試論如何提升檔案管理效能

于海燕

摘 要：在當今經濟發展背景下，對于企業內檔案管理工作直接提出了全新的要求，當前絕大多數企事業單位內所開展的檔案管理工作，依然停留在以往傳統檔案管理的狀態，這種狀態的管理難以切實滿足當今經濟發展背景下社會各行業對檔案管理工作所提出的要求。因此，這就必須從檔案管理的制度方面入手，以提高檔案管理的效能為主要目標。本文針對如何提升檔案管理的效能進行分析，為此推出幾點建議以供參考。

關鍵詞：企業事業單位；檔案管理；效能

檔案管理工作屬于企事業單位當中極為重要的組成部分，其本身也是保障和提升企業事業單位工作效率及質量的重要條件。主要是因為一套科學規范化的管理檔案本身是衡量單位管理水平的重要指標。這就要求企事業單位內部檔案管理人員，必須認真仔細的開展檔案的整理、收集、利用及管理等多個環節的工作內容，并且保持在實踐當中進行總結，由此來尋求其中的主要規律，這樣才能切實有效的提升企業事業單位的檔案管理效能，實現內部管理運營的有序發展。

1 檔案管理效能提升內涵分析

檔案管理工作是一個比較籠統的概念，其具體是事業單位檔案部門對檔案實體及信息實施管理，并在此基礎上推出檔案利用服務的多項業務工作的全稱，并且檔案管理本身也是國家檔案事業發展的基本組成要素[1]。在當今經濟發展新形勢下，檔案管理工作真正面臨了全新的改革局面及發展挑戰，因此切實有效提升檔案管理工作的效能直接成為構建和諧社會及檔案事業發展的必然需求。檔案管理工作的科學化開展幫助我們更好的了解了國內外的發展形勢，并且對我國的發展狀況起到了真正快速、準確、系統及全面的掌控，真正為我國發展目標的制定提供良好的現實依據。只有在此背景下，緊跟信息化時代發展的潮流，這樣才能持續不斷的提升檔案管理的效能水平，從而真正促使檔案管理工作的規范科學化發展，最終符合時代發展對檔案管理工作提出的要求，達到檔案信息為社會實踐服務的最終目標。

2 當前檔案管理工作現存問題分析

2.1 檔案管理認知模糊

目前，絕大多數企事業單位開始深刻認識到了檔案管理工作的重要性，并且開始在此基礎上不斷的完善內部檔案管理來促使其服務自身。但是在實際的管理工作當中，依然有大多數企事業單位因為自身發展的局限性問題，因此對檔案管理工作缺乏相應的科學認識，對企事業單位檔案管理工作重視度不足，比如將檔案管理當作人事檔案或者其他方面的檔案實施保管，因此對單位檔案嚴重缺乏科學全面化、科學化的管理，從而直接導致企業檔案表現出零亂、分散、雜亂的情況，這就和社會檔案的集中、優質及系統和廣泛的管理要求相矛盾，這就難以有效滿足經濟背景下檔案利用及對檔案信息的利用需求并且也不利于檔案管理的可持續性目標。

2.2 檔案管理人員專業素質偏低

檔案管理工作本身是一項專業性非常強的工作類型，因此檔案管理人員的專業素質水平直接對檔案管理的質量及效率造成影響。當前，絕大多數企業內檔案管理人員均存在專業水平不足、業務能力偏低的情況，甚至有很多企事業單位普遍對檔案管理工作認識不足，存在一定的偏差，表現出明顯的不重視情況，缺乏專門的檔案管理人員及機構。特別是在一些中小型企事業單位當中，檔案管理通常都是其他職位的附屬類工作，其中多數從業人員并沒有接受專業的檔案管理知識培訓，只是單純的將檔案類型劃分歸入檔案盒內實施保管，忽視檔案資料的完善收集，極不利于檔案完整性和真實性的維持，對檔案管理水平造成非常嚴重的影響。

2.3 檔案管理制度不完善

一套完善的檔案管理制度是保障企事業單位內，檔案管理工作實現專人專職、有法可依的重要前提[2]。當前多數單位內嚴重缺乏一套行之有效的、極具可操作性的、科學規范的檔案管理制度，因為多數檔案管理工作都處于一種混亂的狀態，相關檔案管理工作并沒有實現專人專管的合理局面，多數都是由于人員的素養及穩定性問題，直接致使企業檔案管理問題產生，這就極大的影響了檔案管理信息的完整和連續性。此外，有的檔案管理人員工作態度極其懶散，嚴重缺乏積極性，其檔案管理工作持續堆積，管理的效率嚴重不足，這樣極不利于企業檔案管理的開展，很難切實有效的滿足人們對檔案信息的發展需求。

