醫(yī)院辦公室檔案管理的現(xiàn)狀反思及對(duì)策分析

李艷麗

摘 要：隨著醫(yī)療制度改革的不斷深入，醫(yī)院檔案管理工作也應(yīng)步入科學(xué)發(fā)展的軌道。然而，現(xiàn)實(shí)中醫(yī)院檔案管理工作卻困難重重，問題諸多，加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理勢(shì)在必行。本文從檔案管理職能的實(shí)現(xiàn)、檔案管理功能的實(shí)現(xiàn)、檔案管理功效的實(shí)現(xiàn)等三個(gè)方面進(jìn)行了現(xiàn)狀反思。結(jié)合醫(yī)院文書檔案管理的實(shí)際狀況，在問題導(dǎo)向下提出了四個(gè)方面的對(duì)策，即增大人員信息化管理能力培訓(xùn)、重視檔案管理部門的職能地位、構(gòu)建激勵(lì)機(jī)制并優(yōu)化職能結(jié)構(gòu)、完善評(píng)價(jià)機(jī)制和線上溝通機(jī)制。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院辦公室檔案；現(xiàn)狀反思；對(duì)策；管理

醫(yī)院辦公室檔案管理（下文簡(jiǎn)稱：檔案管理）工作內(nèi)容十分具體，即不僅要做好上傳下達(dá)，對(duì)各種電話、文件、信函及院領(lǐng)導(dǎo)指示的登記、傳達(dá)、傳閱和反饋、轉(zhuǎn)辦等工作，而且還要保證各項(xiàng)工作能按期完成并將執(zhí)行結(jié)果、按規(guī)定向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。

1 問題的提出

1.1 如何看待檔案管理的職能

根據(jù)管理學(xué)原理可知，管理職能包括：計(jì)劃、組織、領(lǐng)導(dǎo)、控制等職能項(xiàng)目，這些項(xiàng)目都貫穿于檔案管理始終，隨著醫(yī)療機(jī)構(gòu)的深化改革，并以改革推動(dòng)自身的內(nèi)涵式發(fā)展，這就勢(shì)必需要信息化平臺(tái)的支撐，信息化平臺(tái)所含的文書檔案登記信息、檔案歸類信息、檔案內(nèi)容整理信息等，都將為醫(yī)院管理層實(shí)施各項(xiàng)目標(biāo)管理提供關(guān)鍵的信息支持。

1.2 如何理解檔案管理的功能

與職能不同，檔案管理的功能只有在發(fā)揮了檔案管理人員的主觀能動(dòng)性，以及在創(chuàng)新檔案管理模式下才能呈現(xiàn)出來，這就對(duì)檔案管理工作提出了更高的要求。不難知曉，醫(yī)院文書檔案可以助力黨務(wù)工作開展之需，涉及行政制度安排的文書檔案則能為醫(yī)院內(nèi)控機(jī)制的設(shè)計(jì)提供支撐材料。以上兩大板塊所一一對(duì)應(yīng)的功能，也只有依托檔案管理人員的崗位能動(dòng)性才能實(shí)現(xiàn)。

2 醫(yī)院辦公室檔案管理的現(xiàn)狀反思

緊扣以上提出的問題，這里從三個(gè)方面來對(duì)醫(yī)院辦公室檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行反思。

2.1 檔案管理職能的實(shí)現(xiàn)方面

從前面的論述中可以知曉，增強(qiáng)檔案信息搜集和查詢的時(shí)效性是發(fā)揮檔案管理職能的重要環(huán)節(jié)，但在現(xiàn)實(shí)中不少醫(yī)院檔案管理仍處于人工搜集和查詢狀態(tài)，這不僅降低了檔案信息發(fā)布的時(shí)效性，也無形中增大了檔案管理人員的工作壓力。在部分檔案信息化管理水平較高的醫(yī)院中，仍存在著信息化平臺(tái)搭建與檔案管理需要不匹配的情況，這就變相浪費(fèi)了醫(yī)院在搭建信息化平臺(tái)時(shí)的資金。從另一個(gè)角度來看，醫(yī)院檔案部門也缺乏信息化平臺(tái)維護(hù)人才。

2.2 檔案管理功能的實(shí)現(xiàn)方面

要真正體現(xiàn)出檔案管理的功能，則需要檔案管理人員充分調(diào)動(dòng)自身的崗位意識(shí)和專業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備，在管理模式上進(jìn)行優(yōu)化和創(chuàng)新。但現(xiàn)實(shí)卻是，檔案管理部門所處的職能地位并不高，從而也就導(dǎo)致了檔案管理人員在醫(yī)院中的話語權(quán)相對(duì)較弱。在醫(yī)院權(quán)威式管理形態(tài)下，這樣的部門地位和話語權(quán)限必然會(huì)抑制檔案管理人員主觀能動(dòng)性的發(fā)揮。再者，醫(yī)院以科室為單位的職能化組織架構(gòu)，也在組織架構(gòu)形態(tài)上固化了檔案管理工作模式。

3 對(duì)策

3.1 增大人員信息化管理能力培訓(xùn)

