OA辦公系統的高效運用奠定良好的基礎。這樣才能促進醫院文書檔案管理工作效率不斷提升，為醫院的發展服務。

參考文獻

[1]謝玥，趙永俊.OA系統在醫院檔案管理應用中存在的問題與對策分析[J].衛生軟科學，2016，（11）：30-32.

[2]吳昊.醫院文書檔案管理的辦公自動化應用探討[J].辦公室業務，2016，（21）：134.

[3]程志偉.淺談OA辦公自動化系統在醫院信息化管理中的應用[J].電子測試，2014，（22）：58-60.

[4]周苑琳.關于醫院檔案信息化建設的幾點思考[J].辦公室業務，2014，（01）：159-161.