2.4 檔案管理設施不足

檔案管理工作的開展，都要求具備良好管理條件設施，其中必備的硬件設施是保障檔案資料安全、完整性的重要前提。然而，當前仍然有大多數企業并沒有設立出專門專用的檔案設備及檔案室等，有的企業內檔案室條件非常簡陋，一些基礎設施設備并不齊全，甚至在檔案室內環境潮濕、狹窄，一些發霉、蟲蛀及被盜的情況非常普遍，這就很不利于檔案安全完整性。并且多數單位也并沒真正建設處獨屬自身的電子檔案室，檔案管理仍然處于紙質檔案管理狀態，并沒有充分的利用當前的計算機處理能力，無法有效的實現檔案管理的信息化發展。

3 檔案管理效能提升舉措

3.1 樹立全新檔案管理理念

應當持續強化對檔案管理工作的重視程度，以先進性的檔案管理理念開展檔案管理，這本身是促使檔案科學、規范，實現管理效能提升的重要保障。這就需要從領導自身做起，應當在此基礎上，持續不斷的強化員工們對當今形勢下檔案管理的科學化認識，這樣才能真正促使全體人員深刻認識到檔案管理的重要程度。只有領導自身樹立正確理念，將檔案管理列入重要工作范圍，這樣才能切實在人力、物力及財力方面作出有效的支撐，最終保障檔案管理工作的有序進行，真正符合當代社會發展對檔案信息的真實需求。這就要求應當采用檔案管理的技能型人才，并且重視對此類人才的持續教育及培訓工作。同時在財力、物力方面，還要求應當完善檔案管理條件，切實做好采購、維護及管理工作。

3.2 大力提升檔案管理人員專業素質水平

因為檔案管理人員本身素質直接對檔案管理效能提升起到較為關鍵的作用。近幾年信息技術發展迅速，并且在檔案管理當中獲得了有效的應用及發展，這就直接對檔案管理人員的知識、業務及管理能力等提出更高的要求。因此，這就要求企業方面必須充分重視對檔案管理人員的教育工作，并由此構建出完善的教育管理體制及相關激勵制度。并且要求切實從實際角度出發，結合多項不同的崗位、層次、渠道及形式需求，來對檔案人員實施有效的培訓，這樣才能切實有效的提升的檔案管理人員的專業技能、知識及業務能力，這樣才能真正實現企事業檔案內檔案管理工作的科學化、信息化及現代化目標[3]。

3.3 構建科學完善的檔案管理制度

科學規范化的檔案管理制度是保障企事業單位內檔案管理效能提升的重要基礎，在制度建設過程中，要求必須科學規范化的建設，要堅持實事求是、簡明實用的原則，保持整個過程責任明確、獎懲分明。因此這就需要建立起來相應的獎懲機制，要不斷深入細化監管考核制度，不斷加深和強化檔案管理人員的認知水平。這樣才能促使企事業單位檔案管理效能獲得持續的提升。

3.4 配備完善檔案管理設施

當今時代發展，直接促使檔案管理工作的信息化轉變，使得檔案管理工作及水平不斷進步。當前計算機技術獲得前所未有的普及，但是普及推廣之后，且很容易致使一些傳統化的文件載體開始持續消失。因此，就很有必要不斷加快檔案管理的自動化、電子化發展進程。主要是信息檔案的建設，真正有效的解決了紙張檔案保管的最大弊端，直接促使檔案信息的高度共享轉變。此外，在此基礎上，還應構建相應的電子檔案室，通過現代化的通訊技術，實現檔案管理工作的信息化轉變，有利于企事業單位檔案管理的效能提升。

4 結語

綜上所述，當今知識經濟時代發展，促使人們高度認識到檔案管理工作的重要程度，不但有些的促進了檔案事業的發展，同時直接給檔案管理工作帶來巨大的挑戰。當今經濟形勢下，以往傳統的檔案管理模式的缺陷問題越來越明顯，難以有效的適應當今社會對檔案信息的使用需求。因此就必須構建出完善的檔案管理制度，這是檔案管理工作的現實發展方向。

參考文獻

[1]韋耀寧. 大數據時代的高校檔案管理“價值鏈”建設[J]. 蘭臺世界，2015，（32）：92-93.

[2]董廣超，陳沖. 寧陵縣多措并舉提升檔案管理效能[J]. 人才資源開發，2015，（19）：62.

[3]張晶，張敏. 淺析如何提升人事檔案管理效能[J]. 電子制作，2013，（20）：239.