梳理現(xiàn)階段相關(guān)文獻(xiàn)可知，不少作者在談到檔案管理人員素質(zhì)時(shí)，都認(rèn)為其文化水平較低、崗位素質(zhì)不高。筆者經(jīng)過調(diào)研發(fā)現(xiàn)，情況并不是他們所說的那樣。隨著檔案學(xué)在我國(guó)成為獨(dú)立的專業(yè)體系，各大醫(yī)院檔案管理部門已陸續(xù)補(bǔ)充了檔案管理專業(yè)化人才。問題的根源在于，檔案管理人員無法充分把握醫(yī)院各職能部門對(duì)檔案信息的需求。因此，培訓(xùn)的重點(diǎn)在于，將信息化檔案管理的一般原理與本單位的實(shí)際需要完美結(jié)合。由此，這就需要各職能部門參與到能力培訓(xùn)中來。

3.2 重視檔案管理部門的職能地位

醫(yī)院管理層需要重視檔案管理部門的職能地位，特別在當(dāng)前醫(yī)院體制改革所面臨的激烈市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)壓力下，檔案信息將支撐起醫(yī)院內(nèi)涵式發(fā)展之路。重視的方式包括在輿論導(dǎo)向上提升檔案管理部門的職能地位在薪酬體制分配設(shè)計(jì)上提升檔案管理人員的職業(yè)地位。最后通過雙管齊下的努力，則能增強(qiáng)檔案管理人員的職業(yè)存在感，隨著存在感的增強(qiáng)也就能激發(fā)起檔案管理人員發(fā)揮自身能動(dòng)性，參與到檔案管理模式的優(yōu)化和創(chuàng)新中來。

4 完善評(píng)價(jià)機(jī)制和線上溝通機(jī)制

醫(yī)院檔案管理所追求的應(yīng)是最終的“功效”，這是在實(shí)踐中已經(jīng)反映出的檔案管理工作績(jī)效。在問題導(dǎo)向下可知，需要從完善評(píng)價(jià)機(jī)制和建立線上溝通機(jī)制等兩個(gè)方面來下工夫。完善評(píng)價(jià)機(jī)制是針對(duì)檔案管理質(zhì)量而言的，這里需要重視評(píng)價(jià)主體的結(jié)構(gòu)。筆者建議，檔案管理評(píng)價(jià)主體應(yīng)包括辦公室檔案管理部門、科室部門、上級(jí)主管部門。線上溝通機(jī)制則依賴于醫(yī)院電子政務(wù)平臺(tái)的支撐，即通過QQ群、微信群、飛信等即時(shí)通訊軟件來加強(qiáng)檔案部門與其他科室部門的聯(lián)系。最后需要強(qiáng)調(diào)的是，當(dāng)前國(guó)內(nèi)醫(yī)院的各個(gè)不同時(shí)期的諸多檔案往往由諸多相對(duì)獨(dú)立的管理部門進(jìn)行內(nèi)部管理，而伴隨著醫(yī)院長(zhǎng)期的變遷或是機(jī)構(gòu)大幅調(diào)整，醫(yī)院的個(gè)別檔案或多或少地會(huì)發(fā)生損毀或遺失的情況，難以確保檔案的系統(tǒng)性和完整性，醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀難以適應(yīng)當(dāng)前構(gòu)建現(xiàn)代化醫(yī)院的要求，而且嚴(yán)重制約和阻礙了檔案資料的開發(fā)利用工作。只有實(shí)現(xiàn)對(duì)各類檔案的系統(tǒng)化管理，才能有效地確保其完整性。一方面，依據(jù)權(quán)變管理內(nèi)涵的系統(tǒng)理念，醫(yī)院可以把綜合檔案室設(shè)置成為獨(dú)立的特殊職能部門，集中管理醫(yī)院全部的檔案，并配置高水平的專業(yè)人員對(duì)醫(yī)院全部檔案進(jìn)行系統(tǒng)化的日常管理。這樣既能夠確保檔案的系統(tǒng)化和完整性，也能夠有效地提升醫(yī)院檔案管理的綜合水平。另一方面，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化檔案的信息化建設(shè)，適應(yīng)國(guó)家檔案事業(yè)信息化發(fā)展的最新要求，通過構(gòu)建高速的檔案網(wǎng)絡(luò)和檔案信息資源存儲(chǔ)中心，加快推動(dòng)醫(yī)院檔案資源的無紙化和數(shù)字化管理、信息服務(wù)的網(wǎng)絡(luò)化和信息管理的標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)程，促進(jìn)醫(yī)院檔案事業(yè)的可持續(xù)健康發(fā)展。

5 結(jié)束語

本文分別在檔案管理職能、檔案管理功能、檔案管理功效等三個(gè)方面進(jìn)行現(xiàn)狀反思。最后認(rèn)為對(duì)策應(yīng)從：增大人員信息化管理能力培訓(xùn)、重視檔案管理部門的職能地位、構(gòu)建激勵(lì)機(jī)制并優(yōu)化職能結(jié)構(gòu)、完善評(píng)價(jià)機(jī)制和線上溝通機(jī)制等四個(gè)方面來構(gòu)建。

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